Contabilizar los gastos puede ser una tarea tediosa para un trabajador autónomo: recopilar las facturas, registrar los gastos, revisar que no se ha escapado ninguno a la hora de cerrar el trimestre… Por eso, en Cuéntica nos esforzamos por aligerar esta tarea lo máximo posible. 💪
Si al registrar cada gasto en la herramienta adjuntas también la factura original, tendrás asociado cada registro a su documento acreditativo y, por tanto, tendrás toda la información centralizada en un mismo lugar. Como Cuéntica permite descargar toda la documentación en cualquier momento, incluyendo los adjuntos, con un par de clics puedes generar tu libro de gastos con el justificante de cada uno para guardártelo o archivarlo como necesites.
💡 Los autónomos tienen que conservar las facturas originales como documentos acreditativos de los gastos. Mi compañera Marta recopila en este artículo toda la documentación que debe conservar un autónomo.
Para que el sistema se adapte a la forma de trabajar de cada autónomo, puedes registrar los gastos del día a día de tres maneras distintas. A continuación explico cada una de ellas.
Subiendo el archivo del gasto
Es la manera más “manual” de registrar los gastos en Cuéntica. Seleccionas o arrastras los documentos para crear un nuevo gasto, se carga automáticamente la previsualización del adjunto que has subido y quedarán los datos del mismo a la derecha para que termines de completarlo de forma rápida y sin errores.
Reenviando a tu buzón de gastos
La función que llamamos “buzón de gastos” está pensada para la rutina del día a día: cuando recibes la factura de un proveedor por email, reenvías el correo a la dirección de tu buzón con el documento como adjunto y éste quedará guardado en la herramienta, a la espera de terminar de registrar el gasto asociado al mismo.
Tu buzón de Cuéntica viene con una dirección por defecto pero puedes personalizarla para convertirla en una dirección más corporativa (encarna.vales@documentos.cuentica.com). Así, puedes guardarte esa dirección en tu lista de contactos para que sea más fácil reenviarte cada gasto que te llegue o incluso hacer que las facturas de tus proveedores lleguen ahí directamente, para que no tengas ni siquiera que reenviártela.
Todos los documentos que envías a tu buzón se queden en el apartado “Documentos pendientes” a la espera de crearles un gasto cuando te pongas a revisar los gastos de la semana, del mes o del trimestre para cerrar la contabilidad y que no se te quede ni un solo gasto sin contabilizar.
💡 Recomendación: echa un vistazo a la guía de configuración y uso para conocer más detalle el funcionamiento de esta función y también al post de mi compañero Guillermo en el que explica 4 trucos para sacarle todo el partido al buzón de gastos.
Una vez se ha registrado el gasto, el documento aparece en la pestaña de “Procesados” junto con todos los que se han mandado anteriormente.
Desde tus movimientos bancarios
Cuéntica permite conectar tu banco con tu contabilidad para sincronizar los movimientos de tu cuenta bancaria con los cobros y pagos de tus facturas de ingresos y de gastos. Esta forma de meter gastos es superágil una vez que activas la sincronzación:
- Entras a la pestaña de “conciliación bancaria” para revisar el extracto del banco sin salir de Cuéntica.
- Cada pago que coincida con un gasto que ya tienes guardado, saldrá ya enlazado para confirmarlo con un clic.
- Cada pago del extracto bancario que no esté asociado a ningún gasto todavía, te da la opción de registrarlo en ese mismo momento en tu contabilidad de forma rápida, con casi todos los datos ya autorellenados.
💡 Consejo: para usar la conciliación bancaria es recomendable tener una cuenta bancaria específica para los movimientos del negocio. De esta manera, en Cuéntica tendrás únicamente los movimientos correspondientes al negocio y no pagos de cosas personales.
Si te interesa esta opción, échale un vistazo a la guía de la conciliación bancaria en la que explicamos cómo funciona la sincronización y cómo utilizar la herramienta.
