La Agencia Tributaria exige a todos los autónomos y empresas a especificar un «tipo de gasto» cuando registran un gasto en su contabilidad. El tipo de gasto es una clasificación contable en la que se especifica el concepto de dicho gasto en función de la actividad económica del autónomo o la empresa.
Por ejemplo, la compra de un teléfono móvil es un gasto para un autónomo, pero puede ser de varios tipos dependiendo de para qué se ha realizado esa compra: sería diferente si se ha comprado para usarlo para trabajar o si se ha comprado para vendérselo a un cliente con un margen/beneficio económico, actuando como un distribuidor. Es por eso que Hacienda exige que cada gasto esté bien clasificado en función de la actividad del autónomo/empresa.
La clasificación oficial de los tipos de gasto, además de ser muy extensa, incluye muchos tipos de gasto que la mayoría de los negocios nunca tienen y, además, las descripciones de los títulos son muy técnicos y suelen generar dudas. Por ello, en Cuéntica hemos creado una clasificación propia para intentar facilitar la tarea de la selección del tipo de gasto, reduciendo el listado a los tipos más habituales y describiendo cada uno de una forma más sencilla (y humana).
A continuación, explicamos los tipos de gasto más habituales. Junto con el título de cada uno, además de una explicación y un ejemplo del tipo de gasto, incluimos también el código contable en el que debería ser registrado, según el Plan General Contable de la Agencia Tributaria.
Gastos de compras:
- Compras de productos para vender [Código contable 600]: son los importes de las compras de bienes que serán vendidos posteriormente. Estos productos no han sido producidos por la empresa, sino que solo actúa como distribuidor de los mismos. Por ejemplo: una tienda que le compra zapatos a un mayorista y los vende en su tienda.
- Compras de materias primas [Código contable 601]: importes de las compras de bienes que se van a transformar en fábrica por la propia empresa para luego venderlos. Por ejemplo: una fábrica de zapatos que compra materiales para las suelas, cordones y cuero, para usar esos materiales en la fabricación de estos zapatos y luego venderlos a las tiendas.
- Compras de otros aprovisionamientos [Código contable 602]: compras de bienes que luego se van a vender adicionalmente a los productos. Por ejemplo: una tienda de zapatos que compra bolsas corporativas para entregar los zapatos a los clientes.
- Trabajos realizados por otras empresas [Código contable 607]: Trabajos que realizan otras empresas y que complementan nuestros servicios o transformaciones de bienes. Por ejemplo: un fotógrafo que hace unas fotos de boda y le encarga a otra empresa que haga el álbum.
Gastos de alquiler:
- Alquileres de inmuebles y locales [Código contable 6210001]: importes de los gastos por el arrendamiento de oficinas, locales, etc para el desarrollo del negocio. Por ejemplo: el alquiler de la oficina, de un espacio de coworking, etc.
- Alquiler de bienes y equipos [Código contable 6210002]: importes por los alquileres de vehículos, equipos informáticos, etc (ya sea a través de renting, leasing o similar). Por ejemplo: la compra de un vehículo mediante leasing o el alquiler en renting de los equipos informáticos de la oficina.
- Otros alquileres [Código contable 6210003]: cualquier otro gasto que no sean los dos anteriores y que implique el pago de una cuota periódicamente (mensual, anual…). Por ejemplo: licencias de software.
Gastos de suministros:
- Gasolinas/combustibles [Código contable 6280003]: importe de los gastos de gasolina, gasoil, etc. Por ejemplo: la factura por repostar en la gasolinera.
- Electricidad [Código contable 6280004]: el importe de los gastos derivados del suministro eléctrico.
- Agua [Código contable 6280005]: el importe de los gastos derivados del suministro de agua.
- Telefonía [Código contable 6280006]: importe de los gastos de telefonía, tanto fija como móvil.
- Otros suministros [Código contable 6280007]: otros gastos de suministros que no están recogidos en los tres puntos anteriores. Por ejemplo: el gasto por la factura de gas natural de la oficina.
Gastos de servicios externos:
- Reparaciones y mantenimiento [Código contable 622]: importes de los gastos en concepto de reparaciones y mantenimiento de bienes que se utilizan para la actividad. Por ejemplo: el gasto del tapicero por arreglar la silla de la oficina que se ha roto.
- Asesoria fiscal y contable [Código contable 6230001]: importe de los gastos en concepto de gestoría o asesoría fiscal y contable. Por ejemplo: la cuota recibida de Cuéntica sería un gasto de este tipo.
- Asesoria laboral [Código contable 6230002]: el importe de los gastos en concepto de asesoría laboral.
