Un gasto suplido es aquel gasto que un profesional (autónomo o empresa) paga en nombre de su cliente y que posteriormente le repercute en la factura por el mismo importe exacto que ha pagado, sin añadir ningún margen de beneficio.
Lo más importante de este tipo de gastos es que actúas como intermediario/a: pagas algo por encargo de tu cliente y luego le pides que te lo reembolse.
Para que un gasto sea considerado «suplido» debe cumplir todos estos requisitos:
- Debe ser pagado en nombre del cliente (existe un encargo o contratación previa).
- Debe estar justificado con una factura a nombre del cliente (no a tu nombre).
- Debe repercutirse por el mismo importe exacto sin añadir ningún margen.
Ejemplos de gastos suplidos
Los gastos suplidos son habituales en ciertas profesiones. Por ejemplo:
Arquitectos:
- Tasas de licencias de obra pagadas al Ayuntamiento en nombre del cliente.
- Certificaciones oficiales necesarias para el proyecto.
Abogados y asesores:
- Tasas judiciales.
- Honorarios de notarios o registradores.
Guías turísticos:
- Entradas a museos o monumentos compradas para los clientes.
- Tickets de transporte público para el grupo.
- Reservas en restaurantes pagadas por adelantado.
Qué no es un gasto suplido
Hay dos casos que suelen generar confusión y que no son gastos suplidos. Los vemos a continuación aclarando las dudas habituales.
Recursos que utilizas para tu trabajo
Los materiales o servicios que adquieres para realizar tu trabajo no son gastos suplidos, aunque sean algo necesario para un cliente concreto. Si los adquieres tú y la factura es a tu nombre, entonces es un gasto normal (no un suplido). Ejemplos:
- Un diseñador gráfico que compra imágenes de stock para un proyecto: esto es un gasto propio necesario para ofrecer tu servicio, no un suplido.
- Una fotógrafa que adquiere reflectores para una sesión específica: es un gasto de tu actividad profesional, no un suplido.
- Una traductora que contrata a otro traductor para una parte del proyecto: es un gasto de subcontratación, no un suplido.
Productos o servicios con margen de beneficio
Si añades cualquier margen de beneficio al coste original del gasto, entonces ya no es un gasto suplido. Por ejemplo:
- Una agencia de marketing que cobra un 15% adicional sobre los costes de publicidad de Google Ads.
- Un autónomo que se dedica a la importación que añade un margen a los gastos de aduana y los incluye en la factura.
Implicaciones fiscales de los gastos suplidos
Los gastos suplidos tienen características especiales a nivel fiscal.
En relación al IVA:
- Aunque los incluyas en la factura que le emites a tu cliente junto a tus servicios, no llevan IVA, ya que no son parte de tu actividad económica.
- No puedes deducirte el IVA de los gastos suplidos (porque la factura original no está a tu nombre).
En relación al IRPF:
- No computan como ingreso en tu actividad económica, no son parte de tus servicios.
- No son gastos deducibles en IRPF porque la factura esta a nombre de tu cliente y se los deducirá él como gasto.
Obligaciones fiscales: libro de gastos suplidos y provisiones de fondos
Cualquier profesional que opere con gastos suplidos deberá mantener, además del resto de libros oficiales obligatorios, un libro específico con el detalle de todos los gastos suplidos y provisiones de fondos.
Qué documentación debes guardar para justificar un gasto suplido
Para que Hacienda acepte un gasto como suplido en caso de inspección, debes conservar:
- La factura original del proveedor, que debe estar a nombre de tu cliente (y no a tu nombre).
- El justificante de pago del gasto.
- Un justificante del encargo o contratación por parte del cliente en el que quede claro que se va a realizar dicho pago.
Resumen
Los profesionales que, por su actividad, suelen trabajar pagando gastos suplidos, también suelen pedir a sus clientes que les adelanten una cantidad de dinero para hacer frente al pago de estos suplidos. Este dinero que reciben se llama provisión de fondos y sirve para cubrir estos pagos del cliente, haciéndose al final una liquidación para ajustar la diferencia.
