Cómo cambiar de gestoría sin morir en el intento

Cuando un autónomo o PYME se plantea hacer un cambio de gestoría suelen surgirle las mismas dudas: ¿cuándo es el mejor momento para hacer el cambio? ¿Quién presentará las obligaciones pendientes? ¿Qué documentación necesito tener controlada?

¿Cuándo es el mejor momento para cambiar de gestoría?

El mejor momento para realizar un cambio de gestoría es, sin ninguna duda, a principios de año.

La actividad contable y fiscal de autónomos y empresas se realiza de forma cíclica. Lo que llamamos “ejercicio” contable y fiscal (salvo excepciones) es un período que abarca desde el día 1 de enero hasta el día 31 de diciembre de cada año. El problema viene dado por los plazos para la presentación de la contabilidad, y aquí es donde debemos separar a los autónomos de las sociedades, ya que las exigencias contables son muy distintas en unos y otros.

El mejor momento para cambiar de gestoría si eres autónomo

Para empezar, los autónomos no están obligados a llevar una «contabilidad» estricta. En su lugar, deben llevar un registro (libros) de ingresos, gastos e inversiones derivados de su actividad.

Estos libros fiscales se cierran con las operaciones realizadas hasta final de año, con la presentación de las declaraciones trimestrales del último trimestre y los resúmenes anuales de los impuestos. El plazo para la presentación de estas últimas declaraciones es en enero del siguiente año.

Así que en este caso es muy sencillo hacer un cambio de asesoría y no importa tanto el momento del año, no afecta demasiado.

El mejor momento para cambiar de gestoría si tienes una sociedad

Las sociedades sí tienen que llevar una contabilidad estricta, y por tanto a la hora de hacer un cambio de gestoría hay que tener en cuenta algunas cosas adicionales. Se puede hacer en cualquier momento también, pero exige más cuidado.

Las sociedades van llevando una contabilidad a lo largo de todo el año y al final del ejercicio se procede a cerrar la contabilidad. En enero tienen que presentar las declaraciones de impuestos del último trimestre y los resúmenes anuales del año anterior, al igual que los autónomos. Pero también deben cerrar la contabilidad como máximo 3 meses desde que finaliza el ejercicio (entre enero y marzo del siguiente año). En abril llega el plazo de presentación de los Libros Contables y en julio es cuando toca presentar las Cuentas Anuales y el Impuesto de Sociedades.

Consejo: si vas a cambiarte de gestoría, comunícalo a ambas partes y hazlo al principio del ejercicio, el momento ideal es en enero o durante el primer trimestre del año. Avisando con tiempo a la antigua gestoría de que vas a hacer el cambio, podrán cerrar los libros y las declaraciones fiscales del año a lo largo de enero, y tú podrás comenzar desde ese mismo momento a trabajar con la nueva gestoría sin que se solapen ni dupliquen trabajos ni cuotas.

Si la gestoría antigua no puede cerrar en ese mismo mes de enero la contabilidad, en realidad se puede comenzar con la nueva sin ningún problema. En el momento en el que la antigua complete el cierre del año, la nueva se encargará de incorporar esos resultados y saldos que la empresa arrastra del año anterior.

¿Quién se encarga de presentar las obligaciones pendientes?

En caso de ser autónomo no existe mayor problema con que al cambiar de gestoría, la nueva se haga cargo de las obligaciones fiscales por venir. Para ello simplemente habrá  que entregarle todos los impuestos trimestrales que se han presentado durante el año.
En caso de ser sociedad, suponiendo que se hace el cambio a fecha 1 de enero, es muy importante aclarar si los libros de contabilidad, las cuentas anuales y el impuesto de sociedades del ejercicio anterior los va a presentar la gestoría anterior (que es la que ha hecho la contabilidad y los ha elaborado) o si va a presentarlos la nueva gestoría.

Hay que tener en cuenta que, cuanto más avanzado esté el año, más trabajo va a tener que hacer la nueva gestoría que coja la contabilidad, ya que lo más lógico es que invierta un tiempo en revisar todo lo que se ha presentado (y lo que no) a lo largo del año.

Por tanto, nuestra recomendación para las sociedades es que, si se tiene la oportunidad de hacer el cambio al principio del año, mucho mejor (y siempre habiendo aclarado bien qué gestoría hace cada cosa).

¿Qué documentación se debe pedir?

Es importante saber que es obligación del empresario (sea autónomo o sociedad) conservar toda la documentación y los libros oficiales de la actividad, así como presentarlos ante la Agencia Tributaria si así se nos requiere. Es por ello que, al realizar un cambio de gestoría, para que la experiencia sea satisfactoria se debe tener bajo control toda la documentación necesaria. Si no se tiene controlada y accesible, hay que pedírsela a la gestoría al acabar la relación con ella.

Actualmente la mayor parte de la documentación ya está en formato electrónico, por lo que es muy fácil solicitarla, recibirla y guardarla. En otros casos, la información se puede conseguir incluso a través de registros y páginas web oficiales de Hacienda, Seguridad Social o Registro Mercantil, si se posee de certificado electrónico como empresa.

En la práctica, el proceso de cambio de asesoría se simplifica mucho porque la gestoría anterior sabe todo lo que tienen que entregar y lo va a hacer sin problemas (salvo que exista algún conflicto de incumplimiento). Y, por su parte, la gestoría nueva va a ayudar a su nuevo cliente si hay cualquier duda, e incluso es habitual que se ponga en contacto con la anterior para pedir lo que falta o consultar cualquier duda.

Alejandra Maluenda

Publicado por Alejandra Maluenda

Cofundadora de Cuéntica.

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