Cualquier sociedad mercantil está obligada a llevar una serie de libros oficiales: los contables (el libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales), los mercantiles (el libro de actas y el libro registro de socios) y, cuando corresponde, los libros fiscales de IVA.
Hay varias legislaciones (mercantil, contable y fiscal) que regulan los distintos tipos de libros y sus requisitos formales, y esto, en muchos casos, genera dudas para muchos empresarios. En este artículo, vamos a ver cuáles son los libros obligatorios.
¿Cuáles son los libros obligatorios para una sociedad mercantil?
Todas las Sociedades Mercantiles deben llevar:
- Libros Contables obligatorios:
- Libro diario.
- Libro de inventarios y Cuentas anuales.
- Libros Mercantiles obligatorios:
- Libro o libros de actas.
- Libro registro de socios.
- Libros Fiscales obligatorios:
- Libros de IVA (si corresponde).
Libros Contables obligatorios
El Código de Comercio, en su artículo 25, establece cuáles son los libros contables obligatorios para una sociedad mercantil:
Libro Diario
En el libro diario se registran todas las operaciones de la actividad económica de forma diaria o cronológica de una sociedad mercantil, de ahí su nombre. El registro de estas operaciones es en un formato y nomenclatura contable, por lo que se requiere cierto grado de conocimiento de contabilidad para su llevanza y también para interpretarlo.
El libro diario se elabora por cada ejercicio económico, que normalmente coincide con el año natural. Se inicia con el registro de la situación inicial de la empresa (asiento de apertura), recoge las operaciones del año, y finalmente se cierra con un registro de la situación final del año (asiento de cierre).
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Este libro recoge la situación inicial de la empresa, su evolución (al menos trimestral) mediante balances de sumas y saldos, el inventario final de la empresa y, además, un conjunto de informes contables que se llaman “Cuentas Anuales”.
Las Cuentas Anuales recogen los siguientes informes contables:
- Balance de Situación: informe sobre el patrimonio empresarial.
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias: informe de ingreso, gastos y resultado final.
- Estado de cambios en el patrimonio neto: informe de variación del patrimonio.
- Memoria del ejercicio: explicación y detalle de los anteriores.
- Estado de flujos de efectivo (sólo para algunas empresas).
Una contabilidad ajustada al Código de Comercio y al Plan General Contable requiere que además de estos libros se lleve también un Libro Mayor, si bien este libro no es obligatorio legalizarlo puesto que recoge la misma información que el libro diario pero en distinto formato.
Libros Mercantiles obligatorios
Libro de actas
En él se recogen los acuerdos tomados en las juntas generales, especiales y órganos de dirección con detalle de asuntos tratados, convocatoria, asistentes, votaciones y acuerdos adoptados.
Libro de registro de socios, de la sociedad o de acciones
Libros donde se registra la identidad de los socios propietarios de las participaciones en la sociedad y la evolución o transferencia de éstas.
Dependiendo del tipo de sociedad, el libro que le corresponde es:
- Libro de registro de los socios: para las sociedades de responsabilidad limitada (SL), sociedades limitadas laborales (SLL) y sociedades de garantía recíproca (SGR).
- Libro de registro de la sociedad: para las sociedades de responsabilidad limitada unipersonal (SLU) al tener un único socio debe registrar los acuerdos con éste.
- Libro de registro de acciones nominativas: para las sociedades anónimas (SA), sociedades anónimas laborales (SAL) y sociedades comanditarias por acciones, en caso de que las sociedades posean acciones nominativas.
Libros Fiscales obligatorios
Además de los libros anteriores, las empresas sujetas al Impuesto del Valor Añadido (IVA) deben llevar los siguientes libros:
- Libro de facturas emitidas.
- Libro de facturas recibidas.
- Libro de bienes de inversión.
- Libro de operaciones intracomunitarias (en caso de haberlas).
¿Qué es la legalización de los libros obligatorios?