- Otros servicios profesionales [Código contable 6230005]: importe de los gastos recibidos por servicios de otros profesionales distintos de los dos anteriores. Por ejemplo: la contratación de una consulta a un abogado
- Gastos de transporte [Código contable 624]: son aquellos gastos derivados del envío de productos, realizado por un tercero. Por ejemplo: el importe del envío de un producto a un cliente utilizando una empresa de envío de paquetería. OJO: este tipo de gasto suele confundirse con «Gastos de viaje y locomoción», que aparece explicado un poquito más abajo en el listado.
- Primas de seguro [Código contable 625]: los importes pagados en concepto de seguros que ha contratado el autónomo o la empresa. Por ejemplo: un abogado que tiene una cuota por el seguro de responsabilidad civil.
- Publicidad y propaganda [Código contable 627]: importe de los gastos en actividades de publicidad y propaganda. Por ejemplo: contratación de una campaña de publicidad en la radio para difundir la marca y los servicios de la empresa.
Servicios de otros tipos:
- Papelería y material de oficina [Código contable 6290001]: el importe de los gastos por compras de suministros de oficina, tales como papel, toner, papelería, etc.
- Restaurante y hostelería [Código contable 6290002]: Importe de los gastos de restaurantes. Por ejemplo: el gasto por una comida con clientes.
- Gastos de viaje y locomoción [Código contable 6290003]: el importe de los gastos de taxi, billetes de transporte, parking, peajes, etc por un viaje que debe hacerse como parte del trabajo.
- Hosting y servicios web [Código contable 6290004]: importe de los gastos de servicios de hosting, dominios, servidores, etc.
- Formación y cursos [Código contable 6290005]: el importe de los gastos por la realización de cursos de formación.
- Otros servicios externos [Código contable 6290006]: los gastos derivados de otros servicios que no se engloban en las anteriores cuentas.
Impuestos y tasas:
- Impuestos y tasas municipales [Código contable 6310001]: el importe de los gastos por tributos municipales (como IBI, impuestos de vehículos, etc).
- Impuestos y tasas comunidad autónoma [Código contable 6310002]: importe de los gastos por tributos autonómicos. Por ejemplo: el Impuesto de Transmisiones Patrimoniales.
- Impuestos trimestrales Hacienda Estatal [Código contable 475]: se utilizará este tipo de gasto para la introducción de los pagos de los impuestos trimestrales de la Agencia Tributaria. Por ejemplo: el pago del modelo 303 de IVA cada trimestre.
- IVA pagado en aduanas [Código contable 4720099]: se utiliza este tipo de gasto para identificar el IVA que se ha pagado en aduanas como resultado de una importación. Elena tiene una guía con un ejemplo real sobre cómo se debe registrar correctamente una importación.
Gastos de personal:
- Nóminas de socios [Código contable 6400000]: el importe de los gastos por las nóminas de los socios de la sociedad.
- Nóminas de trabajadores [Código contable 6400001]: el importe de los gastos por las nóminas de los trabajadores contratados (que no sean socios).
- Seguridad Social Autónomos [Código contable 6420000]: importe por los gastos de las cuotas de autónomo.
- Seguridad Social Régimen General [Código contable 6420001]: el importe por los gastos de las cuotas de Seguridad Social de los trabajadores.
Servicios bancarios y similares:
- Comisiones y gastos bancarios [Código contable 626]: los importes pagados por comisiones u otros gastos bancarios. Por ejemplo: el gasto por la comisión por el mantenimiento de una cuenta bancaria.
- Intereses de préstamos [Código contable 662]: son gastos que se corresponden con los intereses devengados por la financiación externa.
- Otros gastos financieros [Código contable 669]: los gastos financieros por aplazamientos, liquidaciones de cuentas bancarias, etc.
- Devolución principal de préstamo [Código contable 520]: importe que se devuelve al prestamista. Por ejemplo: un préstamo para la compra de material para iniciar la actividad.
Amortizaciones:
- Amortización de inversiones inmateriales [Código contable 680]: el gasto por la amortización de inversiones no materiales. Por ejemplo: la inversión por el desarrollo de una aplicación informática propia.
- Amortización de inversiones materiales [Código contable 681]: el gasto por la amortización de inversiones materiales. Por ejemplo: la compra de un vehículo.
- Amortización de inversiones inmobiliarias [Código contable 682]: el gasto por la amortización de inversiones de inmuebles. Por ejemplo: los gastos derivados de la amortización de la inversión en una oficina en propiedad.
Gastos extraordinarios:
- Gastos extraordinarios [Código contable 678]: son gastos que, como su propio nombre indica, no son habituales en el propio desarrollo de la actividad. Por ejemplo: gastos producidos por un incendio en la tienda.