Nueva funcionalidad: conciliación bancaria

Desde hoy, todos los usuarios, independientemente del plan que tengáis contratado, tenéis disponible una nueva herramienta para conciliar los movimientos bancarios con los registros de Cuéntica.

Una vez activada, los movimientos de cuentas y tarjetas de crédito se importarán automáticamente, y la herramienta se encargará de cruzarlos con las facturas y gastos que tengas registrados en tu Cuéntica. De esa forma podrás conciliarlos con un solo click – o crearlos de manera rápida si no los tenías ya introducidos – y tener la contabilidad siempre actualizada y cuadrada con los bancos.

¿Qué es la “conciliación bancaria”?

Según la RAE, “conciliar” significa poner de acuerdo a dos o más personas o cosas. Y eso es lo que significa aquí también, ya que comparamos y “casamos” los movimientos del banco con los que figuran en la contabilidad del negocio. Es la mejor forma de comprobar que todos los movimientos del banco, tanto de cobros como de pagos, tienen asociado un registro en la contabilidad, ya sea en forma de factura, de ingreso, de gasto o de inversión.

En el caso de las sociedades, es obligatorio que cada movimiento bancario esté justificado y debidamente contabilizado. En el caso de autónomos y profesionales, aunque no estén obligados, es muy recomendable hacerlo para tener un control total sobre la tesorería del negocio y para tener la visión global exacta de ingresos y gastos.

Por ello, es habitual que tanto sociedades como autónomos y profesionales dedicarais hasta ahora un tiempo semanal, quincenal o mensual a “puntear” los extractos bancarios de manera manual. A partir de ahora, ese tiempo vas a poder dedicarlo a otras tareas más productivas.

¿Por qué creemos que deberías activar la conciliación bancaria en Cuéntica?

En una frase, porque te permitirá gestionar tu negocio y tus cuentas de forma más rápida, sencilla y eficaz. Activándola podrás:

  • Detectar errores. El extracto bancario es la fuente más fiable en la que consultar todos los movimientos de dinero que tiene un negocio. Cuadrar tus registros en Cuéntica con los movimientos del banco es la mejor manera de detectar si hay algún registro que falta o si alguno está con datos incorrectos.
  • Actualizar y confirmar los cobros/pagos automáticamente, reflejando la información real del movimiento en el banco. Por ejemplo, si tienes un ingreso en el banco de hace 5 días y lo concilias con una factura en Cuéntica cuyo cobro figuraba registrado como recibido hace 10 días, se actualizará automáticamente para que figure con fecha de hace 5 días, que es cuando ocurrió realmente.
  • Trabajar más rápido, ya que ahora tendrás otra forma para crear un gasto, basándote en un movimiento bancario, capturando esa información automáticamente.
  • Controlar la tesorería. Para todo autónomo o empresa el control de su tesorería es absolutamente crucial y con esta funcionalidad activada verás en tu panel de control tus cobros pendientes, tus pagos pendientes y tu saldo bancario acumulado, todo en una misma pantalla, para que seas plenamente consciente de tu situación.

Recomendación: leer el artículo que explica los 7 errores más habituales que un buen sistema de conciliación bancaria soluciona de un solo golpe.

¿Y cómo funciona?

Pues fácil y bien, como todo en Cuéntica, jejeje…

La nueva funcionalidad está en el apartado de Cobros y Pagos, y ya está disponible.

Para activarla solo tienes que autorizar a Cuéntica para acceder a tu cuenta e importar los movimientos. Las claves de acceso solo nos permiten consultar movimientos y descargarlos, pero no hacer operaciones bancarias en tu nombre – para eso hacen falta claves de confirmación – así que puedes cumplimentar ese paso con total tranquilidad (*).

Una vez hayamos importado los movimientos, comienza “el juego del match“.

El sistema habrá hecho su magia analizando tus movimientos del banco y cruzándolos con tus facturas, gastos, cobros y pagos. A continuación te presentará las sugerencias de coincidencias en una página con dos columnas: a un lado los movimientos del banco y al otro los de Cuéntica. Solo te quedará hacer click para confirmar que el match es correcto y quedarán conciliados definitivamente.

Si para un movimiento del banco no hubiera registros de tu contabilidad que podrían encajarle, no pasa nada. Podrás buscarlo manualmente desde ahí (quizás lo introdujiste con otro nombre, o los importes no cuadran porque te han cobrado una comisión, por ejemplo), o bien crear un nuevo registro directamente desde ahí, capturando los datos del movimiento bancario.

Objetivo: conciliación 100%

Igual que los gurús de la productividad hablan de gestionar el email con el objetivo inbox zero, los de la eficacia contable hablan de conciliación 100%, o lo que es lo mismo, que no haya movimientos pendientes de conciliar, porque eso significará que tanto el banco como la contabilidad son exactamente iguales, que está todo controlado y que no se ha escapado nada.

Las sociedades lo tienen claro, pero autónomos y profesionales no siempre lo cumplen. Esperamos que con esta herramienta ese objetivo sea más alcanzable y todos podamos tener las cuentas claras… ¡y recuperemos tiempo para tomarnos un chocolate bien espeso!

[BONUS TIP]: si eres autónomo o profesional, ten cuentas y tarjetas independientes para gastos personales y gastos del negocio. Así no se te mezclarán y podrás alcanzar ese objetivo de conciliación 100%.

