Una retención es la parte del importe de una factura o de una nómina que el pagador descuenta y que ingresa en Hacienda en nombre de quien cobra, como adelanto de sus impuestos (el IRPF o el Impuesto de Sociedades). El caso más habitual para un autónomo es la retención del 15% en las facturas de servicios profesionales. En este artículo explicamos quién está obligado a retener, en qué operaciones y cómo funciona.
¿Qué es la retención?
Las retenciones son cantidades de dinero que el pagador debe descontar del importe total de la factura de compra de algunos servicios profesionales, nóminas de trabajadores y otras operaciones concretas que la normativa fiscal exige.
El pagador es el obligado a aplicar la retención, para ello le deja de pagar al prestador del servicio un porcentaje del importe total de los servicios que figura en la factura o en la nómina. Esta retención debe ser luego ingresada por el pagador a la Agencia Tributaria, al final de cada trimestre natural en nombre del profesional al que se le descontó.
¿Cómo afecta económicamente una retención?
El efecto final de la retención es neutro, tanto para el pagador que la aplica como para el que la soporta:
- El pagador finalmente acaba pagando el importe total de la factura, porque la retención la ingresa en la Agencia tributaria.
- El «vendedor» cobra el importe neto de la factura o nómina (descontada la retención) y el resto lo recuperará al hacer su declaración de la renta o el impuesto de sociedades. En ese momento, Hacienda le devolverá este importe o lo restará del resultado que le sale a pagar en la declaración si éste es superior.
¿A quién le tengo que retener?
Tienen que practicar la retención las empresas, profesionales y empresarios que en el ejercicio de su actividad económica han comprado o contratado servicios que deben pagar.
Las rentas más habituales sujetas a retención son las siguientes:
- Retención a los trabajadores en cada nómina.
- Retención en las facturas de alquiler de los propietarios de locales e inmuebles que se alquilan para la actividad económica.
- Retención a los «profesionales liberales» en las facturas que envían por sus servicios prestados.
- Retención en las facturas que envían algunos empresarios (personas físicas) que realizan determinadas actividades que están tributando en módulos (estimación objetiva).
- Retención de carácter financiero por el pago de dividendos a socios o de intereses de algunos préstamos recibidos.
No tienen que retener quienes no son empresa, profesionales o empresarios, es decir, los clientes particulares que no realizan una actividad económica.
¿Cómo se practica una retención?
El primer paso para aplicar una retención es documentarla. Debe figurar en el documento correspondiente:
- Retención de profesionales: en la factura emitida por el profesional.
- Retención de empresarios en módulos: en la factura emitida por el empresario.
- Retención de alquileres urbanos: en la factura emitida por el propietario del local.
- Retenciones de trabajadores: en las nóminas.
- Retenciones de dividendos o préstamos: en los recibos de liquidación.
Esto supone que, excepto en el caso de las nóminas y de los recibos de liquidación de dividendos y préstamos, que son hechas por el propio pagador, en el resto de casos el documento donde se refleja y calcula la retención lo emite el propio cobrador.
¿Quiénes están obligados a retener?
El autónomo (o la empresa) obligado a practicar la retención e ingresarla en Hacienda es siempre el pagador. Este es un aspecto bastante desconocido que induce y genera muchos errores en el día a día.
De esta forma, si el cliente recibe una factura de un proveedor con una retención mal calculada o sin incluir retención cuando debería llevarla, el responsable ante la administración tributaria es el que recibe la factura y no quien la ha emitido.
Por ello, y para evitar problemas, o que luego Hacienda exija al receptor de la factura los importes no ingresados por un error del vendedor, cuando se recibe una factura de este tipo hay que comprobar siempre:
- El tipo de retención y que la cantidad calculada sea la correcta.
- Si no lleva retención y es una de las operaciones anteriores. En ese caso, hay que reclamarle al emisor que la incluya en la factura.
Te recomendamos que leas el siguiente artículo si quieres saber a quién debes retener tú como autónomo o empresa.
¿En qué excepciones no se aplican retenciones?
En algunos casos, la normativa permite no aplicar retenciones o aplicar retenciones en un porcentaje inferior al normal. Por ejemplo, los servicios profesionales están sujetos a una retención del 15%, pero puede ser menor para nuevos profesionales.
En estos casos el receptor de la factura debe pedir al emisor un certificado en el que conste el motivo y precepto legal que le permite no aplicar retención o aplicar un porcentaje inferior. Este certificado lo debe de conservar el receptor para acreditar ante Hacienda las cantidades que ingrese en caso de revisión.
Cálculo de retenciones IRPF
El importe de la retención se calcula aplicando el porcentaje de retención que corresponde a cada tipo de operación sobre el importe bruto total de la nómina o de la factura.
En el caso de las facturas se aplica sobre el importe antes de aplicar el IVA correspondiente. Sólo en el caso de las facturas de agricultores en módulos la retención se aplica sobre el total de la factura incluyendo el IVA.
¿Cómo se declaran las retenciones?
Las retenciones practicadas deben ser ingresadas al final de cada trimestre natural en el que se han practicado.
El ingreso trimestral se realiza mediante:
- El Modelo 111 de la AEAT, un modelo trimestral por el que las empresas y autónomos declaran e ingresan las retenciones que han practicado durante el trimestre a trabajadores, a profesionales o a empresarios. Por esta razón debemos garantizar que incluyan:
- Retenciones de trabajo (trabajadores y administradores).
- Retenciones a profesionales.
- Retenciones de actividades económicas.
- El Modelo 115 de la AEAT, conocido comúnmente como la declaración trimestral de las retenciones por alquileres. Como su nombre de facto indica, sólo debe incluir:
- Retenciones de alquileres urbanos.
- El Modelo 123 de la AEAT, una declaración fiscal inaplazable que acumula las retenciones e ingresos a cuenta sobre rentas de capitales. Las cantidades que debe incluir son las correspondientes con:
- Retenciones de dividendos y préstamos.
Al final del último trimestre, junto con la declaración trimestral, se debe presentar también un resumen anual de cada tipo de retención aplicada, detallando en este momento el importe total del ejercicio de las retenciones aplicadas a cada persona física o sociedad, que se debe identificar en ese momento.
Los modelos para hacer los resúmenes anuales de retenciones son:
- Modelo 190: resumen anual de los modelos 111 (retenciones a otros profesionales)
- Modelo 180: resumen anual de los modelos 115 (retenciones del alquiler)
- Modelo 193: resumen anual de los modelos 123 (retenciones sobre rentas de capitales)
Certificado de retenciones practicadas
Después de la presentación de los resúmenes anuales se suele emitir y enviar un certificado a cada uno de los trabajadores o profesionales a los que se les ha retenido, haciendo constar en ese documento las cantidades declaradas en estos resúmenes anuales.
El certificado de retenciones practicadas es el documento que reciben los trabajadores y profesionales todos los años para que les sirva para elaborar su declaración de la renta.
Todos los casos de retenciones están recogidos en el cuadro resumen de la Agencia Tributaria.