El Código de Comercio y el Reglamento del Registro Mercantil determinan la obligación que tienen los empresarios de “legalizar los libros” obligatorios.
La legalización de los libros consiste en la presentación de los mismos ante el Registro Mercantil de la provincia donde tenga su domicilio social la empresa para que el registrador mediante una diligencia y sellado valide la originalidad de los libros y se evite su posterior manipulación.
La diligencia del Registrador identifica al empresario, sus datos registrales y se expresa la clase de libro, el número de folios que lo compone y el sistema de sellado.
El sistema de sellado de los libros en formato papel podía ser el sello del Registro en todos los folios mediante impresión, estampillado, o mediante perforación mecánica de los folios. Para los libros con formato digital o electrónico el sellado se hace mediante certificación electrónica y generación de una huella digital.
¿Cómo legalizar los libros de la sociedad?
La forma de legalizar los libros de las sociedades ha cambiado desde la entrada en vigor, el día 23 de septiembre de 2013, de la Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, que hace obligatorio el uso del formato electrónico y la vía telemática para proceder a la legalización de los libros de los ejercicios iniciados desde ese momento, es decir, desde el año 2014.
Legalización hasta el año 2014
Los libros podían legalizarse de varias maneras dependiendo de la forma en la que se presentaban al Registro Mercantil:
- Libros de papel en blanco: libros de papel en blanco para su sellado antes de usar.
- Libros de papel encuadernados: libros de papel ya rellenos para su sellado posterior.
- Libros en formato digital: libros en formato digital presentados en soportes digitales extraíbles o por internet.
Legalización desde 2014
Todos los libros del empresario correspondientes al año 2014 y posteriores deben de legalizarse obligatoriamente en formato electrónico y presentados por vía telemática a través de la plataforma:
Para ello, se habilita el programa Legalia 2014, que ayuda a generar el formato digital de los libros para su presentación, y que puede descargarse desde la misma web de los Registradores de España.
¿Cuándo se elaboran, legalizan y depositan los libros contables?
La legislación establece unos plazos concretos para la elaboración, la legalización y el depósito de los libros contables obligatorios:
- Elaboración de libros contables: hay un plazo de tres meses después del cierre del ejercicio para el cierre de la contabilidad y la elaboración de los libros contables. Como para la mayoría de las empresas el ejercicio contable coincide con el año natural, el cierre del ejercicio contable sería el día 31 de diciembre, y el plazo de elaboración de libros el 30 de marzo del año siguiente. El artículo sobre los ingresos que hay que registrar en los libros contables, te resultará de gran ayuda.
- Legalización de libros oficiales: hasta cuatro meses desde el cierre del ejercicio (30 de abril en caso de año natural). Si se presenta después de esta fecha, figurará la expresión “fuera de plazo” pero no conlleva sanción alguna.
- Depósito de las Cuentas Anuales: hasta un mes desde su aprobación en la Junta General Ordinaria de socios. Esta Junta debe celebrarse en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio, por lo que, apurando plazos el depósito se puede efectuar hasta el 30 de julio para los ejercicios que coinciden con el año natural.
¿Cuándo se legalizan los libros mercantiles?
Hasta el año 2014
Los libros de actas y de socios se suelen legalizar en blanco, es decir, antes de su utilización. La práctica habitual era comprar los libros en blanco en las librerías, que llevaban los folios numerados correlativamente y con hojas extraíbles para impresora (y evitar rellenarlos manualmente).
No hay un plazo para la legalización de libros en blanco, se hacía al constituir la sociedad, siempre y cuando ya estuviese inscrita en ese Registro Mercantil.
Desde el año 2014
El contenido de los los libros de actas y socios deberán tener formato electrónico desde 2014 y legalizarse de forma telemática. Por ello, desde ese momento deberán «cerrarse» los libros en formato papel y continuar los nuevos registros en formato digital y su legalización telemática de forma anual.