Desde hoy, todos los usuarios, independientemente del plan que tengáis contratado, tenéis disponible una nueva herramienta para conciliar los movimientos bancarios con los registros de Cuéntica.
Una vez activada, los movimientos de cuentas y tarjetas de crédito se importarán automáticamente, y la herramienta se encargará de cruzarlos con las facturas y gastos que tengas registrados en tu Cuéntica. De esa forma podrás conciliarlos con un solo click – o crearlos de manera rápida si no los tenías ya introducidos – y tener la contabilidad siempre actualizada y cuadrada con los bancos.
¿Qué es la “conciliación bancaria”?
Según la RAE, “conciliar” significa poner de acuerdo a dos o más personas o cosas. Y eso es lo que significa aquí también, ya que comparamos y “casamos” los movimientos del banco con los que figuran en la contabilidad del negocio. Es la mejor forma de comprobar que todos los movimientos del banco, tanto de cobros como de pagos, tienen asociado un registro en la contabilidad, ya sea en forma de factura, de ingreso, de gasto o de inversión.
En el caso de las sociedades, es obligatorio que cada movimiento bancario esté justificado y debidamente contabilizado. En el caso de autónomos y profesionales, aunque no estén obligados, es muy recomendable hacerlo para tener un control total sobre la tesorería del negocio y para tener la visión global exacta de ingresos y gastos.
Por ello, es habitual que tanto sociedades como autónomos y profesionales dedicarais hasta ahora un tiempo semanal, quincenal o mensual a “puntear” los extractos bancarios de manera manual. A partir de ahora, ese tiempo vas a poder dedicarlo a otras tareas más productivas.
¿Por qué creemos que deberías activar la conciliación bancaria en Cuéntica?
En una frase, porque te permitirá gestionar tu negocio y tus cuentas de forma más rápida, sencilla y eficaz. Activándola podrás:
- Detectar errores. El extracto bancario es la fuente más fiable en la que consultar todos los movimientos de dinero que tiene un negocio. Cuadrar tus registros en Cuéntica con los movimientos del banco es la mejor manera de detectar si hay algún registro que falta o si alguno está con datos incorrectos.
- Actualizar y confirmar los cobros/pagos automáticamente, reflejando la información real del movimiento en el banco. Por ejemplo, si tienes un ingreso en el banco de hace 5 días y lo concilias con una factura en Cuéntica cuyo cobro figuraba registrado como recibido hace 10 días, se actualizará automáticamente para que figure con fecha de hace 5 días, que es cuando ocurrió realmente.
- Trabajar más rápido, ya que ahora tendrás otra forma para crear un gasto, basándote en un movimiento bancario, capturando esa información automáticamente.
- Controlar la tesorería. Para todo autónomo o empresa el control de su tesorería es absolutamente crucial y con esta funcionalidad activada verás en tu panel de control tus cobros pendientes, tus pagos pendientes y tu saldo bancario acumulado, todo en una misma pantalla, para que seas plenamente consciente de tu situación.
Recomendación: leer el artículo que explica los 7 errores más habituales que un buen sistema de conciliación bancaria soluciona de un solo golpe.
¿Y cómo funciona?
Pues fácil y bien, como todo en Cuéntica, jejeje…
La nueva funcionalidad está en el apartado de Cobros y Pagos, y ya está disponible para todos los usuarios. Aquí tienes una guía que explica paso a paso cómo activar la conciliación y también la lista completa de todos los bancos y cajas que son compatibles con la nueva funcionalidad.
Para activarla solo tienes que autorizar a Cuéntica para acceder a tu cuenta e importar los movimientos. Las claves de acceso solo nos permiten consultar movimientos y descargarlos, pero no hacer operaciones bancarias en tu nombre – para eso hacen falta claves de confirmación – así que puedes cumplimentar ese paso con total tranquilidad (*).
Una vez hayamos importado los movimientos, comienza “el juego del match“.
El sistema habrá hecho su magia analizando tus movimientos del banco y cruzándolos con tus facturas, gastos, cobros y pagos. A continuación te presentará las sugerencias de coincidencias en una página con dos columnas: a un lado los movimientos del banco y al otro los de Cuéntica. Solo te quedará hacer click para confirmar que el match es correcto y quedarán conciliados definitivamente.
Si para un movimiento del banco no hubiera registros de tu contabilidad que podrían encajarle, no pasa nada. Podrás buscarlo manualmente desde ahí (quizás lo introdujiste con otro nombre, o los importes no cuadran porque te han cobrado una comisión, por ejemplo), o bien crear un nuevo registro directamente desde ahí, capturando los datos del movimiento bancario.
Objetivo: conciliación 100%
Igual que los gurús de la productividad hablan de gestionar el email con el objetivo inbox zero, los de la eficacia contable hablan de conciliación 100%, o lo que es lo mismo, que no haya movimientos pendientes de conciliar, porque eso significará que tanto el banco como la contabilidad son exactamente iguales, que está todo controlado y que no se ha escapado nada.
Las sociedades lo tienen claro, pero autónomos y profesionales no siempre lo cumplen. Esperamos que con esta herramienta ese objetivo sea más alcanzable y todos podamos tener las cuentas claras… ¡y recuperemos tiempo para tomarnos un chocolate bien espeso!
[BONUS TIP]: si eres autónomo o profesional, ten cuentas y tarjetas independientes para gastos personales y gastos del negocio. Así no se te mezclarán y podrás alcanzar ese objetivo de conciliación 100%.
(*) Si prefieres probar el sistema sin introducir tus claves, puedes importar un fichero con los movimientos del periodo que quieras conciliar (asegúrate que es formato “norma 43” cuando lo descargues de tu banco) y así ves la potencia del sistema y las ventajas de activar la sincronización automática.
