Cuando se aproxima el fin de año hay que empezar a prepararse para los acontecimientos familiares, para escuchar villancicos de fondo 24/7, para comprar regalos a última hora, para esperar largas colas en cualquier sitio… y para revisar el estado de las cuentas del negocio por última vez. Aunque puede que nada de lo anterior sea especialmente apetecible, es muy importante revisar los datos del negocio antes de que acabe el año para:
- Evitar errores: hacer un chequeo y comprobación de los datos registrados en la contabilidad para evitar errores (y sus posibles consecuencias).
- Reducir el pago de impuestos: analizar los resultados acumulados del año para, en caso de tener beneficio, reducir al máximo permitido por la ley el futuro pago de los impuestos por ese beneficio.
A continuación comentamos los principales errores que suelen cometer los autónomos y PYMES al cerrar sus cuentas e impuestos del año, con la idea de que puedas hacer una revisión especial de cada uno de ellos.
Ingresos sin registrar
Además de los ingresos por tus facturas de venta, puede que tengas otros ingresos menos habituales pero que deben declararse igualmente. Estos ingresos pueden ser:
- Subvenciones o ayudas que hayas recibido para la actividad económica.
- Ingresos financieros: intereses o ganancias por productos financieros derivados de tu actividad económica.
- Autoconsumo: la legislación obliga a declarar también los propios servicios o productos que, en lugar de ser vendidos, han sido consumidos por el propio profesional o sus empleados.
- Variación de existencias en el almacén: si realizas una actividad que requiere tener un stock de productos o materias primas, hay que hacer un inventario para comprobar su valor a fecha 31 de diciembre. Si el importe de estas existencias es superior a la del 31 de diciembre del año anterior, la diferencia se considera un ingreso que hay que declarar. Si la diferencia es menor entonces se trataría de un gasto (que también sería deducible).
Facturas de venta no cobradas
Si al final del año tienes facturas de venta no cobradas con un retraso en el cobro superior a 6 meses (o que hayan sido reclamadas por vía judicial o notarial) se consideran facturas incobrables y se puede deducir como gasto el importe que no se ha cobrado. Es decir, si tienes facturas pendientes de cobro cuyo vencimiento fue el 30 de junio o anterior podrás imputarte un gasto por dicha pérdida.
Gastos sin registrar (por olvido)
No hace falta explicación. A cualquiera se nos puede olvidar registrar un gasto en la contabilidad. Para evitarlo, la mejor opción siempre es chequear los extractos del banco y de las tarjetas de crédito para comprobar que todos los cargos e ingresos que figuran en el extracto son gastos e ingresos registrados en la contabilidad.
Gastos de representación con clientes o proveedores
Sí son deducibles los gastos de representación. Los obsequios y entregas de muestras con objeto publicitario y los gastos de atención a clientes o proveedores (regalos, comidas, etc..), por su objetivo de promocionar las ventas del negocio, son deducibles pero siempre que no sobrepasen en conjunto el límite del 1% de la facturación total del año (en el caso de sociedades)
Gastos de formación y cursos
Si has realizado cursos de formación durante el año, su coste es deducible como gasto de la actividad siempre que estos cursos sirvan para realizar tu actividad económica o la obtención de ingresos en la misma.
No olvides que el día 31 de diciembre caduca el plazo para usar y justificar el crédito que se tiene para formación si la empresa tiene empleados por cuenta ajena. En concreto, si la empresa tiene menos de seis trabajadores dispone de un crédito total de 420€ que hay que justificar para que sea compensado en las siguientes cotizaciones a la Seguridad Social.
IVA deducido
Hay algunas compras en las que el IVA pagado no es deducible, por lo que finalmente este importe se pierde. Los principales casos de IVA pagado que NO es deducible son:
- Gastos de comidas, bebidas y hostelería: IVA deducible 0%.
- Gastos de gasolina u otros gastos de vehículos: solo es deducible el IVA de los gastos derivados del desplazamiento por el desarrollo de la actividad y, que además, se puedan justificar.
- Facturas de venta no cobradas: IVA ingresado pero no recuperado.
Esa parte de IVA no deducido en las declaraciones trimestrales de IVA (y perdido definitivamente) se puede recoger como un gasto más de la actividad, excepto en el caso del vehículo si se usa también para fines particulares.
