Qué son las facturas
Una explicación "para seres humanos"
Una factura es un documento que refleja toda la información sobre una compraventa, sirviendo como comprobante de la operación realizada.
Cuando una persona física o una empresa (proveedor) le vende un producto o un servicio a otra persona o empresa (cliente), se debe crear un documento con el detalle completo de la operación: los datos de ambos, la descripción del producto o servicio que se ha vendido, el detalle de los impuestos que se aplican y los importes.
Con la entrada en vigor de Verifactu en 2027, todas las facturas digitales deben emitirse a través de software certificado que garantice su autenticidad e integridad, incorporando elementos como códigos QR y huellas digitales.
Aunque hablaremos de cada uno más adelante, los tipos de facturas más habituales son:
- Factura ordinaria: la que todos conocemos como factura normal o completa.
- Factura simplificada: también conocida como "ticket", no contiene datos identificativos del cliente.
- Factura rectificativa: también conocidas como "factura de abono", son las creadas para corregir errores de alguna factura anterior.
- Factura recapitulativa: documenta agrupaciones de facturas de un período de tiempo.
- Factura electrónica: factura en formato estructurado (normalmente XML) que permite el intercambio automatizado de datos entre sistemas informáticos, facilitando su procesamiento.
Obligaciones para autónomos, empresarios y empresas
Todas las obligaciones de facturación
La legislación española, y en especial la Ley que regula el Impuesto del Valor Añadido (IVA) establecen una serie de obligaciones en materia de facturación. Según esta información, los empresarios y profesionales estamos obligados a:
- Emitir y entregar facturas por las operaciones que realizamos en el desarrollo de nuestra actividad empresarial o profesional.
- Conservar una copia o matriz de estas facturas emitidas.
- Conservar las facturas u otros justificantes recibidos de otros empresarios o profesionales.
- Llevar unos libros con los registros de las facturas emitidas y recibidas.
- Usar software certificado (desde 2027) para emitir facturas digitales que cumpla con los requisitos de Verifactu.
Obligación de emitir facturas
Los empresarios o profesionales estamos obligados a expedir y entregar facturas por las ventas de bienes y por las prestaciones de servicios que se realicen en el desarrollo de nuestra actividad.
Es obligatorio emitir una factura incluso en las siguientes situaciones:
- Cuando los bienes o los servicios prestados están exentos del impuesto o bien no sujetos a él.
- Cuando se reciben pagos con anterioridad a la operación (anticipos).
Esta obligación general tiene algunas excepciones para casos y actividades específicas acogidas a Regímenes especiales del IVA, como el Régimen de Recargo de Equivalencia (RERE), el Régimen Especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca (REAGP) ó el Régimen Simplificado.
Documentos sustitutivos de las facturas
En ciertos casos, la obligación de emitir facturas se puede sustituir por la emisión de otros documentos sustitutivos de las facturas:- Hasta el 31 de diciembre 2012 eran los tickets.
- A partir del 1 de enero de 2013 son las Facturas Simplificadas.
Verifactu: La nueva normativa de facturación
¿Qué es Verifactu?
A partir de 2027 entra en vigor Verifactu, la nueva normativa recogida en la Ley Antifraude que establece requisitos técnicos y de contenido en la emisión de facturas. El objetivo principal es evitar el fraude fiscal y garantizar que las facturas, una vez emitidas, sean inalterables.
Lo más importante: ya no se podrán emitir facturas con programas no adaptados a la normativa. Todas las facturas digitales deberán emitirse a través de software certificado y adaptado al nuevo reglamento, como Cuéntica.
Fechas clave de Verifactu
- 29 de julio de 2025: Todos los programas de facturación deben estar adaptados a Verifactu.
- 1 de enero de 2027: Obligatorio para sociedades.
- 1 de julio de 2027: Obligatorio para autónomos (personas físicas).
Principales cambios que trae Verifactu
Código QR obligatorio en todas las facturas
Todas las facturas deberán incluir un código QR que contendrá los datos esenciales de la factura y permitirá verificar su autenticidad.
