Una factura no cobrada permite recuperar el IVA ya ingresado a Hacienda y deducir la pérdida en el IRPF o en el Impuesto de Sociedades, pero hay que hacerlo mediante uno de los dos mecanismos fiscales definidos para ello, y cada uno tiene sus plazos y requisitos, que explicamos en este artículo. Lo que nunca debe hacerse es anularla con una rectificativa en negativo, porque la operación existió y la deuda sigue viva.
Si una factura de venta finalmente no ha sido cobrada, además de la pérdida económica de los productos o servicios entregados, se producen dos perjuicios adicionales de tipo fiscal:
- La base imponible de la factura está registrada como un ingreso y por tanto aumenta el beneficio fiscal que se va a declarar a Hacienda en la declaración de la renta (IRPF) o en el Impuesto de Sociedades (IS) en caso de ser una sociedad. Es decir, se va a declarar un mayor beneficio que realmente no se ha producido por la falta de cobro.
- La cuota de IVA de la factura incobrada se ha declarado e ingresado a Hacienda en la declaración de IVA del trimestre al que corresponde la fecha de la factura, pero el cliente no nos ha pagado a nosotros ese importe.
Ejemplo: supongamos que emitimos una factura de venta por importe total de 1.210€, de los cuales 1000€ es la base imponible y 210€ es la cuota de IVA. Si finalmente esta factura no se cobra y no hacemos nada al respecto, a la pérdida de los productos o servicios facturados añadiremos unos pagos injustos a Hacienda: uno de 210€ de un IVA no cobrado, y otro posible, si tiene beneficios, de 250€ (25% de 1.000) en el IS en caso de una pequeña sociedad, o de entre un 18% y un 45% de 1.000€ en IRPF (renta) si es autónomo.
ERROR HABITUAL: muchos autónomos y PYMES para evitar esto (y por desconocimiento), lo que hacen es emitir una factura rectificativa de la no cobrada con los importes en negativos para anular tanto el IVA como el ingreso. Esto es un error porque se está eliminando una factura que corresponde a una operación que sí se realizó y cuya deuda sigue existiendo.
Hay dos mecanismos fiscales que son los correctos, y que podemos aplicar para evitar el pago de estos dos impuestos injustos en este caso:
- Solicitar la recuperación del IVA de la factura no cobrada.
- Registrar y deducir un gasto por el importe de la factura que se ha perdido.
1. Solicitar la recuperación del IVA de una factura no cobrada
Para explicar en detalle este mecanismo, hemos publicado otro artículo que detalla el procedimiento y los requisitos necesarios para recuperar el IVA ingresado por las facturas de venta no cobradas.
2. Deducir como gasto el importe de la factura no cobrada
Para poder considerar una factura como «incobrable» y poder reconocer esta pérdida como un gasto deducible aceptado por Hacienda, hay que cumplir ALGUNO de estos tres requisitos:
- Que hayan pasado, sin que el cliente haya pagado, seis meses desde la fecha del vencimiento para su cobro (teniendo en cuenta que en algunas ocasiones la fecha de la factura no es la misma que la fecha del vencimiento de sus cobros).
- Que hayamos reclamado el cobro de la factura mediante una reclamación judicial o a través de requerimiento notarial.
- Que el cliente haya sido declarado en concurso de acreedores o haya sido procesado por un delito de alzamiento de bienes.
No se podrán deducir las pérdidas por facturas no cobradas si el cobro estaba asegurado con garantías, ni tampoco será deducible si el cliente es una empresa vinculada o una entidad pública (salvo que exista una declaración judicial de insolvencia).
¿Cuándo se puede deducir la pérdida?
Habitualmente es a final de año (con el cierre anual de las cuentas) cuando la mayoría de los autónomos o empresas suelen hacer este proceso de comprobación de facturas impagadas y el registro de estas pérdidas como gasto. Pero hay que precisar:
- Al final del año hay que asegurarse de que hayan transcurrido 6 meses desde la fecha de vencimiento.
- No es necesario esperar 6 meses para registrar y reconocer la pérdida en los casos de facturas no cobradas de clientes en concurso de acreedores o procesados por delito de alzamiento de bienes. Aunque estas situaciones son más atípicas.
- No es necesario tampoco esperar 6 meses para registrar y reconocer la pérdida en los casos de facturas incobradas reclamadas al cliente judicial o notarialmente. Aunque en los pequeños negocios este tipo de reclamaciones son poco habituales por desconocimiento o por el coste de estos procedimientos.
CONSEJO: si el importe de la factura incobrada es elevado, la reclamación vía notarial es fácil, no es cara, y nos aporta seguridad jurídica para recuperar el IVA, deducir el gasto e incluso para presionar al cliente moroso para que pague.
¿Qué cantidad me puedo deducir por las facturas no cobradas?
El importe a registrar como gasto (y por tanto a deducir de tu posible beneficio del año) es el que corresponde a la pérdida real que ha provocado el impago. Es decir:
- Si hemos solicitado a Hacienda la recuperación del IVA de la factura reconoceremos como pérdida el importe de la base imponible (1.000€ en nuestro ejemplo).
- Si no hemos solicitado la recuperación del IVA de la factura a Hacienda (caso más habitual) reconoceremos como pérdida el importe total de ésta (1.210€ en nuestro ejemplo).
¿Qué ocurre si después se acaba cobrando la factura?
Si después de reconocer la factura como incobrable, y de registrar su pérdida como un gasto, al año siguiente se cobrase total o parcialmente, habría que volver a registrar entonces el ingreso por el importe cobrado finalmente (y también el IVA en caso de que se solicitó la recuperación).
Cómo registrar el gasto por la pérdida de facturas no cobradas en Cuéntica
Para introducir esta pérdida en Cuéntica habrá que crear un nuevo gasto y rellenarlo con los siguientes datos:
- Proveedor: «Proveedores varios».
- Fecha: la del cierre del ejercicio, normalmente 31-12-20XX, o cuando se cumplan los requisitos anteriormente comentados.
- Concepto: habrá que hacer referencia a la falta de cobro mencionando factura y cliente que nos debe la factura. Por ejemplo: «Factura 11/2023 emitida a Encarna Vales García y considerada como incobrable«.
- Base imponible: por el total del importe que finalmente hemos perdido.
- IVA: siempre será IVA 0% porque si se ha solicitado la recuperación a Hacienda entonces no hay pérdida y, si no se ha hecho, esta pérdida se incluirá en el importe introducido en el campo de la base imponible, tal y como explicábamos antes.
- Retención: siempre al 0% de IRPF.
- Tipo de gasto: elegiremos el tipo «678 – Gastos extraordinarios».
Esto generará automáticamente un vencimiento por el importe y fecha de este gasto. Le asignaremos como forma de pago «Otra» y lo mantendremos en estado de «Pendiente» al igual que queda pendiente el cobro de la factura inicial de venta (que, quizás, un día se pueda llegar a cobrar, porque la deuda sigue existiendo).
👉 Recomendamos adjuntar la factura de venta a la hora de registrar el gasto para que se tenga toda la información centralizada
De esa forma, habremos deducido como gasto el crédito incobrable y estaremos evitando declarar un beneficio que realmente no hemos tenido.