{"id":2878,"date":"2019-03-12T12:05:00","date_gmt":"2019-03-12T12:05:00","guid":{"rendered":"https:\/\/cuentica.com\/blog\/?p=2878"},"modified":"2021-09-24T11:15:53","modified_gmt":"2021-09-24T11:15:53","slug":"nueva-funcionalidad-etiquetas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/cuentica.com\/blog\/nueva-funcionalidad-etiquetas\/","title":{"rendered":"Agrupa y clasifica tus apuntes en Cu\u00e9ntica asign\u00e1ndoles etiquetas"},"content":{"rendered":"

Con Cu\u00e9ntica, puedes clasificar tus facturas, ingresos, gastos, inversiones… o incluso tus presupuestos (borradores). Al crear cualquier registro, o al editar cualquiera que ya tengas introducido, puedes\u00a0<\/span>asignarles etiquetas que te servir\u00e1n para organizar los apuntes que est\u00e1n relacionados entre s\u00ed<\/strong>.<\/span><\/p>\n

Adem\u00e1s, al tener los apuntes mejor organizados, puedes obtener informaci\u00f3n adicional, m\u00e1s clara y personalizada, sobre todo aquello que necesites controlar de tu negocio. Mi compa\u00f1era Elena ha redactado un post sobre c\u00f3mo obtener informes de rentabilidad y control econ\u00f3mico de tus proyectos<\/a> con el uso de etiquetas.<\/p>\n

En los listados de la herramienta, puedes\u00a0filtrar por etiquetas\u00a0<\/strong>para encontrar r\u00e1pidamente todos los registros que tengas agrupados en ellas. En esta gu\u00eda explicamos m\u00e1s en detalle\u00a0c\u00f3mo asignar y c\u00f3mo buscar por etiquetas<\/a>.<\/p>\n

\"\"
Ejemplo de uso de etiquetas para identificar las facturas a clientes de Madrid.<\/figcaption><\/figure>\n

El objetivo de esta funcionalidad es simplificar y facilitar tus tareas administrativas, tanto a nivel organizativo interno, como en cumplimiento de determinada normativa contable y fiscal. Tambi\u00e9n puede aportarte luz analizando la rentabilidad de distintas \u00e1reas o partes de la empresa. En realidad es una funcionalidad\u00a0muy adaptable a cada tipo de negocio y a cada forma de trabajar<\/strong>, as\u00ed que abarca tantos usos que el \u00fanico l\u00edmite va a ser tu imaginaci\u00f3n 🙌<\/p>\n

A modo de ejemplo, me gustar\u00eda proponerte algunos casos en los que creo que esta funcionalidad puede ser de much\u00edsima ayuda.<\/p>\n

1. Trabajo por proyectos, obras o expedientes.<\/strong>
\nCuando tu actividad se organiza por proyectos, obras o expedientes diferentes, si creas etiquetas para cada uno de estos proyectos y las asignas a todos los documentos de venta y de compra que le corresponden, te permitir\u00e1 visualizar al instante el listado de todos los ingresos de cada proyecto en concreto y tambi\u00e9n todos los gastos del mismo. Teniendo as\u00ed clasificada toda la informaci\u00f3n, te permitir\u00e1 poder crear informes seg\u00fan tus necesidades: desde un informe de costes del proyecto para el cliente o colaboradores a informes de comparativa sobre la rentabilidad entre varios proyectos.<\/p>\n

2. Mejorar la organizaci\u00f3n interna.<\/strong>
\nHay infinidad de posibilidades para organizar las tareas administrativas de una forma m\u00e1s pr\u00e1ctica y sencilla. Por ejemplo:<\/p>\n

