Los gastos deducibles son aquellos que por su vinculación a la realización de la actividad son susceptibles de su deducción fiscal. Esto implica una reducción en el importe de los impuestos, lo que supone un ahorro para el bolsillo del autónomo.
Requisitos para que un gasto sea deducible:
- Que el gasto esté correlacionado con los ingresos, es decir, que sean necesarios para la obtención de los ingresos del negocio.
- Que se pueda justificar que realmente es necesario para la actividad y esté debidamente documentado.
- Que esté registrado contablemente en los libros.
Gastos deducibles más comunes
A continuación se muestran algunos de los gastos deducibles más comunes entre los autónomos:
- Cuota de autónomo o cuota de la mutua correspondiente: es el gasto más habitual entre los autónomos y, por supuesto, es deducible.
- Gasto de alta de autónomo: si se ha necesitado la ayuda de un profesional para gestionar el alta, se puede incluir este gasto como deducible.
- Gastos de gestoría o cualquier herramienta de gestión: cualquier herramienta que se utilice para la gestión, facturación, etc. (como Cuéntica 😉) y también los honorarios de un gestor.
- Gastos de representación con clientes o proveedores: como los obsequios y entregas de muestras con objeto publicitario y los gastos de atención a clientes o proveedores (regalos, comidas, etc..) siempre que se pueda demostrar que tienen carácter profesional y no personal.
- Gastos de publicidad: además de los detallados anteriormente también se encontrarían los gastos de plataformas como Facebook, Google Adwords, Linkedin, etc.
- Página web y dominios: todos los gastos relacionados con el diseño de la página web, hosting, servidores, etc.
- Adquisición de ordenador y otros artículos informáticos: la compra de un ordenador o cualquier otro artículo como por ejemplo impresoras, discos duros, teléfono móvil, etc también son deducibles.
- Gastos de formación y cursos: si se han realizado cursos de formación durante el año, su coste es deducible como gasto de la actividad siempre que estos cursos sirvan para realizar tu actividad económica o la obtención de ingresos en la misma. Dentro de este grupo también entraría la compra de libros, revistas, congresos, conferencias, etc relacionados con la actividad.
- Seguros de salud de toda la familia: se pueden deducir como gastos del negocio las cuotas anuales del seguro de enfermedad que incluya al autónomo, cónyuge e hijos menores de 25 años que viven con él, con un límite de 500€ por cada uno de ellos (1.500€ en caso de persona con discapacidad).
- Seguro de vida: se puede deducir el seguro de vida hasta un máximo de 500€ anuales, pero debe estar vinculado a la actividad profesional.
- Gastos de la vivienda particular si trabajas en ella: en caso de realizar la actividad económica en tu propia vivienda particular, hay unos requisitos y porcentajes para poder deducir fiscalmente los gastos de la vivienda particular si trabajas en ella.
- Gasto por el alquiler de un coworking o local: si se alquila un espacio en un coworking o cualquier otro inmueble para realizar la actividad, será un gasto deducible pero hay que tener en cuenta que se debe informar a Hacienda, mediante un modelo censal, de que la actividad se realiza en dicho lugar.
- Gastos de restaurantes y hostelería: los gastos de restaurantes, hostelería y dietas son deducibles siempre y cuando sean gastos necesarios para la actividad. Este gasto tiene un importe máximo diario deducible de 26,67€ (48,08€ en el extranjero). Estos límites máximos son superiores si también se pernocta (53,34€ en España siempre que sea en un municipio distinto de su residencia y lugar de trabajo habitual y 91,35€ en el extranjero). Es importante que estos gastos:
- Se hayan abonado a través de cualquier método electrónico de pago.
- Se hayan realizado en días hábiles (ni fines de semana ni festivos)
- Se realicen en establecimientos de restauración y hostelería específicos, como bares o restaurantes. No se aceptan, por ejemplo, platos preparados comprados en supermercados.
- Se guarden pruebas para acreditar ese gasto, como por ejemplo correos con clientes, agenda, gastos de parking, etc.
- Gastos de desplazamiento: es complicado demostrar que estos gastos están relacionados con la actividad. Hay que pedir factura que incluya la matrícula del vehículo, justificar el desplazamiento a través de alguna prueba (un correo con el cliente, una hoja de visitas, un folleto de la formación…), llevar un registro paralelo y pagar de forma electrónica. Tenemos una guía sobre el IVA deducible del coche cuando se le da un uso personal y profesional.
- Gastos de vehículos: solo será deducible la adquisición de un vehículo siempre y cuando esté totalmente afecto a la actividad, es decir, que pueda demostrarse que no se utiliza solos para fines privados. Esto es aplicable también para los leasing o renting y para cualquier gasto relacionado con su uso (gasolina, reparaciones, seguros, impuestos, etc). En el post sobre el IVA deducible de coches de empresas para uso particular se explican todas las actividades que se presume una deducción del 100% así como las excepciones.
- Amortizaciones de las inversiones: este es otro de los gastos importantes, deducirse el gasto que se genera por la depreciación de las inversiones. En el post sobre la amortización se muestran los porcentajes y años de amortización para los diferentes tipos de inversiones.
Recuerda que es muy importante conservar toda la documentación necesaria para justificar la deducción fiscal de cada gasto así como pagar de manera electrónica.