El código QR de las facturas Verifactu explicado con más detalle.
Huella digital de cada factura
El software de facturación se encarga de generar automáticamente un código (hash) que garantiza que la factura no pueda modificarse ni manipularse después de su emisión.
Dos modalidades de facturación
Podrás elegir entre:
- Con envío automático: Las facturas se envían a Hacienda en tiempo real al emitirlas.
- Sin envío automático: Conservas las facturas y las envías cuando Hacienda te las solicite.
Nuestra recomendación es la modalidad "con envío automático" para reducir riesgos y simplificar la operativa.
Aquí tienes información más detallada de cada modalidad Verifactu y las diferencias entre ellas.
Software certificado obligatorio
Ya no podrás hacer facturas con Word, Excel u otras aplicaciones no adaptadas. Deberás usar un programa certificado para Verifactu.
Más control sobre fechas
La fecha de emisión será siempre la del día en que emites la factura (no podrás modificarla manualmente). Sin embargo, podrás indicar una fecha de operación diferente y anterior, siempre que cumplas con los plazos legales:
- Si el cliente es un particular: debes emitir la factura el mismo día de la operación.
- Si el cliente es autónomo o empresa: puedes emitir la factura hasta el día 15 del mes siguiente a la fecha de operación.
Por ejemplo, si realizaste un servicio el 25 de marzo para un cliente empresario, podrás emitir la factura hasta el 15 de abril (dentro del plazo legal), pero la fecha de emisión será automáticamente el 15 de abril.
Más información sobre fechas y plazos legales para emitir facturas.
Facturas inalterables
Una vez emitida una factura, no se pueden modificar. Si hay un error, deberás emitir una factura rectificativa o anular la factura, dependiendo del caso. Por ello, en Cuéntica dispones de los borradores de factura, un estado previo en el que puedes editar todos los datos de la factura todas las veces que quieras, incluso enviársela a tu cliente para confirmar la información, antes de emitirla de forma definitiva.
Cómo corregir errores en facturas: rectificativa, anular y subsanar.
Nuevos estados de facturas al registrarlas en la Sede Electrónica
Si eliges la modalidad "con envío automático", cada factura que emitas pasará por un proceso de validación en la AEAT al registrarla en la Sede Electrónica y tendrá un "estado" asociado que te permitirá conocer si ha sido registrada correctamente:
- Factura aceptada ✅: La factura se ha registrado correctamente en Hacienda. Todo está perfecto y puedes enviarla a tu cliente con la seguridad de que está correctamente validada.
- Factura aceptada con errores ⚠️: La AEAT ha aceptado y registrado la factura, pero ha detectado algunos errores menores (como un NIF no censado o un código postal incorrecto). La factura tiene validez fiscal completa, pero se recomienda subsanar los datos para corregirlos.
- Factura rechazada 🚫: La AEAT ha rechazado la factura por errores graves. La factura no ha sido emitida y no tiene validez fiscal. Deberás corregir los errores y subsanarla.
Con Cuéntica puedes ver fácilmente el estado de cada factura desde el listado principal y tomar las acciones necesarias para subsanar o corregir según corresponda. Echa un vistazo a la guía completa sobre los estados de facturas Verifactu.
¿Quién tiene la obligación de adaptarse?
Verifactu es obligatorio para todos los autónomos y sociedades que emitan facturas digitales en España, salvo:
- Si estás de alta en el SII (Suministro Inmediato de Información).
- Si tu domicilio fiscal está en Navarra o País Vasco (usan TicketBAI).
- Si no tienes obligación de emitir facturas.
Sanciones por no adaptarse
Las sanciones son muy severas: multas de hasta 50.000€ por ejercicio fiscal si utilizas un software no adaptado después de la fecha de obligatoriedad.
La factura
Las facturas pueden tener distintos formatos y diseños, siempre y cuando recojan todos los contenidos que exige la legislación vigente.
