Facturae: todo lo que necesitas saber

Las facturas electrónicas son aquellas que se expiden y se reciben en formato electrónico y al igual que las tradicionales, están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, en el que se establece la obligatoriedad de facturación.

Desde el 15 de enero de 2015 todas las facturas emitidas a Administraciones Públicas (Estatal, Autonómicas y Locales) deben ser electrónicas, según recoge el artículo 4 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre.

Actualmente, las empresas con gran volumen de facturación se están sumando a este formato por los beneficios que ello supone, como el ahorro de costes o la completa integración de los sistemas administrativos con los contables.

Como entendemos que este cambio puede afectar a tu negocio, hemos preparado este post para solucionar cualquier duda que pueda surgirte sobre este formato de factura.

¿Qué es la facturae?

Según el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, las facturas electrónicas son aquellas que, cumpliendo los requisitos establecidos en el propio Reglamento, hayan sido expedidas y recibidas en formato electrónico.

Además, se establece que las facturas en papel o electrónicas deben reflejar la realidad de las operaciones que documentan y corresponderá al emisor de la factura garantizar esta certidumbre durante toda su vigencia.

El emisor de la factura, por tanto, deberá asegurar, al igual que en las facturas con diferente formato, el cumplimiento de las tres garantías exigidas:

  1. Legilibilidad.
  2. Autencididad.
  3. Integridad.

En el caso de las facturas electrónicas, estos requerimientos deben ser garantizados por alguna de las siguientes formas:

Tipos de facturae

  1. Facturae con formato estructurado: contienen datos que pueden ser generados automáticamente por el emisor de la factura. El formato más común de este tipo de facturas es .XML
  2. Facture con formato no estructurado: consiste, básicamente, en una imagen y su procesamiento debe ser manual o con sistemas de reconocimiento de información (OCR). Los formatos más comunes son las facturas en papel escaneadas o aquellas en formato digital (.PDF)

¿Qué requisitos son necesarios para expedir y recibir facturas electrónicas?

La expedición de la factura electrónica estará condicionada al consentimiento del destinatario para recibir por vía electrónica este tipo de facturas además de consensuar con el emisor, el formato por el que realizarán el envío y recepción de dicho documento.

Sin embargo, hay requisitos independientes para cada parte implicada en el proceso de facturación:

El emisor de la factura debe garantizar la autenticidad e integridad de la factura, mediante cualquier certificado electrónico validado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria, así como el almacenamiento digital exigido durante el período legalmente establecido en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria. Si quieres saber más sobre la la documentación de las empresas y su tiempo de conservación, tenemos un post que seguro te resultará interesante, solo tienes que hacer clic aquí

Por lo tanto, para emitir facturas electrónicas sólo necesitas tener certificado electrónico y un programa informático que genere este tipo de facturas en su formato correspondiente, XML. Una vez cuentes con la factura en formato XML, deberás firmarla con el certificado electrónico.

El receptor de las facturas electrónicas, por su parte, debe contar con un prestador de servicios adecuado para la visualización y correspondiente validación de la factura. Está obligado además a garantizar la legibilidad e integridad de la factura, no pudiendo realizar modificaciones sobre la misma.

Destinatarios de facturas electrónicas

1. Administración Pública

ObligatoriedadLa Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público, de acuerdo con el artículo 2 de la Ley, establece como obligatoria la aplicación de facturas electrónicas siempre que el destinatario sean Administraciones Públicas.

Como excepción a esta obligatoriedad, las Administraciones Públicas podrán excluir reglamentariamente de esta obligación de facturación electrónica a las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros.

Proceso de presentación de facturas electrónicas a Administraciones Públicas
Las facturas que han de ser presentadas ante la Administración Pública deben cumplir con tres requisitos específicos:

  1. Estar escritas en lenguaje electrónico concreto.
  2. Estar firmadas por cualquier certificado validado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
  3. Indicar el destinatario de la factura electrónica.

Los trámites relacionados con el envío y procesamiento de las facturas electrónicas ante la Administración Pública deben realizarse a través del portal FACe, plataforma que permite generar y enviar facturas a las Administraciones Públicas y que además, es gratuita para todos los profesionales y empresarios. https://face.gob.es/es

2. Empresa

Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información establece los preceptos dirigidos a impulsar el empleo de la facturae y del uso de medios electrónicos en todas las fases de los procesos de contratación.

El artículo 2, por su parte, establece la obligación de las empresas de determinados sectores con especial incidencia en la actividad económica (entre otras, compañías dedicadas al suministro de electricidad, agua y gas, telecomunicaciones, entidades financieras, aseguradoras, grandes superficies, transportes, agencias de viaje) de facilitar un medio de interlocución telemática a los usuarios de sus servicios que cuenten con certificados reconocidos de firma electrónica.

Para lograr la implantación completa de la factura electrónica en el sector privado,  el Ministerio de Hacienda ha creado la plataforma FACeB2B para interconectar plataformas privadas de distribución de facturas para, de esta manera, permitir a las empresas la integración de esta plataforma en sus sistemas de revisión y gestión de facturas. 

3. Consumidor final

Como hemos explicado anteriormente, la expedición de factura electrónica está sujeta al consentimiento del receptor para recibir por vía electrónica dicha documentación. Además, en base al Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre, la solicitud de consentimiento deberá contemplar:

  • La forma en la que se recibirá la factura electrónica
  • Posibilidad de revocación del consentimiento por parte del destinatario.

Por lo que únicamente las empresas de los sectores con especial incidencia en la actividad económica, deben expedir facturas electrónicas a aquellos particulares que hayan dado su consentimiento expreso.

En conclusión, la facturae solo es obligatoria cuando el destinatario sea la Administración Pública y el importe a facturar supere los 5.000 euros.  Si la transacción se realiza entre empresas privadas, no es obligatoria la facturación electrónica. Por último, si la facturación está dirigida a consumidores finales y la empresa pertenece a algún sector con especial incidencia en la actividad económica, está en la obligación de ofrecerle la opción de facturae con el consentimiento expreso del destinatario.

Enlaces de interés:

Elena Ruiz

Publicado por Elena Ruiz

Asesora contable y fiscal de Cuéntica

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