Consejos a autónomos y PYMES para cerrar sus cuentas y reducir impuestos en 2018

Como todos los años, cuando se acerca su final del ejercicio, llega el momento de revisar por última vez el estado de las cuentas del negocio. En este momento es especialmente importante hacerlo con dos objetivos principales:

  • Comprobar y evitar errores: hacer un chequeo y comprobación de los datos registrados en la contabilidad para evitar errores (y sus posibles consecuencias).
  • Reducir el pago de impuestos: analizar los resultados acumulados del año para, en caso de tener beneficio, reducir lo máximo que permite la ley el futuro pago de impuestos por ese beneficio.

COMPROBACIONES PARA CERRAR LAS CUENTAS DEL AÑO SIN ERRORES

A continuación comentamos los principales errores que suelen cometer los autónomos y PYMES al cerrar sus cuentas e impuestos del año, con la idea de hacer una revisión especial de cada uno de ellos.

Falta el registro de gastos (por olvido):

No hace falta explicación, a todos nos puede ocurrir olvidar registrar un gasto en la contabilidad. Para evitarlo, la mejor opción siempre es chequear los extractos del banco y de las tarjetas de crédito para comprobar que todos los cargos e ingresos que figuran en el extracto son gastos e ingresos registrados en la contabilidad.

CONSEJO: compara siempre tus extractos bancarios con tu contabilidad. Una factura o ticket se ha podido perder u olvidar, pero su pago va a estar 100% seguro en el extracto bancario, para recordarlo regístralo y pide una copia del documento.

Facturas de venta no cobradas:

Si al final del año tienes facturas de venta no cobradas con un retraso en el cobro superior a 6 meses, o que hayan sido reclamadas por vía judicial o notarial, son facturas incobrables y se puede deducir como gasto el importe que no se ha cobrado.

Duración y amortización de las inversiones:

Cuando realizamos la compra de un producto que no se va a destinar a la venta sino al propio funcionamiento de la empresa, y además éste tiene una duración superior a 1 año, esta compra es una inversión.

El importe de las inversiones se deduce como gasto cada año (amortización) en proporción a los años que dura, por ello se debe comprobar que los años de vida asignados en la contabilidad corresponden con los permitidos por Hacienda. Y en caso de terminar el año con beneficio, puede elegirse el menor número de años que permita Hacienda, para que de esta forma se amorticen las inversiones hechas este año en mayor porcentaje y aumentar el gasto deducido.

Tenemos dos artículos, uno para autónomos y otro para sociedades, en los que puedes comprobar los años de duración y amortización permitidos para cada tipo de inversión:

Inversiones de menos de 300€:

Cada inversión que hayas comprado durante el año y cuyo valor sea inferior a 300€ (sin incluir el IVA), se puede amortizar en el número de años que se desee. Por ello, en caso de tener beneficio se puede elegir amortizarlas totalmente en el año actual y así deducir como gasto el importe total de esa inversión.

Amortizaciones del año pendientes de registrar:

No olvides registrar como gasto el importe total de las amortizaciones de todas las inversiones que la empresa ha ido acumulando durante todos los años y que están en funcionamiento. Hazlo después de registrar todos los gastos del año, para evitar olvidar inversiones posteriores. Si eres de los pocos que prefiere registrar este gasto trimestralmente aprovecha el último trimestre para revisar y ajustar el importe total anual.

Gastos no deducibles:

A lo largo del año hay pagos que corresponden a operaciones que no son gastos que puedan ser deducidos para calcular los impuestos. Los principales pagos que no son gastos deducibles son:

  • Multas y sanciones. El pago de multas y sanciones impuestos por Hacienda, Seguridad Social, Tráfico u otra administración pública no se pueden deducir como un gasto fiscal. Tampoco son deducibles los recargos tributarios por apremio o por fuera de plazo. Todos estos se deben de registrar como “Gastos no deducibles” porque son gastos de la actividad pero no se pueden deducir para calcular el pago de impuestos.
  • Cuotas de préstamos (la parte que se devuelve). Del importe total de las cuotas que se pagan por los préstamos que se hayan concedido, solo es gasto deducible la parte de la cuota que corresponde a los intereses. Es decir, la parte que corresponde a la devolución del principal en una cuota de préstamo no es un gasto deducible. Por ello, estas cuotas se deben registrar separando ambos conceptos: por un lado los intereses, que deben tener el tipo de gasto como “Gastos de intereses de préstamos“, y por otro lado el resto de la cuota, con tipo “Devolución de principal“. En esta guía puedes ver un ejemplo real cómo registrar las cuotas de préstamo en Cuéntica.
  • Productos o servicios no necesarios para la actividad. Las compras no necesarias para la actividad o destinadas al uso particular del autónomo (o los socios de la sociedad) no son un gasto deducible. Por ello, tampoco son deducibles los donativos o regalos, salvo que éstos impliquen un beneficio para la actividad.