Cómo hacer una factura: contenidos obligatorios
Toda factura ordinaria debe tener, al menos, los siguientes datos:
-
La serie de la factura: pueden establecerse diferentes series de facturación, en especial si se tiene varios establecimientos o se realizan operaciones de distinta naturaleza. No obstante, es obligatorio el uso de series distintas para:
- Las facturas rectificativas
- Las emitidas por un tercero.
- Las emitidas por procedimientos judiciales de ejecución forzosa.
Recomendamos consultar el artículo Cómo usar las series de facturación para organizar mejor mi negocio.
- El número de factura: dentro de cada serie, el número de cada factura debe de ser siempre correlativo con la fecha de la misma. Es decir, no puede emitirse dentro de la misma serie una factura con fecha posterior a la ultima emitida y un número inferior, ni deben existir "huecos" en la numeración.
- La fecha de factura: fecha en la que la factura es emitida.
- Fecha de realización de la operación, en caso de ser distinta a la fecha de expedición o emisión de la factura.
- Datos del vendedor, todos los datos del emisor de la factura:
- Nombre y apellidos o razón social.
- NIF del empresario (o CIF en caso de sociedades)
- Domicilio fiscal (todos los datos)
- Datos del cliente, todos los datos del destinatario de la factura:
- Nombre y apellidos o razón social.
- NIF del empresario (o CIF en caso de sociedades)
- Domicilio fiscal (todos los datos)
- Descripción de la operación: prestación del servicio o productos que se venden con detalle de unidades, precio unitario, descuentos, y ofertas no incluidas en el precio.
- Desglose de los porcentajes de IVA (tipos de IVA) aplicados a cada operación dentro de la propia factura.
- Desglose de todas las cuotas de IVA: importe del IVA repercutido al cliente, que debe aparecer siempre por separado.
- Desglose entre "base" y "cuota" de IVA. Si la factura tiene varios tipos de IVA diferentes, la factura deberá recoger por separado la base y cuota correspondiente a cada uno de los tipos.
- Recargo de equivalencia. Si el cliente está incluido en el Régimen Especial del Recargo de Equivalencia y le vendemos productosobjeto de su actividad además de repercutirle el IVA deberemos de repercutirle también el recargo que corresponda a cada uno.
- Precepto legal, en el caso de que emitamos una factura de venta que esté exenta de IVA.
Si la factura recoge una operación que esté exenta de IVA, debe incluirse una referencia a las disposiciones correspondientes de la Directiva 2006/112/CE de 28 de noviembre, relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido, o a los preceptos correspondientes de la Ley del Impuesto o indicación de que la operación está exenta.
Este precepto debe incluirse incluso cuando en la factura haya varias operaciones y la exención solo afecte a parte de ellas.
Menciones especiales que deben aparecer en la factura solamente en los siguientes casos:
- "Facturación por el destinatario", en el caso que la factura la haya emitido el destinatario de la operación.
- "Inversión del Sujeto Pasivo", en el caso de que el sujeto pasivo del Impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación
- "Régimen Especial de las Agencias De Viajes", en su caso.
- "Régimen Especial de los Bienes Usados", en su caso.
- "Régimen Especial de los Objetos de Arte", en su caso.
- "Régimen Especial de las Antigüedades y Objetos de Colección", en su caso.
Nuevos elementos obligatorios con Verifactu (a partir de 2027)
Además de los datos anteriores, con la entrada en vigor de Verifactu, todas las facturas digitales deberán incluir:
- Código QR: Representación visual que contiene los datos esenciales de la factura y permite su verificación. El software lo genera automáticamente.
- Huella digital (hash): Código único que garantiza la integridad de la factura y evita su manipulación posterior. Se genera automáticamente por el software certificado.
- Texto obligatorio: Debe aparecer la mención "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT" o "VERI*FACTU" en caso de estar registrada en la Sede Electrónica (modalidad Verifactu "con envío automático").
Todos estos elementos son generados automáticamente por el software de facturación certificado, como Cuéntica, por lo que el usuario no debe preocuparse de incluirlos manualmente.
