[Nueva funcionalidad] Agrupa y clasifica tus apuntes en Cuéntica asignándoles etiquetas

¡Ya está aquí una de las funcionalidades más solicitadas en Cuéntica! 🚀

Desde ahora, ya puedes clasificar tus facturas, ingresos, gastos, inversiones… o incluso tus presupuestos (borradores). Al crear cualquier registro, o al editar cualquiera que ya tengas introducido, podrás asignarles etiquetas que te servirán para organizar los apuntes que están relacionados entre sí.

Y al tener los apuntes mejor organizados, podrás obtener información adicional, más clara y personalizada, sobre todo aquello que necesites controlar de tu negocio.

Verás que ahora, en los listados de la herramienta, podrás filtrar por etiquetas para encontrar rápidamente todos los registros que tengas agrupados en ellas. En esta guía explicamos más en detalle cómo asignar y cómo buscar por etiquetas.

Captura de pantalla de filtro por etiquetas
Ejemplo de búsqueda de facturas con la etiqueta “formación”.

El objetivo de esta nueva funcionalidad es simplificar y facilitar tus tareas administrativas, tanto a nivel organizativo interno, como en cumplimiento de determinada normativa contable y fiscal. También puede aportarte luz analizando la rentabilidad de distintas áreas o partes de la empresa. En realidad es una funcionalidad muy adaptable a cada tipo de negocio y a cada forma de trabajar, así que abarca tantos usos que el único límite va a ser tu imaginación 🙌

A modo de ejemplo, me gustaría proponerte algunos casos en los que creo que esta funcionalidad puede ser de muchísima ayuda.

1. Trabajo por proyectos, obras o expedientes.
Cuando tu actividad se organiza por proyectos, obras o expedientes diferentes, si creas etiquetas para cada uno de estos proyectos y las asignas a todos los documentos de venta y de compra que le corresponden, te permitirá visualizar al instante el listado de todos los ingresos de cada proyecto en concreto y también todos los gastos del mismo. Teniendo así clasificada toda la información que exportada a una hoja de cálculo te permitirá poder crear informes según tus necesidades: desde un informe de costes del proyecto para el cliente o colaboradores a informes de comparativa sobre la rentabilidad entre varios proyectos.

2. Mejorar la organización interna.
Hay infinidad de posibilidades para organizar las tareas administrativas de una forma más práctica y sencilla. Por ejemplo:

  • Recordatorios: necesitas recordar qué facturas has de solicitar porque no las has recibido. Simplemente, creando una etiqueta “solicitar factura”, podrías acceder a un listado que te recordará las facturas que todavía tienes pendientes de recibir aunque ya las hayas registrado.
  • Categorización: podrás crear etiquetas para hacer una clasificación de gastos o ingresos más comprensible para tu forma de trabajar (o más exhaustiva). Por ejemplo, creando la etiqueta “eventos”, podrías acceder a todos los gastos invertidos en la asistencia a estos. Con la etiqueta “suscripción a servicios web” se podría hacer un análisis muy rápido de cuánto dinero se invierte cada mes en ese tipo de suscripciones, por ejemplo.
  • Estado de las cosas: para controlar la situación en la que se encuentran determinadas tareas se podrían crear etiquetas, como por ejemplo “recibo devuelto”, “cobro reclamado”, “cobro reclamado judicialmente”…
Ejemplo: búsqueda de gastos de un empleado por asistencia a eventos, con dos etiquetas.

3. Organización de personas.
Una idea es crear etiquetas que correspondan a personas del equipo. Un gesto tan sencillo podría ayudar a:

  • Identificar a las personas que han gestionado determinadas compras, ventas o inversiones.
  • Identificar a trabajadores que han prestado los servicios facturados a un cliente en una determinada factura, pudiendo hacer una estimación de productividad personal.
  • Gestionar la asignación de tareas entre los miembros del equipo.
  • Asignar determinados gastos a trabajadores o socios de la empresa (como pueden ser los relacionados con gastos de viaje, comidas, dietas, etc) y poder analizarlos posteriormente.

4. Análisis de clientes.
En todos los programas contables los clientes están asociados únicamente a las ventas e ingresos, pero en realidad también pueden generar gastos. Por ello, puede ser muy útil asociar gastos a un cliente en concreto, bien sea porque se los tienes que repercutir en las facturas que le emites o simplemente para averiguar cuál es el beneficio real que supone el cliente.

Por ejemplo, podemos crear una etiqueta con el nombre de un cliente que queremos controlar y asignamos esa nueva etiqueta a todos los gastos que nos genera por visitas, invitaciones de comidas, desplazamientos, transportes, etc. Con esto, podemos ver no solo lo que le hemos vendido y facturado sino también los gastos ocasionados y el beneficio real final (que quizá sea muy inferior al que se pensaba antes de hacer este análisis).