    \n
  • Recordatorios:<\/em>\u00a0necesitas recordar qu\u00e9 facturas has de solicitar porque no las has recibido. Simplemente, creando una etiqueta “solicitar factura”, puedes acceder a un listado que te recordar\u00e1 las facturas que todav\u00eda tienes pendientes de recibir aunque ya las hayas registrado.<\/li>\n
  • Categorizaci\u00f3n:<\/em>\u00a0puedes crear etiquetas para hacer una clasificaci\u00f3n de gastos o ingresos m\u00e1s comprensible para tu forma de trabajar (o m\u00e1s exhaustiva). Por ejemplo, creando la etiqueta “eventos”, puedes acceder a todos los gastos invertidos en la asistencia a estos. Con la etiqueta “suscripci\u00f3n a servicios web” se puede hacer un an\u00e1lisis muy r\u00e1pido de cu\u00e1nto dinero se invierte cada mes en ese tipo de suscripciones, por ejemplo.<\/li>\n
  • Estado de las cosas:\u00a0<\/em>para controlar la situaci\u00f3n en la que se encuentran determinadas tareas se pueden crear etiquetas, como por ejemplo “recibo devuelto”, “cobro reclamado”, “cobro reclamado judicialmente”…\n

    \"\"
    Ejemplo de uso de etiquetas para ver el gasto en “Servicios de Hosting”<\/figcaption><\/figure><\/li>\n<\/ul>\n

    3. Organizaci\u00f3n de personas.<\/strong>
    \nUna idea es crear etiquetas que correspondan a personas del equipo. Un gesto tan sencillo ayuda a:<\/p>\n

      \n
    • Identificar a las personas que han gestionado determinadas compras, ventas o inversiones.<\/li>\n
    • Identificar a trabajadores que han prestado los servicios facturados a un cliente en una determinada factura, pudiendo hacer una estimaci\u00f3n de productividad personal.<\/li>\n
    • Gestionar la asignaci\u00f3n de tareas entre los miembros del equipo.<\/li>\n
    • Asignar determinados gastos a trabajadores o socios de la empresa (como pueden ser los relacionados con gastos de viaje, comidas, dietas, etc) y poder analizarlos posteriormente.<\/li>\n<\/ul>\n

      4. An\u00e1lisis de clientes.<\/strong>
      \nEn todos los programas contables los clientes est\u00e1n asociados \u00fanicamente a las ventas e ingresos, pero en realidad tambi\u00e9n pueden generar gastos. Por ello, puede ser muy \u00fatil asociar gastos a un cliente en concreto, bien sea porque se los tienes que repercutir en las facturas que le emites o simplemente para averiguar cu\u00e1l es el beneficio real que supone el cliente.<\/p>\n

      Por ejemplo, podemos crear una etiqueta con el nombre de un cliente que queremos controlar y asignamos esa nueva etiqueta a todos los gastos que nos genera por visitas, invitaciones de comidas, desplazamientos, transportes, etc. Con esto, podemos ver no solo lo que le hemos vendido y facturado sino tambi\u00e9n los gastos ocasionados y el beneficio real final (que quiz\u00e1 sea muy inferior al que se pensaba antes de hacer este an\u00e1lisis).<\/p><\/blockquote>\n

      5. Diferenciar distintas actividades\/subactividades.<\/strong>
      \nEn caso de tener varias actividades distintas, o varias familias de productos o servicios diferentes, se pueden crear etiquetas para cada una de estas actividades o subactividades y asignarlas a los ingresos y gastos propios de cada una. De esta forma, tienes agrupados los recursos invertidos y los ingresos que generan por separado, pudiendo analizar f\u00e1cilmente cu\u00e1les son las m\u00e1s rentables o las que aportan mayor margen comercial.<\/p>\n

      Un ejemplo en concreto: una empresa de dise\u00f1o gr\u00e1fico quiere conocer la evoluci\u00f3n de las tres actividades que conforman su negocio: dise\u00f1o para publicaciones en papel y dise\u00f1o web. Creando las dos etiquetas y agrupando los gastos e ingresos en cada una de ellas, se puede estudiar la rentabilidad de cada actividad de forma diferenciada, lo que nos permitir\u00e1 decidir a cu\u00e1l dedicar m\u00e1s recursos.<\/p><\/blockquote>\n

      6. Gesti\u00f3n comercial.<\/strong>
      \nLas etiquetas tambi\u00e9n pueden ayudar a controlar la gesti\u00f3n comercial del negocio. Por ejemplo, pueden usarse para:<\/p>\n