(*) Si prefieres probar el sistema sin introducir tus claves, puedes importar un fichero con los movimientos del periodo que quieras conciliar (asegúrate que es formato “norma 43” cuando lo descargues de tu banco) y así ves la potencia del sistema y las ventajas de activar la sincronización automática.

Encuestas NPS: nuestra experiencia, errores comunes y por qué hemos decidido dejar de usarlas

En Cuéntica hemos estado utilizando las encuestas NPS desde hace más de 2 años ininterrumpidamente. Durante este tiempo, hemos investigado mucho para conseguir algo que fuera realmente útil para nosotros y hemos mantenido conversaciones con otras personas/empresas sobre sus experiencias, problemas y opiniones. Hemos aprendido mucho y, a pesar de que ha sido una herramienta muy importante para nosotros, hace poco que hemos decidido dejar de utilizarla.

Dicho esto, y como es un tema muy recurrente dentro de nuestro mundillo tecnológico, creo que puede resultar interesante hacer un repaso a por qué comenzamos a usar las encuestas NPS, la experiencia vivida y mis impresiones personales sobre el tema.

Antes de nada: ¿qué es el NPS y para qué sirve?

NPS son las siglas de Net Promoter Score, un indicador cuyo objetivo es medir la lealtad de los clientes de una empresa. La forma de conseguir tan valiosa información es una encuesta con una única pregunta, seguro que te suena: “¿Con qué probabilidad recomendarías XXXXXXX a un amigo o compañero?“.

Ejemplo de encuesta NPS de Cuéntica.

El cliente puede dar su respuesta en una escala del 0 al 10, siendo 0 “muy improbable” y el 10 “extremadamente probable”. En la mayoría de las ocasiones, cuando el cliente ha respondido, se le permite, además, explicar las razones de su respuesta. La traducción de las respuestas a una métrica matemática viene de la puntuación que van dando los clientes con sus respuestas:

  • Los que responden de 0 a 6 son considerados “detractores“.
  • Los que responden 7 u 8 son considerados “pasivos“.
  • Los que responden 9 o 10 son “promotores“.
Explicación de las valoraciones NPS y tipos de usuarios en función de sus respuestas.

La cifra final es en realidad un porcentaje que se consigue restando el porcentaje de detractores al de promotores, de modo que los índices de la métrica van de -100 a +100. Por ejemplo, si en una encuesta obtienes un 25% de “promotores”, un 15% de “pasivos” y un 60% de “detractores”, entonces el valor NPS es -35 (25 – 60 = -35). A partir de una valoración de 0 se considera un “buen” resultado y una valoración de 50 en adelante se considera “excelente”.

Es una métrica fácil de obtener y que permite comparar períodos, o incluso la valoración dentro de un sector, de manera muy sencilla. Por ello, se ha convertido en un estándar de medición en las empresas.

En Cuéntica, en este tiempo hemos enviado la encuesta un total de 25.000 veces, con un 10% de ratio de respuesta, de las cuales el 45% ha dejado un comentario personal explicando sus razones y un 0,5% de los usuarios se han desuscrito para no volver a recibirla.

Resultados de la encuesta NPS de Cuéntica (dashboard de Promoter).

Errores y problemas de las encuestas NPS

1. Usarlo como una vanity metric.

He visto muchas empresas que utilizan las encuestas NPS únicamente con el objetivo de conocer el numerito final. La usan – no sé si voluntaria o involuntariamente – como un chute para el ego que… ejem, no sirve realmente para nada. ¿Qué más da si tienes 40 o 43 de NPS? ¿Qué ocurre si de repente baja a 20? ¿Para qué lo estás midiendo?

Un poquito más abajo comento más en detalle cómo lo teníamos implementado en Cuéntica y qué pretendíamos conseguir exactamente con la encuesta.

2. Hacer mal la encuesta.

En mi opinión, las encuestas NPS deben hacerse por email, respetando el “estándar” del formato de la encuesta y teniendo muy en cuenta el timing en el envío.

  • Es un error reformular la frase, cambiar la forma de puntuar o maquetar de forma muy bonita y muy chuli la encuesta. La frase, la forma de valorar, el formato… todo está muy estudiado y probado. Si una encuesta de este tipo ya introduce – siempre – incógnitas respecto a la validez y la interpretación, solo falta que tú añadas más variables para que sea mucho más complejo interpretar los resultados.
  • El resultado de la encuesta para la misma persona variará mucho dependiendo del momento en el que recibe la encuesta. No tiene nada que ver responder a la pregunta justo después de haber contratado un servicio, con el que tienes unas expectativas y una emoción evidente, a responder a la pregunta después de haber estado usándolo durante unas semanas. Y tampoco será el mismo resultado si recibes la pregunta mientras estás trabajando o si la recibes cuando estás tomando una copa con tus amigos o en el baño haciendo tus cosas. Al hacerla in-app hay una probabilidad muy alta de que el usuario responda en base a lo que estaba haciendo en ese momento. Por ejemplo, si entro en Cuéntica, emito una factura y me salta la encuesta… responderé probablemente según cómo haya ido la emisión de la factura unos segundos antes, y esa no es la idea.
  • Siempre vas a tener este problema, así que lo mejor es sistematizar para que los datos se vayan homogeneizando e intentar evitar momentos que sepas que tienen un componente emocional, aquellos que tú puedas controlar (por ejemplo la primera vez que alguien ve tu producto o nada más haberlo comprado). En nuestro caso, enviábamos las encuestas únicamente por email, 45 días después de haber comprado Cuéntica y a las 18:00 de la tarde.
  • Otra mala implementación, bajo mi punto de vista, es hacer envíos segmentados y no a todos los usuarios. El valor de la encuesta NPS reside en que, en un escenario ideal, todos tus clientes respondan. ¿Qué valor tiene si solo se la envías a los usuarios que tienen el plan X y no a los que tienen un plan gratis? Si necesitas poder diferenciar el NPS en función del plan que el usuario tiene contratado, añade un atributo a su ficha y así podrás hacer un filtrado adicional para conocer los resultados en base a ese atributo. Pero envíasela a todos.

