Para corregir un error en una factura ya emitida hay tres caminos: rectificarla, anularla o subsanarla. Con la entrada en vigor de Verifactu las facturas no se pueden modificar una vez emitidas, así que estas tres vías son la única manera de arreglar una equivocación.
En este artículo explicamos cuándo usar cada una. Y el mejor consejo sigue siendo el de siempre: revisar bien antes de emitir para evitar errores.
1️⃣ Rectificar una factura: el procedimiento más común para corregir errores
La factura rectificativa, también conocida como «factura de abono», es el método más común y el recomendado en la mayoría de los casos. Se aplica cuando la operación comercial (la venta del producto o la prestación del servicio) es real y válida, pero la factura que la documenta contiene algún tipo de error.
👉 ¿Cuándo hay que emitir una factura rectificativa?
Es obligatorio hacerlo en estas situaciones:
- Cuando hay errores en los datos: el NIF o el domicilio del cliente están mal, la descripción de los servicios no es correcta, etc.
- Si hay errores en los importes o en los impuestos aplicados: si has aplicado un tipo de IVA que no tocaba (por ejemplo, un 10% en lugar del 21%).
- Si hay cambios en la base imponible: por ejemplo si tu cliente te devuelve parte de la mercancía o si decides aplicarle un descuento descuento después de haber emitido la factura original.
👉 ¿Cómo se hace una rectificación?
Para rectificar una factura, tienes que emitir una nueva factura llamada «factura rectificativa» que tendrá básicamente la misma información que la original pero con los importes en negativo. La rectificativa, además:
- Debe ser emitida en una serie específica para facturas rectificativas, distinta a la facturación normal.
- Debe indicar claramente que es una factura rectificativa, un texto explicando cuál es el motivo de la rectificación e identificar la factura original a la que corrige.
Una vez emitida la rectificativa, si es necesario puedes crear una nueva factura con los datos correctos. En ese caso, tendrás tres facturas emitidas en tu línea de facturación: la incorrecta, la rectificativa y la nueva factura con los datos correctos.
2️⃣ Anular una factura: cuando una factura nunca debió existir
La anulación es un procedimiento excepcional, reservado para casos muy concretos. No debes usarla para corregir un simple error en un importe o en un dato, para eso está la rectificación.
👉 ¿Cuándo hay que anular una factura?
La anulación se utiliza cuando la factura se emitió por error y, en realidad, nunca debería haberse emitido. Algunos escenarios habituales para la anulación:
- La operación nunca se realizó: emitiste una factura por un servicio o una venta que finalmente se canceló.
- La factura se ha emitido por accidente. Por ejemplo se ha duplicado por error una factura que no correspondía.
- El cliente es incorrecto: te equivocaste de destinatario y pusiste el NIF y los datos de otra persona o empresa.
- Es una factura de prueba: si has emitido una factura para probar el programa de facturación, por ejemplo. Si es una factura que no corresponde a ninguna operación, deben anularse de inmediato para que no tenga validez.
👉 ¿Cómo se anula una factura?
A diferencia de la rectificación, aquí no se crea una nueva factura que «compense» a la anterior. Tu software de facturación adaptado a Verifactu tendrá la función de «anular». En el caso de Cuéntica, el proceso es muy sencillo:
- Desde el listado de facturas, haces clic en las opciones de la factura que quieras anular y pulsas sobre «anular factura».
Una vez confirmada la anulación:
- La factura quedará invalidada tanto en el programa como en la Sede Electrónica de Hacienda, ninguno de los dos la tendrán en cuenta y no tendrá ningún efecto fiscal, pero su número de factura quedará ocupado y no podrán reutilizarse, para mantener la trazabilidad de la facturación.
- En Cuéntica, verás que las facturas anuladas aparecen en gris y con los importes tachados.
3️⃣ Subsanar una factura
Subsanar una factura es un nuevo concepto introducido por Verifactu y que sirve para corregir errores detectados al intentar enviar el registro de facturación a la Sede Electrónica. La administración, al recibir el registro y validar los datos, puede responder aceptando la factura, rechazándola o bien aceptándola pero indicando que contiene errores menores. Son los estados que puede tener una factura Verifactu.
👉 ¿Cuándo hay que subsanar una factura?
Cuando una factura es «rechazada» o «aceptada con errores», tienes que corregirla y volver a enviarla mediante una subsanación. En Cuéntica encontrarás muy fácilmente las facturas que necesitan tu atención y te informará de la razón por la que han sido rechazadas para que puedas editarlas y subsanarlas. Así se enviarán de nuevo y quedarán aceptadas en la Sede Electrónica.
Esquema visual resumen: cuándo y cómo rectificar, anular o subsanar facturas Verifactu
Puedes descargar el esquema en grande desde aquí mismo y compartirlo con quien quieras. 😉
