7 errores habituales que la conciliación bancaria soluciona de golpe

Elaborar la contabilidad de un negocio pasa por recopilar primero la documentación de las operaciones realizadas y después registrarlas contablemente (cada operación tiene que tener un soporte documental que hay que conservar):

  1. Recopilar la documentación que justifica cualquier operación del negocio (facturas de ingresos, de gastos, de inversiones, tickets, recibos, contratos, etc).
  2. Registrar contablemente esas operaciones con la información que figura en los documentos. Tanto el ingreso, gasto o inversión como los cobros/pagos asociados a ellos (siempre que se hayan realizado y pueda justificarse).

Es obvio que la mayoría de los negocios reciben una gran cantidad de documentos y, además, los reciben por canales, en fechas y en formatos muy diferentes. Esto, unido al desfase temporal entre «disponer del documento» y «registrarlo en la contabilidad», hace que puedan existir por error diferencias temporales entre las operaciones realizadas y las registradas en la contabilidad.

Como la mayoría de las operaciones realizadas suelen llevar asociado un cobro o pago, una estrategia muy recomendable para validar el trabajo y evitar errores es revisar las operaciones registradas a partir de los extractos bancarios, porque en estos van a figurar siempre y de forma cronológica, todas las operaciones de cobros y pagos (salvo las realizadas en efectivo o por los propios socios). Para ello, se consigue el extracto bancario del intervalo de tiempo que corresponda y a continuación se hace un proceso de chequeo comprobando que cada movimiento del extracto está correctamente registrado en la contabilidad.

En la práctica, este proceso deconciliación bancaria es el principal método para encontrar discrepancias y posibles errores en la contabilidad. Es posible que algunas facturas, tickets o recibos se pierdan, no se reciban o que se registren erróneamente en la contabilidad. Pero en los extractos de las cuentas bancarias y de las tarjetas van a estar reflejados con exactitud los cobros y pagos de casi todas las operaciones realizadas.

Gracias a la tecnología, ahora podemos realizar procesos de conciliación bancaria muy automatizados, en los que el software detecta la mayor parte de las coincidencias entre operaciones y en los que se reduce enormemente – además del número de errores cometidos – el tiempo necesario para realizar el trabajo.

Principales errores que soluciona la conciliación bancaria

Los principales errores que podemos detectar y corregir haciendo un correcto proceso de la conciliación bancaria son:

1. Faltan por contabilizar ingresos o gastos en contabilidad. En el caso de que existan en los extractos bancarios cobros o pagos que no correspondan a las facturas o tickets registrados en la contabilidad, habrá que contabilizarlos y buscar las facturas omitidas o solicitar copia a los proveedores. 

2. Faltan por contabilizar gastos del propio banco hasta el momento desconocidos, como por ejemplo comisiones bancarias, liquidaciones de intereses, préstamos, tarjetas, etc.

3. Faltan por contabilizar gastos de otros proveedores que no tienen factura. Algunas operaciones no es necesario que tengan una factura asociada, pero sí estarán documentadas en los propios recibos o documentos bancarios. Algunas de estas operaciones son:

  • Recibos de primas de seguros.
  • Recibos de pagos de impuestos, tasas o servicios públicos que los ayuntamientos o diputaciones pasan al cobro directamente por el banco sin otro justificante. Como es el caso del IBI, impuesto de vehículos, suministros de agua, alcantarillado, basuras, etc.
  • Recibos de cuotas de distintos colectivos o servicios cuyo único justificante es el propio recibo o cargo bancario: cuotas de asociaciones o colegios profesionales, suscripciones, etc.

4. Hay cobros o pagos duplicados por error. O también puede ocurrir que haya facturas/gastos registrados por duplicado en la contabilidad.

5. Los importes de los pagos previstos no coinciden con los finalmente cargados en el banco. Por ejemplo en el caso de que un proveedor haya cargado de forma conjunta la suma de varias facturas, o que la cantidad cargada en el banco incluya – además del importe de la factura – otros gastos de comisiones, devoluciones o suplidos. 

6. Hay cobros y pagos realizados en cuentas bancarias o tarjetas distintas a las que figuran en contabilidad o en las propias facturas. Es decir, en el documento está especificado que el cobro o el pago se realiza en un medio en concreto, pero sin embargo finalmente se abona a través de otro.

7. La fecha de cobro o pago es diferente. Un error muy habitual es que las fechas indicadas para el cobro/pago sean diferentes según si se miran en el extracto bancario o en la factura. 

El objetivo del proceso de conciliación bancaria es poder validar que no existen errores contables en el registro de las operaciones financieras y, de forma más especifica, asegurarse de que:

  • Todos los movimientos bancarios estén recogidos en la contabilidad.
  • Estos movimientos de cobros y pagos se corresponden con las operaciones contabilizadas de ingresos y gastos a las que están asociados.
  • No faltan por contabilizar operaciones que no estaban bien documentadas.

Después del proceso de conciliación, los saldos pendientes de cobro y pago con clientes o proveedores que figuren en la contabilidad deberán ser correctos y estarán justificados y controlados para poder hacer las reclamaciones o el seguimiento que corresponda. Así es como la conciliación contribuye significativamente a tener controlado nuestro negocio con información correcta y actualizada.

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