Si alguna vez has tenido que corregir una factura emitida, sabrás que no es tan sencillo como tacharla y hacer una nueva. La ley te obliga a emitir una factura rectificativa y, desde la entrada en vigor de Verifactu, además tienes que indicar por qué la estás rectificando.
La buena noticia: solo hay cinco motivos posibles y la mayoría de las veces vas a usar siempre el mismo (corrección de un error). Los demás son tipos que cubren casos muy concretos: un cliente en concurso, una deuda incobrable, una factura simplificada… y cada uno responde a un artículo distinto de la Ley del IVA.
En este artículo te explicamos qué es cada tipo o motivo de rectificación, cuándo usarlo y qué tener en cuenta.
Los cinco tipos de factura rectificativa
Cada tipo tiene una clave oficial (R1, R2, R3, R4 o R5) que es con la que la factura se declara en Hacienda. Tú no tienes que memorizarlas: en Cuéntica eliges el motivo en lenguaje sencillo y quedará registrada con la clave correcta.
Tipo 1 (clave oficial R1): corrección por error, descuento o devolución
Es el motivo más habitual. Elígelo cuando la factura original tenía un error (un importe mal calculado, un IVA incorrecto, un dato del cliente que estaba equivocado), cuando aplicas un descuento posteriormente o cuando el cliente devuelve parte del pedido.
Ejemplo: facturaste un trabajo por 1.200 € + IVA y acordaste con el cliente un descuento del 10 % por pago anticipado que olvidaste aplicar. En ese caso, emites una rectificativa R1 por –120 € que corrige la diferencia.
Tipo 2 (clave oficial R2): concurso de acreedores del cliente
Se usa cuando tu cliente entra en concurso de acreedores y no va a poder pagarte. La ley te permite recuperar el IVA que ya habías ingresado en Hacienda siempre que cumplas los requisitos y plazos:
- El concurso debe estar publicado en el BOE.
- Tienes 3 meses desde esa publicación para emitir la factura rectificativa. Pasado ese plazo, pierdes el derecho a recuperar el IVA por esta vía.
- Después de emitir la rectificativa, debes comunicárselo a la AEAT mediante el modelo 952 en el plazo de 1 mes. Sin esta comunicación, la rectificativa no tiene efecto ante Hacienda.
Ejemplo: en enero facturaste un diseño a una empresa por 1.000 € + IVA. En marzo, el BOE publica el auto de declaración de concurso. Tienes hasta junio para emitir la rectificativa R2 y después, un mes más para presentar el modelo 952.
Tipo 3 (clave oficial R3): deuda incobrable (el cliente no va a pagar)
Se usa cuando un cliente no te paga y, tras la reclamación formal, la deuda puede considerarse incobrable. Al igual que el caso anterior, tienes derecho a recuperar el IVA ya ingresado si cumples los requisitos:
- La deuda debe tener al menos 6 meses de antigüedad desde la fecha en que el cliente debería haber pagado (no desde la fecha de emisión de la factura). Para autónomos y empresas con volumen anual inferior a 6 millones de euros se aplica siempre el plazo de 6 meses, pero si facturas a grandes empresas, el plazo puede ser de 1 año.
- Debes haber reclamado la deuda ya sea mediante una reclamación judicial, un requerimiento notarial o cualquier otro medio que acredite fehacientemente la reclamación (como un burofax certificado con acuse de recibo y contenido certificado). Ojo: un correo electrónico o una llamada telefónica no son suficientes.
- Una vez cumplidos los requisitos anteriores, tienes 6 meses para emitir la factura rectificativa.
- Igual que en el caso de la R2, tras emitir la rectificativa debes presentar el modelo 952 en la AEAT en el plazo de 1 mes.
El tipo R3 aplica tanto si tu cliente es una empresa como si es un particular, siempre que la base imponible de la operación impagada supere 50 €.
Ejemplo: en octubre facturaste un proyecto de consultoría por 1.500 € + IVA, con vencimiento a 30 días. Pasados 6 meses sin cobrar, envías un burofax certificado reclamando el pago. A partir de ese momento tienes 6 meses para emitir la rectificativa con tipo R3 y 1 mes más para presentar el modelo 952.
Tipo 4 (clave oficial R4): otros motivos
Este es el tipo reservado para casos excepcionales que no encajan en ninguna de las tres categorías anteriores. Cuando lo eliges esta opción en Cuéntica, aparece un campo de texto obligatorio donde debes explicar el motivo concreto: la AEAT lo exige y no admite respuestas genéricas.
Tipo 5 (clave oficial R5): rectificativa de factura simplificada
Se aplica cuando rectificas una factura simplificada (sin destinatario identificado), también conocidas como «tickets». En Cuéntica esta clave se asigna automáticamente: cuando rectificas una factura emitida a «Clientes varios» no verás el selector y no tienes que elegir nada, se asigna automáticamente la clave R5.
Errores habituales al elegir el tipo
- Elegir «otro motivo» cuando hay dudas. El tipo 4 (clave R4) no es un cajón de sastre: si tu caso encaja en alguno de los anteriores, usa el específico. Hacienda puede cuestionarte una rectificativa por «otros motivos» mal justificada.
- Emitir la rectificativa por concurso fuera de plazo. Los 3 meses desde la publicación del concurso en el BOE son improrrogables. Ponlo en el calendario en cuanto tengas noticia del concurso.
- Olvidar presentar el modelo 952. Emitir la rectificativa es solo la mitad del proceso para los tipos por concurso (R2) e incobrable (R3). Sin el modelo 952 en la AEAT antes de que venza el plazo de 1 mes, la recuperación del IVA no tiene efecto.
- Creer que cualquier reclamación vale como justificación de «incobrable». Un correo, un WhatsApp o una llamada no acreditan la reclamación. Necesitas reclamación judicial, requerimiento notarial o un burofax certificado (con acuse de recibo y contenido certificado).
- Equivocarse al elegir el tipo. Si después de emitir te das cuenta de que elegiste mal, puedes emitir una nueva rectificativa que corrija la anterior.
Cómo se elige el motivo de rectificación en Cuéntica
Cuando creas una rectificativa de una factura en Cuéntica, verás que tienes un selector: ¿Por qué rectificas esta factura? con las cuatro primeras opciones. Al elegir uno de los motivos, la herramienta:
- Registra el tipo correcto en la factura.
- Te muestra un aviso con el plazo legal y lo que tienes que tener en cuenta cuando eliges que el motivo es por concurso de acreedores o por deuda incobrable.
- Te pide una explicación más detallada del motivo cuando eliges «otro motivo».
- Asigna el tipo simplificado (R5) automáticamente cuando rectificas a «Clientes varios».
Si tienes dudas sobre qué tipo aplicar en tu caso, contacta con nuestro equipo de asesoría fiscal a través del chat o por teléfono. Y si quieres ver los pasos concretos en la herramienta, revisa la guía de cómo crear facturas rectificativas en Cuéntica.