3. No entenderla como un flujo constante de trabajo.

Uno descubre eso del “NPS”, lee un poco sobre cómo funciona, se registra en alguna herramienta que permita subir toda la base de datos de emails de los clientes y… listo, directamente lanza una súper campaña para conseguir tener la respuesta en 24 horas. FAIL TOTAL. Ni se te ocurra hacer eso, a no ser que tu objetivo sea cometer el error #1 (obtener una vanity metric como una casa que no sirva para nada).

En mi opinión, las encuestas NPS requieren primero diseñar bien un sistema que se adapte bien al flujo de trabajo normal. Si mandas de repente 2.000 encuestas, ¿quién se va a encargar de revisar todas las respuestas? ¿Cómo se va a responder a todos los usuarios que pongan un comentario? ¿Y a los que solo envíen su valoración, sin comentar nada? Lo mejor es planificar bien todas estas cuestiones y lanzar una campaña que no sea puntual, sino una campaña por goteo, que funcione continuamente. De esta forma, el feedback llega también de forma continuada y se puede encajar mejor en el flujo normal de trabajo.

4. ¿Qué significa cada respuesta?

Un problema inherente a las encuestas NPS es el choque entre la lógica matemática y la incertidumbre de no poder saber qué significa realmente cada respuesta. En realidad, este es un problema que viene de serie con cualquier intento de captura de datos a través de encuestas a los usuarios: tú esperas que las respondan bien, y cuantos más mejor, pero no puedes saber con certeza si lo harán correctamente. Puede que no lo hagan como esperabas o que ni siquiera puedan responder, y es muy difícil detectarlo. Pero en el caso del NPS este problema es todavía más incisivo.

Comento algunos casos que ocurren habitualmente:

  • Caso 1: le llega la encuesta a un usuario contentísimo con el producto y que, de hecho, ya se lo ha recomendado a algunos amigos. Responde con un 8. Con su experiencia personal, un 8 es una flipada de nota, pero sin embargo tú lo estás contabilizando como un usuario “pasivo”, que ni siquiera cuenta para los cálculos.
  • Caso 2: usuario que no ha tenido todo el tiempo para poder formarse una opinión – o eso cree – y responde con una valoración que considera “neutral”. Le da un 5, a la espera de seguir conociendo el producto o lo que sea. ¿Realmente esa persona es “detractora” de la empresa?
  • Caso 3: le llega la encuesta a un usuario que está encantado con el producto pero que ha descubierto que necesita una funcionalidad que no está implementada. Responde, frustrado, con un 1. ¿Seguro que no recomendaría el producto a un amigo que no necesite esa funcionalidad?

La encuesta asume que todo el mundo tiene la misma interpretación de las palabras “improbable” o “extremadamente“, cuando no es así. De la misma forma, se asume que todo el mundo interpreta igual una nota de 5 sobre 10. Y tampoco es así. Y no tiene en cuenta absolutamente nada del contexto del usuario. Falla claramente al usar como objetivos datos que son completamente subjetivos.

Encuestas NPS en Cuéntica

En nuestro caso, planteé usar encuestas NPS en Cuéntica no para conocer la puntuación final, sino como un método sistemático para generar nuevas conversaciones con clientes.

Al principio del proyecto, obviamente sabíamos que hablar con los clientes y tener feedback era importante. Pasado un tiempo, descubrimos que “capturar feedback” no es tan sencillo:

  • no todo el feedback vale,
  • hay que saber pedirlo,
  • hay que saber identificar cuál es válido y cuál debe ser ignorado,
  • hay que diseñar un buen sistema para organizarlo y que sea útil,
  • hay que conseguir que sea un flujo constante en la empresa y, sobre todo,
  • hay que utilizarlo para intentar averiguar POR QUÉ:
    • tener en cuenta el contexto del usuario,
    • averiguar qué está intentando conseguir,
    • para qué lo está intentando conseguir y
    • por qué tu solución está o no está ayudando en el proceso.

Ahí es donde vas a poder innovar y diseñar soluciones y mejoras que ayuden realmente a tus clientes.

Queda claro que, para nosotros, un envío de feedback es solamente la punta del iceberg, por lo que una norma evidente de nuestra implementación de NPS es que hay que responder a todas y cada una de las respuestas, y hacerlo de una forma determinada. Seguimos una filosofía de trabajo basada en JTBD (Jobs-to-be-Done) y, cuando un usuario responde a una encuesta, es una muy buena oportunidad para comenzar a trabajar en una conversación que realmente sirva para descubrir cosas interesantes, y no solo quedarse con las quejas/dudas/peticiones superficiales. Pero bueno, de este tema ya hablaré en otro post, que da para largo.

