Todas las sociedades y negocios que están obligados a llevar una contabilidad tienen que reflejar en ésta – con exactitud – todas las operaciones que realiza la empresa, tanto las operaciones de ingresos como las de compras, pero también todas las operaciones de cobros, pagos y movimiento de dinero que se han producido.
Esto hace que, además del tiempo dedicado al trabajo y al registro contable de facturas, tickets y justificantes de las operaciones reales de compras y ventas, también hay que dedicar un tiempo adicional al registro de los cobros y pagos de estas operaciones y al detalle del resto de movimientos de dinero en la empresa.
La mayor parte de la carga de trabajo contable corresponde al registro en la contabilidad de estas operaciones bancarias. Especialmente al proceso posterior de «punteo» o de comprobación de la correspondencia de estos movimientos con cada una de las operaciones de compras y ventas contabilizadas.
La legislación contable, y también la necesidad de tener bien controlado el negocio, va a exigir trabajar con la información bancaria para:
- Trasladar y registrar toda la información de los movimientos bancarios a la contabilidad de la empresa (por exigencia legal).
- Conciliación y comprobación de los movimientos bancarios con los registros de la contabilidad.
- Tener información precisa y actual de la tesorería del negocio, del dinero disponible y del necesario.
Traslado de los movimientos bancarios a la contabilidad
Tradicionalmente los movimientos bancarios se registraban uno a uno manualmente en los programas informáticos de contabilidad, asociando cada cobro o pago a la operación de ingreso o gasto que le correspondía. Esto suponía contabilizar primero las facturas de ingresos y gastos y luego, cuando se produjese, y en otro registro (asiento) el cobro o pago correspondiente de cada una de ellas.
Este proceso se mejoraba cuando las herramientas comenzaron a permitir guardar la información sobre el pago o cobro de una factura en el momento de registrarla y aprovechando la información que en la propia factura hay sobre su pago futuro. De esta forma, comprobando la documentación bancaria, solo había que confirmar que el pago previsto se había producido, ajustando la información inicial si había alguna variación, y registrándola definitivamente.
La siguiente evolución para aligerar el trabajo de mecanización manual fue traer la información bancaria en lotes de datos en formato electrónico mediante la importación manual de ficheros. El usuario tiene que importarlos manualmente cada vez que quiere hacer el proceso. Pero después de traer la información, el problema es identificar y asociar cada movimiento bancario que se ha importado con los registros contables a los que corresponde.
Conciliación y chequeo de los movimientos bancarios
La información que se puede extraer de los extractos bancarios según los estándares normalizados (Norma 43) es muy pobre en la mayoría de los casos. Normalmente la información asociada a un pago es únicamente la fecha, el importe y un concepto genérico que no aporta información para identificar la operación o al proveedor.
La tecnología actual puede analizar y comparar la información procedente de los bancos con los datos procedentes de la contabilidad, creando así un proceso automático de conciliación de los datos de ambos orígenes para sugerir y contabilizar ambas operaciones relacionándolas entre ellas.
Con este procedimiento de conciliación automatizada, el traslado y la contabilización correcta de los movimientos bancarios se convierte en algo muy fácil de hacer, con una menor dedicación de tiempo y trabajo, evitando errores contables muy habituales y, sobre todo, generando información actualizada y en tiempo real muy valiosa.
Control del dinero y de la tesorería de la empresa
Si tenemos la información de los movimientos bancarios y los saldos de dinero disponible siempre actualizados, y en el mismo sitio la información sobre los pagos y los cobros previstos, tenemos toda la información necesaria para controlar la tesorería de la empresa, su evolución y las futuras necesidades de dinero en el tiempo (que es esencial en la gestión de negocios y empresas).
Traslada, concilia y controla tus bancos y tu dinero sin esfuerzo
En Cuéntica hemos diseñado una solución de conciliación bancaria integrada con la herramienta de gestión, para que la información bancaria:
- Se traslade a tu contabilidad de forma automática y continua.
- Se concilie e integre con tu información contable automáticamente
- Se convierta automáticamente en información actualizada y relevante para que controles tu negocio.