Otros conceptos en facturas
Retenciones en la factura de venta
Retención en factura a profesionales
Las personas físicas que realizan una actividad económica profesional (incluida en la clasificación del IAE como actividad profesional), al emitir sus facturas deben aplicar una retención a cuenta del IRPF.
El porcentaje de la retención a aplicar en la factura será de:
- 15% desde julio de 2015.
- 7% durante el primer año de actividad y los dos años siguientes.
Retención en factura de algunos empresarios en módulos
También están sujetas a retención las personas físicas que realizan algunas actividades concretas de todas las que pueden estar acogidas a módulos (régimen de estimación objetiva del IRPF):
- Porcentaje de retención del 1% en las facturas de algunas actividades acogidas al régimen de módulos (incluidas engorde de porcino y avícola).
- Porcentaje de retención del 2% en las facturas de algunas actividades agrícolas, ganaderas o forestales en régimen de módulos.
Retención en factura por alquiler de inmuebles urbanos.
Igualmente, en las facturas que recogen el alquiler o arrendamiento de inmuebles urbanos se debe de aplicar una retención:
- Porcentaje de retención en alquileres: 19%.
La obligación de retener e ingresar el importe retenido es del cliente (de quien recibe la factura), pero quien la emite debe consignar el descuento en la factura emitida.
Por ello es también muy importante asegurarnos y comprobar que esta bien aplicada la retención en las facturas que recibimos de nuestros proveedores profesionales.
Para más información y detalles sobre todas las retenciones en vigor, puedes consultar:
Gastos suplidos en la factura
Los "suplidos" son los gastos que ha pagado el emisor de la factura en nombre de su cliente y que le corresponden a éste. Es un caso habitual en la prestación de servicios de algunos profesionales liberales, como abogados, notarios, gestores, etc.
Estos gastos finalmente deberá pagarlos el cliente, por lo que el emisor de la factura suele añadir su importe en su factura de venta incrementando el importe de los servicios que sí le ha prestado él.
Ejemplo de gastos suplidos:
Un abogado va a gestionar la compraventa de un inmueble para un cliente, gestión por la que le va a cobrar 1.000€, pero además la gestión implica pagar unas tasas en el registro de la propiedad que ascienden a 250€. El abogado pagó los 250€ en el momento de realizar la gestión, y posteriormente cuando emite su factura al cliente le cobra el importe de sus servicios (1.000€ más el IVA correspondiente - 210€), siendo el importe total de la factura 1.210€. A esta factura, el abogado añade el importe de los gastos suplidos, por lo que el importe final a cobrar por la factura será de 1.460€.
Al importe de los gastos suplidos el abogado no le repercute IVA ni le aplica ninguna retención, puesto que él no ha prestado el servicio (simplemente ha adelantado su pago). Será el Registro de la Propiedad quien haya emitido la factura con sus impuestos correspondientes a nombre del cliente por los 250€. Y si fue el bogado quien la recogió, en el momento del pago se la hará llegar a su cliente junto con la suya propia. De esta manera al cliente le llegan dos facturas: una de 1210€ y otra de 250€, que serán abonadas en un único pago al abogado por el importe total de 1460€.
En la práctica, muchas veces estos gastos suplidos no se reflejan en la factura y se liquidan antes o después de la emisión de la misma. El abogado del ejemplo podría haber cobrado los gastos suplidos presentando una nota de los gastos al cliente antes o después de emitir su propia factura.
Más información sobre gastos suplidos con más ejemplos.
Provisión de fondos
Las provisiones de fondos son cantidades entregadas por los clientes a profesionales para que éstos puedan pagar en su nombre gastos que le corresponde al propio cliente, gastos que suelen ser necesarios para las gestiones encomendadas al profesional y que no son sus propios servicios. Son cantidades a cuenta adelantadas para cubrir gastos suplidos.
No son anticipos, puesto que éstos son cantidades cuyo pago se adelanta pero que corresponden a una parte de los servicios que el profesional presta, mientas que la provisión de fondos es únicamente para cubrir los gastos suplidos por el profesional. Los anticipos devengan IVA, y deben ser facturados en el momento que se reciben, no así la provisión de fondos, que sólo consiste en una operación financiera.
