¡Hola! 👋
Soy Elena, soy asesora fiscal en Cuéntica y, si trabajas con nosotras, casi puedo asegurar que ya nos habremos cruzado mensajes. 😊 Después de 6 años ayudando a autónomos en Cuéntica, creo que puede ser útil recopilar algunos consejos basados en mi experiencia. Son recomendaciones que, desde mi punto de vista, pueden marcar la diferencia para llevar una gestión organizada y una vida más tranquila en el Mundo Autónomo.
💡 Antes de entrar en materia, un recordatorio importante: es obligatorio tener el certificado digital. El certificado digital te va a permitir identificarte ante las Administraciones para realizar cualquier trámite (presentar impuestos, cambiar datos censales, comunicar la base de cotización, presentar la declaración de la renta…). MI compañera Marta explica cómo obtener el certificado digital en este post.
Vamos al grano. Te comparto algunas ideas sencillas y que pueden traer grandes beneficios.
Pedir factura siempre
Aunque parezca algo evidente, no siempre se cumple. Al revisar los registros de nuestros clientes, es común encontrar gastos sin una factura asociada. Pedir siempre factura a los proveedores es fundamental (y obligatorio). La única forma válida de acreditar un gasto es a través de la factura y, sin ella, en caso de una revisión de Hacienda, ese gasto podría no considerarse deducible. 😬
Hay ciertos gastos que generan controversia para Hacienda, como los gastos por desplazamiento. Por ello, si necesitas realizar un desplazamiento derivado de tu actividad, solo te puedes deducir el gasto de gasolina derivado del desplazamiento (y debes de poder acreditarlo) y la factura debe incluir el número de matrícula.
Además, es obligatorio conservar los justificantes de los gastos durante al menos 4 años. En este post te explicamos toda la documentación que deben conservar los autónomos. Si trabajas con Cuéntica, puedes exportar todos los adjuntos en un ZIP y en el orden en el que se generan los libros oficiales, tienes toda la documentación preparada en minutos en caso de inspección de Hacienda.
Tener una previsión de los pagos
Es muy importante controlar la situación de los cobros y pagos, pero en esta ocasión quiero centrarme en los pagos que van a ocurrir próximamente. Con un pequeño esfuerzo de organización puedes tener una mejor previsión y más tranquilidad. Y es que hay algunos gastos y pagos que a veces no se tienen en cuenta en las previsiones:
- Resultado de impuestos → El pago de los impuestos no se considera un gasto como tal para los autónomos, pero es importante tener una previsión del resultado de los impuestos antes de presentarlos.
- Cuota de autónomos → Fiscalmente tampoco se considera un gasto, aunque sí que es deducible en renta. Incluir la cuota de autónomos en la previsión de los pagos es importante, porque si Seguridad Social intenta realizar el cargo de la cuota (que se realiza el último día hábil del mes) y la cuenta bancaria no tiene fondos suficientes, puede tener recargo o perder las bonificaciones que viniera disfrutando, como la tarifa plana.
- Gastos periódicos → Gastos recurrentes que a lo mejor pasan desapercibidos a la hora de realizar la previsión, como las suscripciones a herramientas o renovaciones de licencias.
Si realizas compras o ventas en el extranjero
Si realizas compras o ventas con países de la Unión Europea, te recomiendo darte de alta en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios) e informar al proveedor de que estás dado de alta en el ROI para que te trate como profesional y no te cobre el IVA (de lo contrario, ese IVA no será deducible). Para verificar si un cliente o proveedor está registrado en el ROI, puedes consultar el listado del VIES.
En cambio, si compras productos a un país que no pertenece a la UE, se considera una importación. En ese caso, debes tener los siguientes documentos de cada importación:
- Factura del proveedor extranjero: en la factura deben aparecer los datos fiscales del proveedor y del autónomo.
- DUA (Documento Único Administrativo): generalmente, este documento está incluido en la factura de la empresa de transporte que gestiona el envío de la mercancía a España.
Guardar el justificante de presentación de los impuestos
La forma de demostrar que se han presentado los impuestos es mediante el PDF que se genera al hacerlo. Cuando se presentan los modelos (por ejemplo, usando el fichero que se genera en Cuéntica), Hacienda emite un PDF con el modelo cumplimentado. Este documento es el justificante oficial y debe guardarse siempre como prueba de la presentación.