Con esta forma de entender las encuestas NPS, así es como hemos tenido montado nuestro sistema durante más de 2 años:

  • La herramienta para el envío de las encuestas es Promoter. Allí subimos nuestra lista de emails y, cuando un usuario se da de alta en Cuéntica, lo damos de alta también en la BD de Promoter y lo metemos en la campaña NPS de forma automática. Promoter funciona muy bien, siempre la recomiendo.
  • En esa herramienta tenemos configurada una única campaña que solamente envía la primera encuesta a los usuarios 45 días después de haberse registrado. Una vez pasado ese tiempo, la encuesta se le vuelve a enviar cada 180 días (2 veces al año).
  • Un par de veces a la semana se revisan los resultados. Pero no se revisa el número en sí, sino la lista de respuestas. De cada respuesta, se observa si solo ha respondido con su valoración o si también ha añadido un comentario explicativo.
  • Tenemos respuestas preguardadas para no tener que estar escribiendo lo mismo constantemente, pero solo se usan como plantilla. Esto va de construir relaciones, de modo que cada respuesta debe ser siempre personalizada para cada usuario y hay que responder a todos, de modo que:
    • Tienen prioridad los “detractores”. Probablemente de ellos es de los que más se puedan averiguar problemas que no estamos resolviendo correctamente.
    • Después los “pasivos” y los “promotores”. En el segundo caso, las respuestas son básicamente de agradecimiento o, incluso, de petición de difusión en sus redes sociales. Pro tip: si vas a hacer esto, pónselo fácil: usa alguna herramienta que te permita pre-escribir un tweet inspirado en el mensaje del usuario, que él pueda revisar y publicar con un solo click sintiendo que transmite lo que él piensa sobre el producto.
  • A cada respuesta que tiene un mensaje explicativo, le ponemos unas etiquetas que describan el mismo. Si hay una conversación posterior a la respuesta, se van actualizando estas etiquetas conforme va llegando más información. Por supuesto, es necesario crear un “vocabulario de etiquetas”, para que sea fácil utilizarlas y poder analizar tendencias. Que no ocurra que tengas varias etiquetas que quieran decir lo mismo. A nosotros mantener bien este sistema nos ha ayudado mucho a descubrir qué es lo que realmente valoran los usuarios de Cuéntica y cuáles son las razones principales por las que dejan de usar nuestro producto.
  • El caso ideal es conseguir generar una conversación por cada respuesta. Hay herramientas que permiten esta funcionalidad (mantener un hilo de mensajes con el usuario desde la propia herramienta), aunque en nuestro caso esa conversación pasa a ser directamente por email. Conforme la conversación avanza van surgiendo nuevos insights importantes (si se aplica bien la filosofía JTBD), por lo que hay que pensar en cómo plasmar toda esa información para que esté bien organizada y que pueda usarse fácilmente (y no se quede oculta en un hilo de emails personales).

¿Por qué hemos dejado de usar las encuestas NPS?

Nunca hemos usado las encuestas NPS por el indicador numérico que se supone que debe conseguir, y nunca hemos atendido demasiado a si hay más treses que sietes, sino como un disparador para generar conversaciones y capturar feedback de nuestros clientes. Sin embargo, como es lógico, las herramientas para gestionar encuestas NPS están muy orientadas a eso, y generan ruido.

Para nosotros, las encuestas NPS han sido una forma de sistematizar y una ayuda para desarrollar una cultura de captura/investigación de información de los clientes cuando no sabíamos cómo hacerlo. Durante este tiempo, hemos aprendido también formas mejores y más eficientes para conseguir lo que buscamos. Hemos aprendido a detectar mejor cuándo y cómo “tirar del hilo” (muy útil teniendo en cuenta que también nos llega mucho feedback de forma orgánica) y a pedir feedback en los momentos adecuados y a las personas idóneas.

Dejo como pendiente ese próximo post explicando mejor cómo lo hacemos y cómo nos organizamos respecto al feedback, pero la idea es que hemos evolucionado significativamente en este área y ya no necesitamos ese disparador para conseguir lo que queríamos. Como el disparador ya no es necesario y el indicador final de NPS nunca nos ha interesado, hemos decidido dejar de hacer estas encuestas.

Algunos enlaces y recursos (muy) recomendados sobre el tema:

Últimas mejoras implementadas en Cuéntica 🚀

Con el cambio en la estructura del producto que pusimos en marcha hace un par de semanas, hemos aprovechado para publicar también algunas mejoras importantes en el producto, que hemos implementado gracias a las sugerencias y el feedback continuo de nuestros clientes. ¡Gracias! 😊

Todas ellas ya están disponibles en la herramienta, así que voy a hacer un repaso a las más importantes.

Reordenar líneas de factura

Sí, ¡por fin pueden reordenarse las líneas de concepto dentro de una factura! Cuando tienes una factura con varios conceptos, ahora al poner el ratón encima de alguno de ellos saldrá un icono a la izquierda para poder hacer click y arrastrar la línea completa al lugar que quieras dentro de la factura.

Compartir URL de una factura emitida

Hasta ahora, la única forma de hacerle llegar una factura a un cliente era enviársela como un PDF adjunto, ya fuera descargándola previamente o enviando el correo desde Cuéntica. A partir de ahora, en todas las facturas emitidas hay un botón para “Compartir la URL” de la factura.

Esta URL es una dirección web que puedes pasarle a tu cliente y, al entrar en ella, verá rápidamente un resumen con los detalles más importantes de la factura junto con un enlace para poder descargársela en PDF en cualquier momento.

Nueva sección “Actividad” en la aplicación

Algo que solían comentarnos muchas veces nuestros usuarios era que no recordaban si habían enviado una factura a un cliente o no. También necesitaban, en muchos casos, saber quién de su equipo había introducido algún apunte en la aplicación (en caso de tener varios usuarios añadidos a su cuenta).

