Tanto los autónomos como las pequeñas empresas, en muchas ocasiones, hasta que no se plantean hacer un cambio de gestoría, no se plantean pensar en qué documentación deberían tener bien controlada de su negocio. Como autónomos/empresarios solemos pensar que el hecho de contratar los servicios de una gestoría nos exime de preocuparnos de los papeles y nada más lejos de la realidad: es obligación del empresario, ya sea un autónomo o sociedad, conservar toda la documentación relacionada con su actividad.
A continuación hacemos un repaso a todos los documentos que todo autónomo debería tener en su poder, o cuando menos tenerlos bien controlados y saber cómo generarlos o conseguirlos rápidamente en caso de necesitarlos.
Documentación fiscal para autónomos
Los autónomos, las comunidades de bienes y las sociedades civiles sin objeto mercantil no están obligados a llevar una contabilidad estricta (salvo que lo elijan voluntariamente). Tan solo están obligados a llevar unos libros fiscales que deben conservar junto con los justificantes de las operaciones registradas y las declaraciones fiscales presentadas con sus datos.
Esta documentación es la siguiente:
- Libros de IRPF: libro de ingresos, libro de gastos y libro de bienes de inversión.
- Libros de IVA: libro de facturas emitidas, libro de facturas recibidas y libro de bienes de inversión.
- Declaraciones fiscales trimestrales y anuales.
- Facturas originales reflejadas en los libros.
- Declaraciones censales tributarias (modelo 036 y/o 037).
Documentación fiscal y contable para sociedades
Para las sociedades mercantiles, la documentación fiscal es la misma que en el caso de los autónomos, salvo que en lugar de libros de IRPF las sociedades tienen unos libros de contabilidad, porque las sociedades sí tienen que mantener una contabilidad estricta:
- Libros contables: libro diario, libro de inventarios y cuentas anuales.
- Cuentas anuales depositadas en el Registro Mercantil.
Documentación laboral
Si el autónomo o la sociedad ha tenido trabajadores, debe conservarse también la documentación de carácter laboral. En especial:
- Contratos de trabajo y registro de contratos.
- Nóminas, TC y control de jornadas de los últimos 4 años.
- Alta de empresa en Seguridad Social.
- Comunicación de apertura de centro de trabajo.
- Libro de visitas impresos antiguos (ya no son obligatorios).
- Contrato de servicio de prevención de riesgos laborales.
Documentación mercantil y otro tipo de documentos
Además, se requiere tener siempre bien guardada y accesible la documentación relacionada con los trámites de inicio del negocio, los cambios sociales o los documentos relacionados con cualquier gestión esporádica que se realice:
- Escrituras sociales, modificaciones de poderes y de titularidad real.
- Contratos relativos al negocio: alquileres, financieros, comerciales, etc.
- Inscripciones en registros y/u homologaciones.
- Libros de actas y libro de socios.
¿Cuánto tiempo tienen que conservar la documentación los autónomos y empresas?
- La documentación mercantil debe conservarse durante toda la vida del negocio.
- La documentación contable, los libros y los justificantes de las operaciones registradas en ellos, deben conservarse durante un periodo mínimo de 6 años desde el último asiento registrado, según el Código de Comercio.
- La documentación fiscal debe conservarse durante un periodo de 4 años, que es el periodo en que Hacienda puede hacer una revisión (período de prescripción de impuestos). Sin embargo, en la práctica este periodo acaba siendo de 5 años, puesto que el plazo de 4 años se inicia desde que acaba el plazo de presentación del impuesto en cuestión. Por ejemplo: los libros se cierran a 31 de diciembre, pero el impuesto de la renta (IRPF) o el impuesto de de sociedades (IS) se presentará en junio (IRPF) o julio (IS) del año siguiente, pues bien esta es la fecha desde la que se inicia el cómputo del plazo. En el caso de las facturas y justificantes de inversiones, el período de conservación aumenta hasta los 10 años (o mientras se están amortizando en el caso de las inversiones). Y también aumenta el tiempo en el caso de haber cerrado los ejercicios anteriores con pérdidas declaradas si las estamos compensando.
- La documentación laboral (nóminas, cotizaciones y control de jornadas) deben conservarse durante un periodo de 4 años.