El plazo legal para emitir una factura depende de quién sea el cliente: si es un particular, la factura debe emitirse en el momento de la operación, y si es una empresa u otro autónomo, puede emitirse hasta el día 15 del mes siguiente.
En este artículo explicamos los plazos legales para emitir las facturas y las fechas que se deben tener en cuenta. La clave está en entender la diferencia entre las dos fechas que figuran en una factura:
- Fecha de operación: el momento en que se realiza la transacción comercial. El emisor debe configurarla para reflejar el momento de la operación.
- Fecha de emisión: el momento en que se emite la factura. El emisor no puede editarla, el software la establece automáticamente al día en que se ha emitido la factura.
Aquí tienes un resumen rápido de las fechas y plazos para emitir una factura. A continuación explico más en detalle cada uno, con sus especificaciones y ejemplos:
Fecha de operación de una factura
La «fecha de operación», también conocida como «fecha de devengo», indica el momento en que se realiza la transacción comercial. Es la fecha que determina el día en el que se declara fiscalmente la operación.
A continuación explicamos cómo debe entenderse la fecha de operación según el tipo de transacción comercial que se esté facturando, quedándonos con las cuatro más habituales:
- En venta de bienes: cuando el bien se entrega o se pone a disposición del cliente.
- En prestaciones de servicios: una vez que haya finalizado la prestación del servicio.
- Arrendamientos, suministros y otras operaciones de tracto sucesivo: momento en que resulte exigible el importe.
- Cobros de anticipos: el momento en el que se realiza el cobro anticipado.
Fecha de emisión en la factura
La fecha de emisión, también conocida como «fecha de expedición», es la fecha en la que se emite la factura. Es decir, refleja el momento en que la factura está siendo emitida.
Hay casos en los que la «fecha de emisión» puede coincidir con la «fecha de operación», es decir, que la factura se emita el mismo día en que se ha realizado la transacción comercial, pero también hay casos en que se emitirá más tarde. Esto lo marcan los plazos de emisión de la factura, que explicamos a continuación.
Ejemplo: si terminas un trabajo para una empresa el 28 de marzo y emites la factura el 10 de abril, su IVA va al modelo 303 del primer trimestre, porque manda la fecha de operación. Como ese modelo se presenta hasta el 20 de abril, llegas a tiempo de incluirla.
Plazos legales para emitir las facturas
Una vez entendida la diferencia entre «fecha de operación» y «fecha de emisión», hay que tener claro cuál es el plazo legal del que se dispone para emitir una factura, que varía dependiendo del tipo de cliente y del tipo de operación que se factura.
- Si el cliente es un particular (no es autónomo ni empresa):
- La factura (completa o simplificada) debe emitirse en el momento de la operación.
- Fecha de operación = fecha de emisión.
- La factura se debe enviar o entregar al cliente en el momento en el que se emita.
- Si el cliente es autónomo o empresa:
- La factura puede emitirse hasta el día 15 del mes siguiente a la operación. Y debe enviarse o entregarse al cliente dentro de ese mismo plazo.
- La fecha de emisión puede ser distinta de la fecha de operación.
Hay dos casos en los que el plazo se cuenta de otra forma:
- Criterio de caja: el plazo cuenta desde el día en que haces el trabajo o entregas el producto, aunque el IVA no se declare hasta que cobres.
- Ventas de productos a empresas de otros países de la UE: el plazo cuenta desde el día en que sale la mercancía.
Resumen de plazos de emisión y envío
| Plazo para emitirla | Plazo para enviarla | |
|---|---|---|
| Cliente particular | En el momento de la operación | En el momento de emitirla |
| Cliente autónomo o empresa | Hasta el día 15 del mes siguiente a la operación | Hasta el día 15 del mes siguiente a la operación |
| Factura recapitulativa a un particular | Hasta el último día del mes de las operaciones | En el momento de emitirla |
| Factura recapitulativa a un autónomo o empresa | Hasta el día 15 del mes siguiente al de las operaciones | Hasta el día 15 del mes siguiente al de las operaciones |
| Venta de productos a una empresa de otro país de la UE | Hasta el día 15 del mes siguiente a la salida de la mercancía | Hasta el día 15 del mes siguiente a la salida de la mercancía |
| Factura rectificativa | En cuanto sepas que hay que corregir la factura (como máximo, 4 años después de la operación) | Hasta el día 15 del mes siguiente a emitirla |
Facturas recapitulativas
Una factura recapitulativa agrupa varias operaciones hechas a un mismo cliente en días distintos de un mismo mes. Por ejemplo, si llevas pedidos a un restaurante varias veces a la semana, puedes hacerle una sola factura al final del mes. Si el cliente es un particular, se emite como máximo el último día del mes. Si es un autónomo o una empresa, hasta el día 15 del mes siguiente.
Facturas rectificativas
A la hora de emitir facturas rectificativas, que son las que se emiten para corregir otras facturas que se emitieron con errores, también hay que cumplir unos plazos. La norma es que hay que emitirla tan pronto como se tenga constancia de la obligación de rectificarla y se debe enviar al cliente antes del día 15 del mes siguiente.
Qué pasa si emites una factura fuera de plazo
Tienes que emitirla igualmente, y su IVA sigue correspondiendo al trimestre de la fecha de operación. Si ya presentaste ese trimestre sin incluirla, tendrás que corregir la declaración. Además, emitir facturas fuera de plazo puede acarrear una sanción de Hacienda.