Fruto de estas conversaciones, hemos implementado una nueva pestaña “Actividad”, donde puede verse una línea temporal con todas las acciones que han ocurrido en esa empresa a lo largo del tiempo. Por ejemplo, algunas dudas habituales:

  • ¿Cuándo se ha enviado una factura por email a un cliente?
  • ¿Cuál es el estado del correo con la factura X? ¿Le llegó correctamente al cliente?
  • ¿Quién del equipo ha enviado el recordatorio al cliente por la factura que tiene pendiente de pago?
  • ¿Quién ha eliminado un gasto y cuándo lo hizo?

Desde esta nueva pestaña es muy sencillo responder a estas preguntas:

¡Ah!, y si además tienes contratado el módulo de Fiscalidad o de Contabilidad Tutelada, las correcciones o modificaciones que haga nuestro equipo de asesores en tus apuntes también las verás marcadas de una forma especial 🙌

Enviar emails desde tu propia dirección

Hasta ahora, todos los emails de Cuéntica (por ejemplo para enviar una factura por email a un cliente, o para recordarle el pago de una factura pendiente) se enviaban desde una dirección de nuestro dominio (notificaciones@cuentica.com).  Es una medida para garantizar al máximo la deliverability de los emails, para garantizar que lleguen correctamente y no sean filtrados como spam.

A partir de ahora, gracias a una nueva mejora en la integración que hemos hecho con Postmark (nuestro proveedor de correo electrónico desde hace años), puedes configurar tu cuenta para que todos los emails de la aplicación se envíen desde la dirección que tú elijas. De esta forma, a tu cliente le llegará el correo desde tu dirección personalizada.

Si quieres activar esta nueva funcionalidad, hemos publicado una guía con los pasos a seguir:

Estado de los emails enviados desde Cuéntica

Como puedes apreciar en la captura de pantalla de la nueva pestaña de Actividad que he puesto antes, hemos añadido un control adicional para que puedas controlar el estado de cada correo que envías desde Cuéntica: si ha llegado correctamente, si ha sido abierto alguna vez o si ha sido rebotado por el gestor de correo del destinatario.

Esta nueva funcionalidad es 100% compatible con la nueva integración de envío de emails desde tu propia dirección y ya está disponible para todos los usuarios, dentro de la nueva sección de Actividad.

Sitios web rediseñados y… nueva web “Cómo se hace”

Seguramente ya te habrás dado cuenta, pero nuestro sitio web principal ha cambiado de diseño por completo. También lo ha hecho este blog y la web que antes se llamaba “Ayuda”, y que ahora se llama Información para autónomos y PYMES, con nuevo diseño y nueva estructura de todos los contenidos, para que sea mucho más fácil de navegar y encontrar respuestas a lo que buscas.

Además, hemos creado un nuevo sitio web: “Cómo se hace con Cuéntica“. Aquí encontrarás guías paso a paso sobre cómo utilizar todas las funcionalidades de Cuéntica, con capturas de pantalla, para que puedas seguirlas de forma muy sencilla. Puedes ver la nueva web en esta dirección:

Mejoras de rendimiento y solución de pequeños errores

Además de todas estas mejoras, y de haber corregido una buena lista de pequeños errores, hemos aprovechado estos últimos meses para darle un pulido especial al rendimiento de la aplicación. Si entras ahora, verás que Cuéntica nunca había funcionado tan rápido, en parte porque ahora nosotros también usamos nuestra propia API. Pero esto se lo dejo a mi compañero David, que en unos días va a dar más detalles de la misma 😉

Nada más por el momento, espero que te gusten las nuevas mejoras y aprovecho para desearte unos felices días navideños y que el nuevo año comience lo mejor posible.

Cambiamos para mejorar. Cambiamos para ti.

¿Sabes esa sensación de no encontrar nunca el momento de hacer eso que sabes que tienes que hacer? Nosotros la teníamos. Pero el crecimiento y la presión de estar siempre a la altura nunca nos dejaban dar un paso atrás, respirar hondo y tomar las decisiones que sabíamos que teníamos que tomar.

En los últimos meses hemos conseguido hacer hueco y tomarnos ese tiempo para repensarnos, y venimos con decisiones tomadas – y desarrolladas – que hoy queremos compartir contigo.

Lo primero de todo, ¿por qué queremos cambiar? Porque queremos centrarnos todavía más en nuestra misión: conseguir que nuestros clientes sean los mejores conocedores de sus negocios, que los controlen al máximo y que sean sus mejores gestores. Para conseguirlo, queremos dotar a autónomos, freelances y empresas, de las herramientas necesarias para que puedan gestionar la parte financiera y contable de sus negocios con profesionalidad. Y para ello, tras 7 años de vida, con las cuentas saneadas y unas métricas de negocio de las que sentirnos orgullosos, ha llegado el momento de hacer cambios para pasar al siguiente nivel de servicio.

¿Y cuáles van a ser los cambios? La versión resumida sería que simplificamos nuestros planes, abrimos nuestra aplicación y aceleramos el roadmap de desarrollo para incluir aún más novedades en el T4’17 y el T1’18.

Cambios en la estructura de planes

Teniendo en cuenta las conversaciones que mantenemos continuamente con nuestros usuarios para conocerles mejor, y analizando el uso de la aplicación, hemos detectado que hay un grupo de usuarios que no utiliza las funcionalidades de cálculo y generación de los modelos fiscales (funcionalidades que nosotros creíamos básicas y que tenían que estar siempre disponibles), porque en muchos casos además de Cuéntica también tienen un gestor de su confianza que se encarga de hacerlo por ellos. Por ese mismo motivo, algunos tampoco hacen uso de nuestro servicio de asesoría.

