Facturae: todo lo que necesitas saber

Una factura electrónica es aquella que se expide y se recibe en formato electrónico y está regulada por la ley, del mismo modo que la factura convencional.

Las facturas electrónicas deben contener la misma información que su versión en papel y ambas tienen los mismos efectos legales, pero la electrónica tiene la característica adicional de requerir el consentimiento del destinatario.

Resumen: 5 claves de la factura electrónica (facturae)

  • Tiene los mismos efectos legales que la factura en papel.
  • Es un archivo en formato XML que se genera con un programa especializado en facturación.
  • El usuario debe firmar ese archivo con su certificado electrónico para después enviarlo al destinatario.
  • De momento solo es obligatorio para facturar a Administraciones Públicas si es un importe mayor de 5.000€.
  • Se van a ir dando pasos para que sea poco a poco adoptada en el sector privado y entre los consumidores.

Para qué existe la factura electrónica

El objetivo de la factura electrónica es permitir el intercambio de facturas de forma segura y fiable entre sistemas informáticos. Se emiten en un formato digital que facilita la conservación, la lectura y la gestión automatizada de las facturas.

Actualmente, las empresas con gran volumen de facturación se están sumando a este formato por los beneficios que ello supone, como el ahorro de costes o la completa integración de los sistemas administrativos con el software contable.

Desde 2015, todas las facturas emitidas a las Administraciones Públicas (estatal, autonómicas y locales) tienen que ser electrónicas.

Características de las facturas electrónicas

Cualquier factura, sea electrónica o en papel, tiene que reflejar la realidad de las operaciones que documenta.

Es responsabilidad del emisor garantizarlo, asegurando el cumplimiento de las tres garantías exigidas:

  1. Legibilidad. El formato es correcto para poder ser leída por el programa informático que la emita o reciba.
  2. Autenticidad. La identidad del emisor está garantizada.
  3. Integridad. El contenido es auténtico y no ha sido modificado.

Los dos últimos requerimientos suelen ser garantizados mediante una firma electrónica avanzada (por ejemplo mediante un certificado digital). Sin embargo, existen otras opciones, como el conocido como EDI (Intercambio Electrónico de Datos) o mediante otros medios que los interesados hayan comunicado con antelación a la Administración.

Tipos de factura electrónica

Hay dos tipos de «facturas electrónicas»:

  1. Facturas en formato estructurado (XML). Contienen datos generados por el emisor de la factura. Estas son las que están en formato XML.
  2. Facturas en formato no estructurado (imagen o PDF). Se les llama «electrónicas» porque son documentos digitales, pero son básicamente una imagen. Requieren un sistema de reconocimiento de imágenes (OCR) para la lectura y digitalización.

En realidad, las que más interesan son las primeras porque son las que realmente suponen un paso adelante en el control, manejo y automatización de la facturación. Este es el caso de la facturae, una factura electrónica en formato estructurado.

Si abres un archivo de facturae verás que es un código de programación, no está pensado para que las personas tengamos que abrirlo y editarlo, sino para que se entiendan digitalmente entre sistemas informáticos.

Ejemplo de código XML en una facturae

¿Qué es facturae?

Facturae es el nombre de ese formato digital en el que se emiten y reciben las facturas electrónicas. Fue creado por la Administración Pública, está basado en el estándar XML y es el que se utiliza en España para el intercambio de facturas electrónicas.

Requisitos para emitir y recibir facturas electrónicas

Es importante saber que la expedición de la factura electrónica está condicionada al consentimiento del destinatario para recibir por vía electrónica este tipo de facturas, además de tener consensuado el formato entre ambos. Sin embargo, hay requisitos independientes para cada una de las dos partes.

El emisor se responsabiliza de garantizar la legibilidad, autenticidad e integridad de la factura. Para ello, necesita disponer de un certificado electrónico validado por la Administración Tributaria y conservar la factura durante el tiempo exigido por la legislación.

Por tanto, para emitir facturas electrónicas solo necesitas un programa informático que genere este tipo de facturas en formato facturae (XML), como Cuéntica, y un certificado electrónico para firmar el archivo. Aquí explicamos cómo descargar en Cuéntica una factura en formato facturae.

Descarga de una factura en formato facturae en Cuéntica

En cuanto al receptor, lo que necesita es tener un programa para la visualización y validación de la factura.

Destinatarios de facturas electrónicas

Con la legislación actual, solo es obligatoria la factura electrónica cuando el destinatario es una Administración Pública y el importe de la misma es superior a 5.000€.

No obstante, vemos los tres casos con más detalles a continuación.

Si el destinatario es una Administración Pública

Es obligatorio emitir facturae cuando el destinatario sea la Administración Pública y el importe a facturar supere los 5.000 euros. Para presentarlas, deben tramitarse a través del portal FACe, una plataforma que permite generar y enviar facturas electrónicas a la Administración Pública de forma gratuita para todos los profesionales y empresarios.

Si el destinatario es una empresa privada

Si la transacción se realiza entre empresas privadas, todavía no es obligatoria la facturación electrónica. Sin embargo, la Administración está dando pasos para impulsar la adopción de la factura electrónica en el sector privado.

Actualmente, las empresas consideradas como «de especial incidencia en la actividad económica» (suministros de luz, gas, electricidad, telecomunicaciones, entidades bancarias, aseguradoras, transportes, agencias de viaje y grandes superficies) tienen la obligación de facilitar la interlocución telemática si el usuario de sus servicios cuenta con certificado reconocido de firma electrónica.

Buscando ese avance en la implantación de facturae en el sector privado, la Administración ha creado la plataforma FACe B2B buscando la interconexión entre sistemas de distribución de facturas.

Si el destinatario es un consumidor final

Si la facturación está dirigida a consumidores finales y la empresa pertenece a algún sector con especial incidencia en la actividad económica (los comentados en el punto anterior), la empresa está obligada a ofrecerle la opción de facturae con el consentimiento expreso del destinatario.

En la solicitud de ese consentimiento al consumidor, la ley especifica que deberá estar clara la forma en que se recibirá la factura y también la forma en que el particular podrá revocar el consentimiento.

Caso especial: País Vasco y Ticketbai

Los autónomos y empresas del País Vasco están mucho más al tanto de las novedades de la facturación electrónica, puesto que las tres diputaciones ya han puesto en marcha Ticketbai, el sistema que regula la forma de facturar en País Vasco.

Al emitir y enviar una factura compatible con Ticketbai, en realidad se está generando precisamente una factura electrónica en formato facturae con su correspondiente firma por parte del emisor de la misma.

Podemos esperar que poco a poco la Administración siga dando pasos en esa dirección: que todas las empresas y autónomos en España utilicen la factura electrónica para todas sus transacciones de bienes y servicios.

Enlaces adicionales y más información:

Publicado por Elena Ruiz

Asesora contable y fiscal de Cuéntica

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