Gastos de representación con clientes o proveedores:

Sin embargo, sí son deducibles los gastos de representación. Los obsequios y entregas de muestras con objeto publicitario y los gastos de atención a clientes o proveedores (regalos, comidas, etc..), por su objetivo de promocionar las ventas del negocio, son deducibles pero siempre que no sobrepasen en conjunto el límite del 1% de la facturación total del año.

Pago de impuestos a Hacienda Estatal:

Los pagos trimestrales de los modelos de impuestos de la Hacienda Española (AEAT) no son gastos deducibles. Es decir no se pueden registrar como gasto el pago de los modelos 100, 111, 115, 123, 130, 131, 200, 202, 303. El pago de los impuestos se debe registrar en Cuéntica como gastos de tipo “Impuestos Trimestrales Hacienda Estatal” y seleccionando como proveedor a la Hacienda Estatal (AEAT) solo para tener controlada su presentación.

Pago de impuestos municipales y autonómicos:

Sí que son deducibles los impuestos y tributos no estatales:

  • Los impuestos, tasas y tributos municipales o locales pagados a Ayuntamientos como: IBI, impuestos sobre vehículos (IVTM), tasas por vertidos, basuras, etc.
  • Los impuestos, tasas y tributos autonómicos pagados a Comunidades Autónomas y Diputaciones como: impuesto por transmisiones, operaciones societarias, tasas, servicios públicos, etc.

El IVA deducido:

Hay algunas compras en las que el IVA pagado no es deducible, por lo que finalmente este importe se pierde. Los principales casos de IVA pagado que NO es deducible son:

Esa parte de IVA no deducido en las declaraciones trimestrales de IVA (y perdido definitivamente) se puede recoger como un gasto más de la actividad excepto en el caso del vehículo si se usa también para fines particulares.

Gastos extraordinarios:

Además de los ingresos y gastos habituales al realizar una actividad económica, puede haber otros de carácter esporádico u ocasional que también deben y pueden declarase. Los ejemplos más típicos pueden ser:

  • Pérdidas por roturas, accidentes, robos, etc. Deben ser registrados y conservar los justificantes que prueben la pérdida (denuncia, parte seguro, certificado chatarra, etc.)
  • Ventas de inversiones: para su registro se tiene que calcular la pérdida o beneficio de la venta por diferencia entre el precio de venta y el valor actual del bien (el coste de compra menos el importe ya amortizado hasta el momento de la venta).

Seguros de enfermedad de toda la familia:

Se pueden deducir como gastos del negocio las cuotas anuales del seguro de enfermedad que incluya al autónomo, cónyuge e hijos menores de 25 años que viven con él, con un límite de 500€ por cada uno de ellos (ó 1.500€ por persona con discapacidad).

[Nuevo en 2018] Gastos de la vivienda particular si trabajas en ella:

En caso de realizar la actividad económica en su propia vivienda particular, desde 2018 se han establecido requisitos y porcentajes para poder deducir fiscalmente los gastos de la vivienda particular si se trabaja en ella.

[Nuevo en 2018] Gastos de restaurantes y hostelería:

Los gastos de restaurantes, hostelería y dietas de los trabajadores son deducibles siempre y cuando sean gastos necesarios para la actividad. En el caso de los autónomos, este gasto tiene desde el año 2018 un importe máximo diario deducible de 26,67€ (48,08€ en el extranjero) y siempre que se haya pagado electrónicamente. Estos límites máximos se elevan al doble si también se pernocta. Comprueba estos límites máximos.

CONSEJOS PARA REDUCIR EL PAGO DE IMPUESTOS EN 2018

Además de estos consejos para hacer el cierre anual de las cuentas e impuestos sin errores, en el año 2016 publicamos otros consejos específicos para reducir los impuestos de autónomos y PYMES que son perfectamente vigentes para el ejercicio 2018, considerando las tres únicas novedades relevantes para este ejercicio que hemos marcado en los párrafos anteriores como novedad de este año 2018.

Aquí puedes consultar estos consejos fiscales para reducir los impuestos:

Moisés Martínez

Publicado por Moisés Martínez

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