Gastos extraordinarios
Además de los ingresos y gastos habituales al realizar una actividad económica, puede haber otros de carácter esporádico u ocasional que también pueden (y deben) declarase. Los ejemplos más típicos pueden ser:
- Pérdidas por roturas, accidentes, robos, etc. Deben ser registrados y conservar los justificantes que prueben la pérdida (denuncia, parte seguro, certificado chatarra, etc).
- Ventas de inversiones: para su registro se tiene que calcular la pérdida o beneficio de la venta por diferencia entre el precio de venta y el valor actual del bien (el coste de compra menos el importe ya amortizado hasta el momento de la venta).
Seguros de enfermedad de toda la familia
Se pueden deducir como gastos del negocio las cuotas anuales del seguro de enfermedad que incluya al autónomo, cónyuge e hijos menores de 25 años que viven con él, con un límite de 500€ por cada uno de ellos (ó 1.500€ por persona con discapacidad).
Gastos de la vivienda particular si trabajas en ella
En caso de realizar la actividad económica en tu propia vivienda particular, hay una serie de requisitos y porcentajes para poder deducir fiscalmente los gastos de la vivienda particular si trabajas en ella.
Gastos de restaurantes y hostelería
Los gastos de restaurantes, hostelería y dietas son deducibles siempre y cuando sean gastos necesarios para la actividad. En el caso de los autónomos, este gasto tiene un importe máximo diario deducible de 26,67€ (48,08€ en el extranjero). Estos límites máximos son superiores si también se pernocta (53,34€ en España siempre que sea en un municipio distinto de su residencia y lugar de trabajo habitual y 91,35€ en el extranjero). Es importante que estos gastos:
- Se guarden pruebas para acreditar ese gasto, como por ejemplo correos con clientes, agenda, gastos de parking, etc.
- Se hayan abonado a través de cualquier método electrónico de pago.
- Se hayan realizado en días hábiles (ni fines de semana ni festivos)
- Se realicen en establecimientos de restauración y hostelería específicos, como bares o restaurantes. No se aceptan, por ejemplo, platos preparados comprados en supermercados.
Gastos no deducibles
A lo largo del año hay pagos que corresponden a operaciones que no son gastos que puedan ser deducidos para calcular los impuestos. Los principales pagos que no son gastos deducibles son:
- Multas y sanciones. El pago de multas y sanciones impuestos por Hacienda, Seguridad Social, Tráfico u otra administración pública no se pueden deducir como un gasto fiscal. Tampoco son deducibles los recargos tributarios por apremio o por fuera de plazo. Todos estos se deben de registrar como «Gastos no deducibles» porque son gastos de la actividad pero no se pueden deducir para calcular el pago de impuestos.
- Cuotas de préstamos (la parte que se devuelve). Del importe total de las cuotas que se pagan por los préstamos que se hayan concedido, solo es gasto deducible la parte de la cuota que corresponde a los intereses. Es decir, la parte que corresponde a la devolución del principal en una cuota de préstamo no es un gasto deducible. Por ello, estas cuotas se deben registrar separando ambos conceptos: por un lado los intereses, que deben tener el tipo de gasto como «Gastos de intereses de préstamos», y por otro lado el resto de la cuota, con tipo «Devolución de principal». En esta guía puedes ver un ejemplo real cómo registrar las cuotas de préstamo en Cuéntica.
- Productos o servicios no necesarios para la actividad. Las compras no necesarias para la actividad o destinadas al uso particular del autónomo (o los socios de la sociedad) no son un gasto deducible. Por ello, tampoco son deducibles los donativos o regalos, salvo que éstos impliquen un beneficio para la actividad.
Pago de impuestos a Hacienda Estatal
Los pagos trimestrales de los modelos de impuestos de la Hacienda Española (AEAT) no son gastos deducibles. Es decir no se puede registrar como gasto el pago de los modelos 100, 111, 115, 123, 130, 131, 200, 202 y 303.
El pago de los impuestos se debe registrar en Cuéntica escogiendo «Impuesto» como tipo de documento y seleccionando el modelo de la Hacienda Estatal (AEAT) únicamente para tener controlada su presentación y pago. Carolina explica cómo contabilizar el resultado de los impuestos.
Pago de impuestos municipales y autonómicos
Sí que son deducibles los impuestos y tributos no estatales:
- Los impuestos, tasas y tributos municipales o locales pagados a Ayuntamientos como: IBI, impuestos sobre vehículos (IVTM), tasas por vertidos, basuras, etc.
