Desde 2013, la factura simplificada sustituyó al antiguo ticket de compra y se convirtió en el documento oficial para operaciones de pequeña cuantía o ventas directas al consumidor final. Es como una versión «ligera» de la factura normal, con menos datos obligatorios y un proceso más ágil, porque hay muchas ocasiones en las que sería absurdo tener que pedirle el NIF a un cliente. Pero ojo, porque tiene reglas muy concretas sobre cuándo puedes usarla y, sobre todo, tiene implicaciones importantes para tu cliente en caso de querer deducirse el IVA.
En este artículo te explicamos cuándo puedes emitir una factura simplificada, qué límites tiene, en qué se diferencia de una factura normal y qué cambios trae Verifactu para este tipo de documentos.
Qué es una factura simplificada y para qué sirve
La factura simplificada es un documento que sirve como comprobante de una venta o servicio, pero con menos información obligatoria que una factura ordinaria. La diferencia principal es que facilita las transacciones rápidas porque no tiene los datos completos del cliente, lo que agiliza el proceso de venta.
Se utiliza principalmente en ventas a particulares que no van a necesitar deducirse el IVA, que solo necesitan un comprobante de su compra. Casos habituales: bares, restaurantes, peluquerías, tiendas al por menor, transportes de pasajeros…
Cuándo emitir una factura simplificada
Como regla general, puedes emitir una factura simplificada siempre que el importe total de la operación no supere los 400 € (IVA incluido). No obstante, para algunos sectores concretos, este límite se amplía hasta 3.000 € (IVA incluido) siempre que el destinatario sea un consumidor final (no un autónomo/empresa que lo esté comprando para su actividad).
Este es el listado de las operaciones en factura simplificada con el límite ampliado a 3.000€:
- Ventas al por menor.
- Ventas o servicios en ambulancia.
- Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
- Transporte de personas y sus equipajes.
- Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares y establecimientos similares, así como el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto.
- Salas de baile y discotecas.
- Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador.
- Servicios de peluquería e institutos de belleza.
- Utilización de instalaciones deportivas.
- Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
- Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
- Alquiler de películas.
- Servicios de tintorería y lavandería.
- Utilización de autopistas de peaje.
- Aquellas que autorice el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
El único caso en que la factura simplificada no tiene límite de importe es cuando se trate de una factura rectificativa, es decir, cuando se emite para corregir o anular una factura anterior, o una agrupación de las mismas.
Hay operaciones en las que, independientemente del importe, no está permitida la factura simplificada y es obligatorio emitir una factura ordinaria identificando al cliente:
- Ventas de productos o prestaciones de servicios a clientes de países de la Unión Europea que son empresarios o profesionales (de alta en el ROI).
- Ventas a distancia de bienes a clientes consumidores finales de países de la Unión Europea salvo que sean declaradas en el régimen especial de la UE (IVA OSS).
- Ventas de servicios prestados en Canarias, Ceuta, Melilla y países de fuera de la UE.
- Ventas a clientes donde se aplica la regla de inversión del sujeto pasivo, regímenes especiales o normas aduaneras que lo exijan.
Diferencias: factura simplificada 🆚 factura ordinaria
- Una factura simplificada no requiere los datos completos del cliente (nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio).
- Una factura simplificada, a diferencia de la ordinaria, puede indicar simplemente un «IVA incluido» sin desglosar la base imponible y la cuota del impuesto por separado (aunque habitualmente sí aparecen estos desgloses).
- Una factura simplificada no permite al cliente deducirse el IVA en su declaración de impuestos. Si tu cliente es autónomo o empresa y necesita recuperar ese IVA soportado, necesita que la factura sea completa y que incluya todos sus datos.
Si emites tanto facturas ordinarias como simplificadas en un mismo año natural, te recomendamos usar series de facturación diferentes para diferenciar ambos tipos de facturas.
Qué implica la factura simplificada
👉 Para ti como emisor: ganas agilidad en el proceso de venta, no tienes que recoger ni registrar datos personales del cliente (salvo que te lo pida), y cumples perfectamente con tus obligaciones contables y fiscales para registrar el ingreso. La factura simplificada tiene plena validez como justificante de la operación.
👉 Para tu cliente: si es un particular que no necesita deducirse nada, perfecto, solo necesita ese comprobante de compra. Pero si tu cliente es autónomo o empresa y quiere deducirse el IVA de esa compra, la factura simplificada no le sirve.
Cuando tengas dudas, emite siempre una factura completa.
Las facturas simplificadas y Verifactu
Cuando Verifactu entre en vigor, la obligación de emitir las facturas con un sistema adaptado (incluido el código QR) incluye también las facturas simplificadas.
Verifactu es la normativa de la Agencia Tributaria para garantizar la integridad y trazabilidad de los registros de facturación, que intenta reducir el fraude fiscal haciendo que los registros de facturas sean inmutables y que haya un encadenamiento entre ellos que permita su trazabilidad. Aquí hemos recopilado toda la información sobre la normativa.
El código QR que aparece en tu factura simplificada es como un sello de autenticidad digital. Le permite a tu cliente (o a Hacienda) verificar que esa factura ha sido registrada correctamente en tu sistema de facturación y que no ha sido alterada posteriormente.
Plazos de emisión de una factura simplificada
Las facturas simplificadas dirigidas a consumidores finales (no autónomos ni empresas), la expedición debe realizarse en el momento de realizar la operación. No obstante, te recomiendo revisar este artículo en el que explicamos con más detalle los plazos para emitir facturas, tanto simplificadas como ordinarias.
Resumen: cuándo emitir una factura ordinaria y cuándo una simplificada
Emite una factura simplificada si:
- El cliente es un particular (no autónomo ni empresa) que no necesita deducirse el IVA
- El importe no supera los 400 € (o 3.000 € en sectores autorizados).
- Es una venta al por menor, un servicio de hostelería o actividades similares.
- Quieres agilizar el proceso de venta sin recoger todos los datos del cliente.
Emite una factura ordinaria cuando:
- Tu cliente te pide una factura completa con sus datos.
- El importe supera los límites (400 € o 3.000 €).
- Se trata de una venta a otro país de la UE o una operación con inversión del sujeto pasivo.
- Tu cliente es una Administración Pública o una persona jurídica.
- Si tienes alguna duda, en general es mejor emitir factura completa.