5. Diferenciar distintas actividades/subactividades.
En caso de tener varias actividades distintas, o varias familias de productos o servicios diferentes, se podrían crear etiquetas para cada una de estas actividades o subactividades y asignarlas a los ingresos y gastos propios de cada una. De esta forma, tendrás agrupados los recursos invertidos y los ingresos que generan por separado, pudiendo analizar fácilmente cuáles son las más rentables o las que aportan mayor margen comercial.

Un ejemplo en concreto: una empresa de diseño gráfico quiere conocer la evolución de las tres actividades que conforman su negocio: diseño para publicaciones en papel y diseño web. Creando las dos etiquetas y agrupando los gastos e ingresos en cada una de ellas se puede estudiar la rentabilidad de cada actividad de forma diferenciada, lo que nos permitirá decidir a cuál dedicar más recursos.

6. Gestión comercial.
Las etiquetas también pueden ayudar a controlar la gestión comercial del negocio. Por ejemplo, podrían usarse para:

  • Evaluar la labor de prospección comercial: etiquetando los presupuestos (borradores de las facturas) como “aceptados” o “no aceptados”.
  • Control de agentes comerciales: etiquetando las facturas de venta por el comercial que realizó la venta, de modo que puedan visualizarse y calcular rápidamente las comisiones a pagar a cada comercial o identificar al prescriptor.
  • Control de ventas: etiquetando las ventas con la zona geográfica de prestación del servicio o del cliente se puede analizar rápidamente la distribución geográfica de las ventas en una zona y su evolución.
Ejemplo de uso de las etiquetas para identificar rápidamente los ingresos con comisiones.

7. Análisis de oficinas o departamentos.
Muchas empresas tienen más de un centro de trabajo, departamentos, áreas o secciones. Etiquetando los ingresos y gastos correspondientes a cada oficina o departamento se puede hallar la rentabilidad y resultados de cada uno para comparar, buscar patrones comunes, desviaciones y mejoras.

Por ejemplo, se podría ver fácilmente que los gastos de personal de una oficina en proporción a sus ventas son menores que en otras oficinas, pudiendo detectar una eficiencia mayor de los empleados y que sirva como guía para el resto de oficinas.

8. Rentabilidad de bienes, máquinas o vehículos.
Si has realizado inversiones en bienes con un valor significativo y que son capaces de producir resultados por sí mismos, como puede ser el caso de inmuebles, máquinas, equipos o vehículos, es muy importante conocer la rentabilidad o el beneficio generado por cada uno en concreto, incluso también su evolución si son bienes con una vida útil limitada.

Por ejemplo, en el caso de una empresa de transporte tendría mucho sentido etiquetar todos los ingresos y gastos que genera cada camión usado para la actividad, porque permitiría ver claramente el beneficio y la productividad de cada vehículo, los gastos asociados a la edad del vehículo y permitiría determinar cuándo es el momento adecuado para sustituirlo.

9. Utilidades contables y fiscales.
En muchas ocasiones la normativa fiscal y contable nos obliga a tener identificados y localizados algunos documentos u operaciones específicas.

Uno de los casos es cuando se obtiene una subvención por hacer inversiones. La administración nos puede exigir que justifiquemos a que gastos e inversiones se ha destinado esa ayuda recibida. Etiquetando los apuntes, podrás hallar de forma inmediata todos los gastos o inversiones subvencionados, ordenados y resumidos para poder justificar el destino de la ayuda recibida.

Otro uso muy interesante sería para el caso del control contable de desarrollo de proyectos internos (I+D+i). Muchas empresas desarrollan su propio software, dispositivos o fabrican prototipos (o incluso sus propias máquinas o inmuebles) a lo largo del año, realizando gastos e inversiones para este desarrollo que pueden etiquetarse con el nombre del proyecto. Al final del año, o cuando se acaba el proyecto de desarrollo, solo con buscar por esa etiqueta estarán controlados todos los gastos para poder calcular el coste total de desarrollo de cada proyecto y así poder registrar en contabilidad cada uno de esos proyectos como una inversión propia (lo que se conoce como la “activación de gastos de desarrollo”).

Como verás, si algo destaca de esta funcionalidad es su capacidad de adaptación a cada caso concreto. Ahora, solo queda que descubras para qué te puede servir a ti. Nosotros, por supuesto, estaremos observando cómo se usan para seguir mejorando poquito a poco 😊

Viniste por la contabilidad, te quedarás por la tranquilidad.

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