- Los impuestos, tasas y tributos autonómicos pagados a Comunidades Autónomas y Diputaciones como: impuesto por transmisiones, operaciones societarias, tasas, servicios públicos, etc.
Duración y amortización de las inversiones
Cuando realizamos la compra de un producto que no se va a destinar a la venta sino al propio funcionamiento de la empresa, y además éste va a tener una duración superior a 1 año, esta compra no es un gasto sino una inversión. Sería el caso de inmuebles, maquinaria, vehículos, muebles, equipos informáticos, herramientas, etc.
El importe de las inversiones se deduce como gasto cada año (amortización) en proporción a los años que dura. Por ello se debe comprobar que los años de vida asignados en la contabilidad corresponden con los permitidos por Hacienda. Y en caso de terminar el año con beneficio, puede elegirse el menor número de años que permita Hacienda, para que de esta forma se amorticen las inversiones hechas este año en mayor porcentaje y aumentar así el gasto deducido.
Tenemos dos artículos, uno para autónomos y otro para sociedades, en los que puedes comprobar los años de duración y amortización permitidos para cada tipo de inversión:
Amortiza al máximo las inversiones
Hay casos en que la ley nos da la libertad de amortizar las inversiones en el número de años que deseemos (independientemente de las tablas anteriores). Estos serían los casos:
Para inversiones de escaso valor: cada inversión que hayas comprado durante el año y cuyo valor sea inferior a 300€ (sin incluir el IVA), se puede amortizar en el número de años que se desee. Por ello, en caso de tener beneficio puedes elegir «1 año» y amortizarlas totalmente en el año actual y así te deduces este año como gasto el importe total de esa inversión.
Para inversiones generadoras de empleo: si durante el año has aumentado la plantilla de trabajadores de la empresa y además también has hecho inversiones nuevas en bienes e inmuebles, estas inversiones podrán amortizarse en los años que quieras. La limitación en cuanto al importe máximo de la inversión que puede beneficiarse de esta libertad de amortización es de 120.000€ por cada puesto de trabajo en que se ha incremento de plantilla media durante el año.
Amortización acelerada
Si tu negocio es considerado como una empresa de reducida dimensión, las cantidades que se pueden llegar a deducir por la amortización podrían multiplicar hasta por 1.5, 2 o incluso por 3, según casos y requisitos, el importe calculado según las tablas de Hacienda.
Esta amortización acelerada no supone a medio plazo una reducción de impuestos real, puesto que aunque ahora puedas deducirte un importe superior en los años siguientes este mismo importe lo deducirás de menos, con lo cual no hay ahorro, solo estás retrasando el pago de los impuestos (y además exige que lleves un control adicional de estas diferencias).
Amortizaciones del año pendientes de registrar
No olvides registrar como gasto el importe total de las amortizaciones de todas las inversiones que la empresa ha ido acumulando durante todos los años y que están en funcionamiento. Hazlo después de registrar todos los gastos del año, para evitar olvidar inversiones posteriores. Si eres de los pocos que prefiere registrar este gasto trimestralmente aprovecha el último trimestre para revisar y ajustar el importe total anual.
Gastos de difícil justificación
Además de poder deducir como gastos todos los que realmente se han producido y se han registrado en tus libros contables y fiscales, la Ley de IRPF permite a los autónomos en estimación directa simplificada deducirse también como gastos de difícil justificación el 5% de la diferencia entre sus ingresos y gastos reales del año, con un importe máximo de 2.000€ al año. Para esto no tienes que registrar nada en tu contabilidad, simplemente se aplica esta deducción directamente al hacer la declaración de la renta.
Reducción del tipo impositivo en el Impuesto de Sociedades
El tipo general del Impuesto de sociedades sigue siendo 25%. No obstante las micropymes que facturen menos de un millón de euros tributan al 21% los primeros 50.000€ de Base Imponible, y el resto al 22%.
Finalmente, después de aplicar todos estos consejos para reducir fiscalmente el beneficio de la actividad económica o profesional, todavía podrás, al incluirlos en la declaración de la renta (en caso de autónomos) o en el impuesto de sociedades (en el caso de las sociedades), aplicar las deducciones que cada uno de estos impuestos permite, si se cumple los requisitos necesarios, para reducir este beneficio y optimizar el pago final de estos impuestos.