Hace unas semanas presentábamos el buzón de gastos, una nueva funcionalidad con la que puedes ahorrar tiempo contabilizando gastos y, sobre todo, teniendo la tranquilidad de que todo está bajo control. Si te vas reenviando por correo electrónico directamente a tu buzón las facturas y tickets de gastos, cuando quieras dedicar un tiempo a tu contabilidad o quieras cerrar un trimestre, ya tendrás todos los documentos ahí preparados y ordenados para contabilizarlos muy rápidamente.
Aunque ya de por sí el buzón de gastos ahorra mucho tiempo, hay algunos truquitos que sacarle más partido.
1. Usa caracteres especiales al reenviar el gasto para identificar los campos importantes
Cuando envíes el correo a tu buzón adjuntando el gasto, prueba a añadir caracteres especiales en el asunto para ver la magia que hace Cuéntica: ✨
- Si pones un @ (arroba) en el asunto: cuando crees el gasto desde ese documento, Cuéntica buscará si tienes algún proveedor que coincide con lo que has puesto con la @ y se lo asignará automáticamente, sin que tengas que seleccionarlo a mano. Por ejemplo @vodafone.
- Si pones un = (igual): se autoseleccionará el tipo de documento que elijas. Por ejemplo, si el documento es un ticket, reenvíalo por correo a tu buzón poniendo en el asunto “=ticket”. Así, cuando crees el gasto, se pondrá el tipo de documento a “ticket” automáticamente.
- Si pones una # (almohadilla): estarás añadiendo esa etiqueta automáticamente al gasto que crees desde el documento. Si todavía no usas las etiquetas, Elena explica en un artículo los principales usos que les puedes dar. Por ejemplo, al reenviar este correo y poniendo este asunto, cuando crees el nuevo gasto en Cuéntica se autoseleccionará el proveedor “Dinahosting” y se auto-añadirá la etiqueta “hosting”:
2. Tu buzón es tu nuevo contacto 🤝
Si guardas la dirección de tu buzón como un nuevo contacto, te resultará mucho más sencillo reenviar las facturas o tickets conforme te lleguen a tu correo.
Puedes personalizar la dirección de tu buzón y adaptarla a tu nombre desde el apartado de Configuración → Preferencias de email. Por ejemplo, si tu nombre comercial y tu marca es “Encarna Vales”, puedes configurar tu buzón para ser encarnavales@documentos.cuentica.com.
3. Cambia el asunto para encontrar rápidamente el documento en el futuro 🔎
Muchas veces, cuando un proveedor te envía una factura por email, el asunto del correo no es muy descriptivo. 😅
Sin embargo, si al reenviarlo a tu buzón cambias el asunto para poner alguna palabra clave más descriptiva, te será mucho más fácil encontrar el documento.
4. Pásale la dirección a tus proveedores de confianza 📥
Muchos proveedores permiten configurar una dirección de email a la que enviarte las facturas. Si es un proveedor habitual, puedes poner la dirección de tu buzón de Cuéntica para que entren ahí directamente. Sigue estos dos pasos:
- Personaliza la dirección de tu buzón para adaptarla a tu nombre. Y guárdatela en tus contactos para que sea más fácil encontrarla y utilizarla.
- Añade la dirección del remitente (la de tu proveedor) como dirección autorizada en tu buzón. Por seguridad, tu buzón solo procesa los correos enviados desde las direcciones que tú autorices. Así las facturas enviadas desde ese remitente serán procesadas correctamente.
💡 Echa un vistazo a la guía sobre cómo usar y configurar el nuevo buzón de gastos para más detalles sobre su funcionamiento.