        \n
      • Evaluar la labor de prospecci\u00f3n comercial: etiquetando los presupuestos (borradores de las facturas) como “aceptados” o “no aceptados”.<\/li>\n
      • Control de agentes comerciales: etiquetando las facturas de venta por el comercial que realiz\u00f3 la venta, de modo que puedan visualizarse y calcular r\u00e1pidamente las comisiones a pagar a cada comercial o identificar al prescriptor.<\/li>\n
      • Control de ventas: etiquetando las ventas con la zona geogr\u00e1fica de prestaci\u00f3n del servicio o del cliente se puede analizar r\u00e1pidamente la distribuci\u00f3n geogr\u00e1fica de las ventas en una zona y su evoluci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n
        \"\"
        Ejemplo de uso de etiquetas para identificar las formaciones impartidas en Barcelona y los ingresos.<\/figcaption><\/figure>\n

        7. An\u00e1lisis de oficinas o departamentos.<\/strong>
        \nMuchas empresas tienen m\u00e1s de un centro de trabajo, departamentos, \u00e1reas o secciones.Etiquetando los ingresos y gastos correspondientes a cada oficina o departamento se puede hallar la rentabilidad y resultados de cada uno para comparar, buscar patrones comunes, desviaciones y mejoras.<\/p>\n

        Por ejemplo, se podr\u00eda ver f\u00e1cilmente que los gastos de personal de una oficina en proporci\u00f3n a sus ventas son menores que en otras oficinas, pudiendo detectar una eficiencia mayor de los empleados y que sirva como gu\u00eda para el resto de oficinas.<\/p><\/blockquote>\n

        8. Rentabilidad de bienes, m\u00e1quinas o veh\u00edculos.<\/strong>
        \nSi has realizado inversiones en bienes con un valor significativo y que son capaces de producir resultados por s\u00ed mismos, como puede ser el caso de inmuebles, m\u00e1quinas, equipos o veh\u00edculos, es muy importante conocer la rentabilidad o el beneficio generado por cada uno en concreto, incluso tambi\u00e9n su evoluci\u00f3n si son bienes con una vida \u00fatil limitada.<\/p>\n

        Por ejemplo, en el caso de una empresa de transporte tendr\u00eda mucho sentido etiquetar todos los ingresos y gastos que genera cada cami\u00f3n usado para la actividad, porque permitir\u00eda ver claramente el beneficio y la productividad de cada veh\u00edculo, los gastos asociados a la edad del veh\u00edculo y permitir\u00eda determinar cu\u00e1ndo es el momento adecuado para sustituirlo.<\/p><\/blockquote>\n

        9. Utilidades contables y fiscales.<\/strong>
        \nEn muchas ocasiones la normativa fiscal y contable nos obliga a tener identificados y localizados algunos documentos u operaciones espec\u00edficas.<\/p>\n

        Uno de los casos es cuando se obtiene una subvenci\u00f3n por hacer inversiones. La administraci\u00f3n nos puede exigir que justifiquemos a que gastos e inversiones se ha destinado esa ayuda recibida. Etiquetando los apuntes, puedes hallar de forma inmediata todos los gastos o inversiones subvencionados, ordenados y resumidos para poder justificar el destino de la ayuda recibida.<\/p>\n

        Otro uso muy interesante es para el caso del control contable de desarrollo de proyectos internos (I+D+i). Muchas empresas desarrollan su propio software, dispositivos o fabrican prototipos (o incluso sus propias m\u00e1quinas o inmuebles) a lo largo del a\u00f1o, realizando gastos e inversiones para este desarrollo que pueden etiquetarse con el nombre del proyecto. Al final del a\u00f1o, o cuando se acaba el proyecto de desarrollo, solo con buscar por esa etiqueta estar\u00e1n controlados todos los gastos para poder calcular el coste total de desarrollo de cada proyecto y as\u00ed poder registrar en contabilidad cada uno de esos proyectos como una inversi\u00f3n propia (lo que se conoce como la “activaci\u00f3n de gastos de desarrollo”).<\/p>\n

        Como ver\u00e1s, si algo destaca de esta funcionalidad es su capacidad de adaptaci\u00f3n a cada caso<\/strong> concreto. Ahora, solo queda que descubras para qu\u00e9 te puede servir a ti. Nosotros, por supuesto, estaremos observando c\u00f3mo se usan para seguir mejorando poquito a poco 😊<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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