En muchas actividades económicas y profesionales, el trabajo se suele organizar «por lotes». Dependiendo del sector, se suele trabajar por proyectos, obras, expedientes, etc. Si es tu caso, es necesario tener un control específico y poder hacer un seguimiento completo en tiempo real del estado en cada momento y del resultado final del mismo.
¿Por qué usar etiquetas para la gestión de proyectos?
El uso de etiquetas en tu contabilidad te va a ayudar a tener controlados muchos aspectos del proyecto y disponer de información inmediata de su estado y evolución. En concreto te puede ayudar a tener:
- Control económico de todos los ingresos y gastos asociados.
- Control de su rentabilidad y evolución económica.
- Control de la tesorería que genera o consume.
- Control de los proveedores, colaboradores y sus costes.
- Control de toda la documentación económica del proyecto.
Mi compañera Elena ha redactado un post con los diferentes casos en los que las etiquetas son de especial ayuda para tener toda la información más organizada y accesible.
¿Cómo usar las etiquetas para gestionar proyectos en Cuéntica?
1. Etiqueta los ingresos del proyecto
Crea una etiqueta que identifique al proyecto y asígnasela a todas las facturas de venta que correspondan a ese proyecto. Si al mismo cliente también le vas a facturar algún concepto fuera de ese proyecto, ten la precaución de crear dos facturas diferentes para etiquetar solo la que corresponda al proyecto.
Si la factura emitida al cliente no las has hecho en Cuéntica o si los ingresos del proyecto están documentados de otra forma (contratos, resolución de subvenciones…) regístralos desde el apartado de «Otros Ingresos» y asígnales igualmente la etiqueta del proyecto.
[PRO TIP] Desde el listado de facturas o del otros ingresos, puedes seleccionar todos los registros que correspondan a ese proyecto y, al final de la tabla, en el desplegable de «acciones múltiples», puedes añadirles la etiqueta del proyecto a todos ellos de una sola tacada.
2. Etiqueta los gastos del proyecto
Asigna esta misma etiqueta a cada gasto o inversión que sea específico de ese proyecto. Si tienes facturas de compras que incluyen tanto gastos del proyecto como otros distintos, y quieres ser exhaustivo, puedes registrar dos gastos diferentes – uno por cada concepto – y así poder etiquetar el que corresponde al proyecto.
Si compras algún elemento que es una inversión puedes también etiquetarlo si solo se va a destinar al proyecto, e incluso puedes registrar como gasto del proyecto su desgaste (amortización).
3. Confirma los cobros y pagos
Confirma los cobros y los pagos asociados a todas las facturas de ventas y compras etiquetadas. De esta forma verás en todo momento la tesorería real del proyecto actualizada.
4. Informe económico del proyecto
Siguiendo estos tres simples pasos vas a poder visualizar en cualquier momento el estado económico del proyecto desde la herramienta de Informes económicos y filtrando por la etiqueta de ese proyecto.
Solo tienes que seleccionar el intervalo de fechas y la etiqueta del proyecto:
Ejemplo de gestión económica de un proyecto
En este ejemplo puedes ver el resumen económico de un proyecto realizado por un profesional autónomo que consistía en el desarrollo de una web corporativa para un ayuntamiento. Para el desarrollo del mismo, ha tenido que subcontratar a otros profesionales que se encargaban de algunas partes concretas del proyecto.
Con este informe, de un simple vistazo puedes comprobar la situación económica del proyecto en el periodo seleccionado, e incluso su evolución si vas modificando las fechas sobre las que generar el informe. Ves rápidamente:
- el beneficio acumulado del proyecto (5.238€),
- el desglose de todos los tipos de ingresos y de gastos, separando aquellos gastos directos del desarrollo de la web vendida (trabajos subcontratados de diseño, maquetación, etc) del resto de gastos (comerciales, desplazamientos, etc) y
- el margen bruto del proyecto (la diferencia entre los ingresos y los costes directos)
Igualmente, es muy importante el control de la tesorería relativa al proyecto, controlando los cobros y pagos que ya se han realizado y aquellos que están todavía pendientes. Puede ocurrir que un proyecto sea rentable pero sin embargo provoque problemas temporales de tesorería, como en el ejemplo anterior del desarrollo de la web, en el que se ve cómo en el momento actual se han pagado 2.359,84€ más de los cobrados y que está financiando a su cliente hasta que no cobre los 7.129,60€ pendientes.
Control económico de proyectos
Además del resumen gráfico y económico del proyecto, con las métricas más relevantes, es interesante tener un desglose detallado de todos los ingresos y gastos del proyecto. Es siempre recomendable guardar los justificantes de los mismos, ya no solo por control interno, sino también en caso de necesitar realizar una justificación de presupuestos, de subvenciones, una negociación con proveedores, etc.
Uso avanzado de etiquetas (selección múltiple)
Si compruebas por ti mismo la ventajas que supone el uso de etiquetas para controlar un proyecto concreto, puedes seguir avanzando usando las etiquetas de forma sistemática para controlar todos tus proyectos a la vez, una línea de actividad o un departamento completo.
Por ejemplo, supongamos que el profesional del ejemplo anterior se dedica a desarrollar tanto apps móviles como páginas web, y además también suele impartir algún curso/taller formativo sobre tecnología. En ese caso, podría usar la etiqueta «formación» siempre que sea un ingreso o un gasto relacionado con uno de esos cursos o talleres. La etiqueta «desarrollo» la asignará a todos los trabajos de programación y además, a cada registro, le añadirá también la etiqueta «web» o «app» en función de si está relacionado con una o con otra actividad. En el ejemplo de la web del ayuntamiento, todos los ingresos y gastos tendrían dos etiquetas: «desarrollo» + «web».
Esto le permitiría seleccionar varias etiquetas para generar diferentes informes económicos:
- Informe del proyecto concreto de la web del ayuntamiento: filtrando para que el informe utilice las etiquetas «desarrollo» + «web» + «ayuntamiento».
- Informe de todos los proyecto web de este año: usando «desarrollo» + «web».
- Informe de todos los proyectos de desarrollo: usando solamente «desarrollo».
- Informe de todas las formaciones realizadas el año pasado: seleccionando solamente la etiqueta «formación».