Visto esto, hemos decidido dejar de incluir esas dos funcionalidades en nuestro plan base, lo que nos permite reducir su precio mensual a 15€, y ofrecer tanto la fiscalidad como la contabilidad y la asesoría como módulos extra, independientes, que pueden contratarse a voluntad del usuario, de modo que cada cliente pueda configurar el producto según sus necesidades.

Los autónomos y freelance pueden contratar el Módulo Fiscalidad (con el que generar y descargar sus impuestos y tener acceso a nuestro equipo de economistas para resolver cualquier duda) o el Módulo Fiscalidad Tutelada (en el que nuestro equipo, además, revisará sus apuntes antes de generar los modelos, que nosotros mismos presentaremos en su nombre ante Hacienda).

Las empresas, por su parte, tienen a su disposición el Módulo Contabilidad Tutelada, con el que cubren todas sus necesidades contables y fiscales, obtienen el asesoramiento continuo de nuestro equipo de economistas, y nosotros nos encargamos de revisar y verificar que todos los apuntes han sido registrados correctamente y de presentar todas sus obligaciones en la Agencia Tributaria.

Con estos cambios pretendemos ofreceros un mejor servicio (creemos que la combinación de nuestra app y nuestro equipo de asesoría es insuperable, porque nos lo repetís cada vez que os preguntamos), más ajustado a las necesidades de los que depositáis vuestra confianza en nosotros. Da igual que seas un trabajador por cuenta ajena con un side project que necesita emitir 4 ó 5 facturas al trimestre, un autónomo o freelance, o una PYME que ya tiene un gestor. Nos adaptamos a ti y te ofrecemos EL MEJOR producto y EL MEJOR servicio. Queremos que estés con nosotros por la tranquilidad que te damos. Porque sabes que vamos a resolverte cualquier duda y vas a poder gestionar tú mismo tu negocio de manera profesional.

¿Significa esto que desaparece el plan gratuito?

Sí, desaparece el plan gratuito (los usuarios actuales de ese plan lo tendrán disponible hasta el 31 de marzo de 2018 para poder cerrar 2017 y arrancar 2018 con tranquilidad). Si es tu caso, revisa tu correo, tienes un mail donde te lo explicamos.

Sin duda era un plan que gozaba de aceptación (en verano superamos la barrera de los 20k registros), pero creemos que debemos centrarnos en aquellos clientes para los que realmente podemos significar un cambio importante en la gestión de su negocio. No ha sido una decisión fácil, pero estamos convencidos de que es el camino que debemos seguir, y vamos a por ello.

En su lugar, a partir de hoy, todas las nuevas altas dispondrán de 15 días gratis, en los que podrán probarnos a fondo, comprobar nuestro potencial y descubrir todos los beneficios que Cuéntica puede aportarles.

Liberamos nuestra API

Además de los cambios en los planes, hemos lanzado más novedades – y más aún que irán llegando e iremos comentando en las próximas semanas – aunque quizás la más relevante es que ponemos nuestra API a disposición de la comunidad de desarrolladores.

Este paso abre un mundo completamente nuevo de posibilidades para Cuéntica: desde integraciones con las principales plataformas de eCommerce (Magento, WooComerce, Shopify…) hasta desarrollos particulares para ajustarse a cada modelo de negocio.

Estamos francamente ilusionados (incluso excitados, me atrevería a decir) ante estos cambios y ante todo lo que tenemos por delante.

Ojalá, juntos, sigamos avanzando y lleguemos donde ni siquiera nosotros somos capaces de imaginar.

¡Mil gracias!

PD: Para reflejar todos estos cambios hemos modificado también nuestra página web. Ya está operativa y puedes verla entrando en https://cuentica.com

Nueva mejora: controla el saldo de tus cuentas y tarjetas bancarias en Cuéntica

Era una de las mejoras más solicitadas por nuestros usuarios: poder controlar mejor el saldo de las cuentas y las tarjetas bancarias desde Cuéntica. Hemos dado un paso en esa dirección activando una nueva funcionalidad que te va a permitir tener un mayor control de la tesorería de tu negocio:

  • Configurar el saldo inicial de la cuenta o tarjeta bancaria a una fecha concreta. Se recomienda rellenar esta información con la fecha desde la que quieres llevar un control estricto desde Cuéntica de los saldos de la cuenta. Por ejemplo, podrías empezar este año a llevar un control exhaustivo de la tesorería, poniendo la fecha del saldo al día 01 de enero de este año.
  • En la pestaña de Situación, dentro de Cobros y Pagos, ya podías agrupar los movimientos por cuentas, para tener una vista organizada de todos los movimientos en cada una de las cuentas que tienes creadas en Cuéntica. Ahora, al activar esta vista, aparecerá una nueva columna “Saldo”, que muestra el importe del saldo que resulta después de cada movimiento. Por supuesto, esta columna tiene en cuenta el saldo inicial que se haya configurado en la cuenta o bien el saldo que había en la fecha que estés marcando en el filtro.
  • Pero no es necesario “agrupar por cuentas” para ver los saldos, también podrás ver esta nueva columna si en el filtro eliges ver únicamente los movimientos de una cuenta bancaria o tarjeta en concreto.