Se pueden descargar los modelos presentados consultando en la web de Hacienda, pero para tener todo centralizado, te recomiendo registrar el resultado de los impuestos en Cuéntica y así tener todo centralizado.
Conservar la documentación del alta de autónomo
Muchas veces quiero revisar la documentación del alta como autónomo de algún cliente, bien para asegurarme de que su cuenta en Cuéntica está configurada correctamente o bien para revisar si hay algo que corregir en sus obligaciones, y me encuentro con que muchos no saben dónde tienen esa documentación. 🫠
Es importante tener localizada la documentación de tu alta como autónomo tanto en Hacienda como en Seguridad Social. Normalmente, la empresa (gestoría, punto PAE, etc) que gestiona el alta de autónomo facilita la documentación definitiva. Si no, ahora es un buen momento para descargarla de las webs oficiales y guardarla. 🙏
Si trabajas desde casa, asegúrate de que has comunicado a Hacienda los metros de tu oficina administrativa en tu vivienda, de cara a poder deducirte un porcentaje de tus gastos. Esta información aparece en el modelo 036 del alta, así que es buen momento para revisarlo. 😉
Para tener la certeza de estar cumpliendo con tus obligaciones fiscales, es obligatorio que tu información fiscal en Cuéntica esté configurada correctamente. Escríbeme si necesitas que te ayude. 💪
Calcular tu cuota de autónomos
Desde el 2023, los autónomos cotizan en función de sus rendimientos económicos. Una vez al año, Hacienda y Seguridad Social cruzan datos para hacer la regularización de la base que comunicaron los autónomos el año anterior en función de su previsión y lo comparan con lo que finalmente declararon en la renta. Lo tienes todo explicado en la guía de las cuotas de autónomo.
Recomiendo ir comunicando la base de cotización correcta a lo largo del año para luego evitar sorpresas desagradables cuando se haga la regularización. Para ello, en Cuéntica tienes a tu disposición la calculadora de cuotas de autónomo en la que te calcula el tramo automáticamente contando con todo lo que tienes registrado en la herramienta. Si no eres cliente/a, también puedes usar una versión pública de esta calculadora para hallar el tramo que te corresponde según tus ingresos y gastos.
Tener una cuenta bancaria específica para tu actividad como autónomo
Parece que tener varias cuentas bancarias es algo únicamente para las grandes empresas con un volumen grande de movimientos y una contabilidad compleja… pero no es así. Aunque los autónomos no están obligados a tener una cuenta bancaria específica, yo lo considero muy importante para tener una mayor organización.
Teniendo una cuenta bancaria exclusiva para tu actividad como autónomo:
- Tendrás dos cuentas independientes: una para tu vida personal y otra para tu vida profesional. Por tanto, tendrás todo mucho más organizado. No se mezclarán los gastos personales (la cuota de Netflix o la compra del súper…) con los gastos de la actividad (hosting, licencias, alquiler de oficina, suscripciones a herramientas…).
- La revisión de ingresos y gastos antes de cerrar el trimestre será mucho más rápida. Para repasar el trimestre solo tendrás que revisar el extracto bancario de la cuenta del negocio. Fin. Con la herramienta de conciliación bancaria de Cuéntica ya sí que te sales. 🏆
- Puedes analizar muy fácilmente el beneficio real de tu actividad (ingresos – gastos) sin posibilidad de errores ni movimientos que no correspondan.
- Evitas sorpresas. Si te pasan el cargo de la cuota de autónomos o de los modelos en la cuenta del negocio, te evitas sorpresas desagradables en tu cuenta personal a final de mes (o de trimestre). 😬
Escoger bien tu equipo fiscal ✌️
Los criterios en Hacienda van variando, las leyes fiscales cambian con frecuencia… por tanto, mi recomendación es que tener un buen equipo fiscal que te transmita confianza y seguridad. Una buena elección te va a permitir:
- Consultar las dudas fiscales o contables que te vayan surgiendo en el día a día.
- Estar al día de los cambios de normativas.
- Centrarte en tu negocio sin preocuparte por entender normativas complejas.
- Resolver consultas y realizar trámites con Hacienda, la Seguridad Social, etc.
- Tener la tranquilidad de hacer las cosas bien.
Si tienes alguna duda, puedes ponerte en contacto con nosotras sin ningún compromiso. Estaremos encantadas de ayudarte. ☺️