Nosotros siempre recomendamos a nuestros clientes mantener separadas las cuentas bancarias personales de las profesionales. Si se mantienen separadas, es mucho más sencillo llevar un control de la tesorería del negocio y no se mezclan movimientos de cosas personales con ingresos o gastos de la actividad como autónomo.

Haciéndolo así y con esta nueva mejora, podrás comparar fácilmente y en todo momento los saldos de tus cuentas en Cuéntica y en tu banco, para evitar posibles errores, que están metidas todas las operaciones en Cuéntica o simplemente comprobar que están todos los movimientos en orden.

Cierre del 2016: widget de optimización de impuestos y revisión general

Estamos ya a punto de terminar el año y, en las próximas semanas, los autónomos y las empresas tendremos que presentar los modelos oficiales del cuatro trimestre y los resúmenes anuales del 2016.

Es un momento ideal para hacer un repaso del año y revisar que toda la información que hemos contabilizada es correcta, pero también para conseguir reducir los impuestos a pagar por los beneficios del año (que se pagarán en la declaración de la renta o en el Impuesto de Sociedades).

Para ayudarte con ambas cosas, en Cuéntica hemos habilitado un nuevo espacio en el panel de control donde poder ver de un solo vistazo:

  • Ideas y consejos para optimizar tus impuestos. Acciones que puedes hacer, en base a la información que tienes en Cuéntica, para pagar menos impuestos por el beneficio del año. Además hemos publicado un artículo con consejos generales para optimizar los impuestos del 2016, (también los consejos en caso de ser una sociedad), por si quieres consultarlos.
  • Posibles errores a corregir. Cuéntica revisa tus datos y comprueba errores comunes, por si acaso algo se te ha olvidado o has tenido algún despiste.

Cambiamos… ¡para mejorar!

Este año Cuéntica ha cumplido ya 4 añazos… ¡vaya pasada! Está claro que el tiempo pasa rapidísimo :S

Actualmente somos una herramienta de gestión en la nube, fácil de usar, rápida, bonita y completa. Disponemos de un equipo de asesoría con profesionales de la contabilidad y la fiscalidad de altísimo nivel, que resuelven rápidamente todas las dudas de nuestros usuarios y clientes. Podríamos estar satisfechos con eso y seguir por ese camino. Sin embargo, tenemos también delante de nosotros la oportunidad de hacer algo mucho más grande. Y vamos a por ello con todo.

En los últimos meses hemos estado trabajando duro – y en silencio – en las “tripas” de Cuéntica. Pero ha llegado el momento de ir desvelando algunas cosas, de empezar a recorrer este nuevo camino con la mochila llena de energía y la garantía de todo lo que hemos aprendido hasta ahora.

Nuevo CEO y nueva organización

Uno de los cambios para empujar esta nueva etapa es modificar la estructura organizativa, comenzando por los tres socios fundadores de Cuéntica.

Moisés deja su puesto de CEO, para poder centrarse en la gestión contable y fiscal – donde es el mejor – y así ganar foco en ese área, lo que se traducirá en mejoras tanto en la aplicación como en el servicio.

Alejandra pasa a ser la Directora de Servicio al Cliente y vamos a hacer de eso nuestra obsesión, porque queremos que el servicio al cliente se convierta en algo (aún más) excepcional.

Y por último, yo asumo el cargo de CEO, con gran ilusión y muchísimas ganas, ya que una parte fundamental de este cambio que estamos dando consiste precisamente en dar un empujón a la vertiente tecnológica del producto, con el objetivo de que nuestros usuarios tengan la mejor experiencia de uso posible.

Nuestro compromiso es seguir mejorando sin descanso. Así que…

Let’s go!!

Nuevas plantillas de facturas y añadido el euskera. Kaixo! Zer moduz?

Acabamos de actualizar la aplicación con nuevas mejoras, entre ellas las más importantes están las dos nuevas plantillas de facturas y el soporte al euskera al exportar las facturas en PDF o enviarlas por e-mail.

“Montserrat” y “Clean OpenSans”: nuevas plantillas de facturas

Nuevas plantillas de facturas en PDF

Desde ya mismo pueden seleccionarse las dos nuevas plantillas desde Configuración -> Preferencias de facturas. Sus nombres han sido escogidos por la importancia de los dos tipos de letra principales de estas nuevas plantillas, elaboradas por el diseñador visual José Luis Lizano. ¡Esperamos que te gusten! :)

Nuevas plantillas de facturas en PDF

Kaixo! Zer moduz? Añadido el euskera en las plantillas de facturas

También hemos añadido el euskera a la lista de idiomas disponibles para la exportación de las facturas en PDF o al enviarlas por e-mail. En Configuración -> Preferencias de facturas ya puedes elegir entre el castellano, inglés, catalán y euskera.

Selección de euskera para las facturas en PDF

Recuerda que también puede elegirse el idioma “por defecto” en la ficha de cada cliente, para que solamente a él siempre el idioma sea el que tú quieras sin afectar al resto de clientes.

Además de estos dos cambios también hemos solucionado algunos errores menores y algunas mejoras visuales.

Rediseño de la sección de Informes: un calendario y un botón

En lo que llevamos de año hemos actualizado y rediseñado la aplicación para mejorar la información que tienes sobre tu negocio, añadiendo un nuevo panel de control, con sus widgets y su planificación de objetivos.

Tenemos muchas cosas planeadas para los próximos meses, pero no debemos olvidarnos de las tareas que sí o sí tenemos que hacer los autónomos y las empresas: las labores de presentación de los impuestos trimestrales.

La nueva página de informes

Una de las cosas que más nos pedían los usuarios de Cuéntica es saber con exactitud qué modelos tienen que presentar cada trimestre a la administración y también tener la posibilidad de solicitar todos ellos con una simple acción.

Captura de la nueva pantalla de Informes en Cuéntica

Así que nos hemos puesto manos a la obra y el resultado es un rediseño de la página de Informes:

  • Un calendario fiscal para ver fácilmente qué modelos te corresponde presentar en cada mes del año, de acuerdo a tu actividad y tu tipo de negocio.
  • Poder descargar los borradores de cada modelo, simplemente haciendo click sobre el que desees descargar.
  • Solicitar la generación de los modelos oficiales con un solo click. Con un único botón haces la solicitud de todos ellos, para que puedas presentártelos tú mismo.
  • Solicitar la presentación de los modelos oficiales con un solo click. Si tienes contratado el plan Profesional o Empresa, verás un único botón para solicitar la presentación de todos los informes, nosotros nos encargamos del resto.

Mejoras en la gestión de trimestres ya declarados

A partir de ahora ya no se podrán modificar facturas o gastos de trimestres ya declarados, ya que esto supone un problema contable. La aplicación te propone cuál es la forma adecuada de hacer modificaciones sobre facturas o gastos que ya han sido presentados y que tenían algún error. Además, lógicamente, desde el equipo de asesoría siempre pueden ayudarte con cualquier cosa que necesites.

Captura de la indicación para corregir una factura ya declarada

Esperamos que te gusten los nuevos cambios. Seguimos mejorando Cuéntica día a día y tenemos unas ganas locas de conocer tu opinión y sugerencias :)

Presentando los nuevos widgets del panel de control de Cuéntica

Estamos en un principio de año muy activo en Cuéntica, acabamos de estrenar un rediseño completo de la aplicación y un panel de control donde configurar los objetivos de negocio para el 2014, para tener en todo momento la información de en qué punto del camino estamos.

Los nuevos widgets del panel de control de Cuéntica

Habrás visto que en el nuevo panel de control, el protagonismo se lo llevan los nuevos widgets, que contienen información muy importante sobre el negocio basándose en los datos introducidos en Cuéntica.

¿Qué son los widgets?

Son indicadores de negocio, también conocidos en el mundo tecnológico como KPI’s. Son cifras que dan una información exacta de lo que está sucediendo en cada apartado del negocio, que nos permiten medir el rendimiento y por tanto ayudarnos a tomar decisiones más fácilmente.

Los nuevos widgets del panel de control de Cuéntica

En el panel de control verás que hemos implementado 10 indicadores generales, 10 widgets que son válidos para casi todo el mundo, independientemente del tipo de negocio y que muestran información muy valiosa:

  • El dato indicador. Por ejemplo: 2.000€ de ingresos.
  • La comparación con el mismo período de 2013: para poder ver la evolución respecto del ejercicio pasado. No sólo muestra cómo fue el año pasado sino un porcentaje con la variación de este año.
  • La comparación con los objetivos del 2014, en caso de que se apliquen: podrás ver la cantidad que se ha marcado como objetivo para ese período y así entender si se va por buen camino, :)

¿Cómo se calculan los objetivos por cada período?

En la pantalla de introducción de los objetivos, solamente te pedimos que introduzcas tu estimación de gastos del año y tus beneficios esperados en el ejercicio 2014. Si eres Cuéntico desde antes del 2013, este dato anual lo habrá distribuído por meses y trimestres del mismo modo que se distribuyeron el año pasado. Si eres un usuario relativamente nuevo y Cuéntica no te conoce todavía, habrá hecho una distribución lineal: un reparto equitativo para cada mes o cada trimestre.

Los 10 widgets disponibles en Cuéntica actualmente:

  1. Ingresos en el período seleccionado. Comparación con el ejercicio 2013 y con los objetivos. Indispensable para tener un control exacto.
  2. Gastos en el período seleccionado. Comparación con el ejercicio 2013 y con los objetivos. Para no despistarnos, :)
  3. Beneficios en el período seleccionado. Comparación con el ejercicio 2013 y con los objetivos.
  4. Cantidad pendiente de cobro a fecha de hoy. Junto con el número de cobros pendientes y un link para poder gestionarlos en ese mismo momento, marcándolos como cobrados o recordando el pago a tus clientes.
  5. Cantidad pendiente de pago a fecha de hoy. Junto con el número de pagos que tienes pendientes.
  6. Impuestos generados en el trimestre actual. Que no te pillen por sorpresa, este widget siempre te informará de los impuestos que vas a tener que afrontar.
  7. Ingresos por cliente en el período seleccionado. Un gráfico donde visualizar rápidamente cuáles son mis mejores clientes y qué porcentaje de mi facturación corresponde a cada uno. ¿A cuáles deberías invitarles a tomar unas tapas?
  8. Importe medio de la factura este año. Muy útil para estimar el número de proyectos necesarios para conseguir los objetivos.
  9. Tiempo medio de cobro este año. Y comparación con el tiempo medio del año pasado. En la época actual, desgraciadamente hay que tenerlo muy en cuenta.
  10. Gastos por tipo en el período seleccionado. Un gráfico donde visualizar rápidamente cuáles son los gastos más importantes del período, organizados por tipo.

Ya no tienes excusa, ahora ya tienes la información básica más importante sobre tu negocio, :)

Viniste por la contabilidad, te quedarás por la tranquilidad.

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