La provisiones de fondos no se suelen reflejar en la factura de venta, aunque puede aparecer en el desglose de los pagos y vencimientos al final de la misma a nivel informativo.
Moneda, idioma y medios para emitir facturas
¿En qué idioma puedo hacer una factura?
Las facturas podrán expedirse en cualquier lengua. La Agencia Tributaria, no obstante, cuando lo considere necesario a los efectos de cualquier actuación dirigida a la comprobación de la situación tributaria del empresario o profesional o sujeto pasivo, podrá exigir una traducción al castellano, o a otra lengua oficial en España, de las facturas expedidas en una lengua no oficial.
¿Qué monedas puedo utilizar para hacer una factura?
Los importes que figuran en las facturas podrán expresarse en cualquier moneda, a condición de que el importe del impuesto, que en cada caso sea repercutido, se exprese en euros, utilizando a tal efecto el tipo de cambio a que se refiere el artículo 79.once de la Ley del Impuesto.
¿Qué medios tengo que usar para emitir una factura?
Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, siempre que permita garantizar al emisor la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.
Facturas recapitulativas
La factura recapitulativa
Son agrupaciones de varias facturas en una única, que incluye las operaciones llevadas a cabo en el plazo de un mes natural para el mismo cliente o destinatario.
El plazo para su emisión es, como máximo, el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones. No obstante, cuando el destinatario sea un empresario o profesional, la expedición deberá realizarse en algún momento hasta el día 15 del mes siguiente.
Modelos de facturas
A continuación vemos un par de ejemplos de modelos de facturas habituales.
Modelo de factura con gran diversidad de impuestos:
Ejemplo de factura con una plantilla de Cuéntica
La factura simplificada
Desaparece el ticket y llega la "factura simplificada"
La factura simplificada es el documento que, con algunos cambios, sustituye a los conocidos tiques o tickets y que son tan habituales en las compras en comercios al por menor.
Se trata de una factura con menos información obligatoria que una factura ordinaria, diseñada especialmente para operaciones de pequeña cuantía o ventas directas al consumidor final. Su principal ventaja es la agilidad en el proceso de venta, ya que no es necesario recoger ni registrar los datos personales del cliente.
¿Quién puede emitir facturas simplificadas?
Como regla general, puedes emitir una factura simplificada siempre que el importe total de la operación no supere los 400 € (IVA incluido). No obstante, para algunos sectores concretos, este límite se amplía hasta 3.000 € (IVA incluido) siempre que el destinatario sea un consumidor final (no un autónomo/empresa que lo esté comprando para su actividad).
Este es el listado de las operaciones en factura simplificada con el límite ampliado a 3.000€:
- Ventas al por menor.
- Ventas o servicios en ambulancia.
- Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
- Transportes de personas y sus equipajes.
- Servicios de hostelería y restauración: restaurantes, bares, cafeterías, chocolaterías o similares.
- Servicios prestados por salas de baile y discotecas.
- Servicios telefónicos por uso de cabinas telefónicas, o mediante tarjetas que no permitan la identificación.
- Servicios de peluquería y los prestados por institutos de belleza.
- Utilización de instalaciones deportivas.
- Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
- Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
- Alquiler de películas.
- Servicios de tintorería y lavandería.
- Utilización de autopistas de peaje.
- En otros que autorice la Agencia Tributaria.
El único caso en que la factura simplificada no tiene límite de importe es cuando se trate de una factura rectificativa, es decir, cuando se emite para corregir o anular una factura anterior.
¿Cuándo NO se puede usar una factura simplificada?
Existen operaciones en las que está prohibido emitir facturas simplificadas, incluso aunque el importe sea inferior a los límites establecidos:
- Ventas a empresarios o profesionales de la Unión Europea: En operaciones intracomunitarias es obligatorio emitir factura completa.
- Ventas a distancia fuera del régimen especial OSS: El comercio electrónico internacional requiere facturación completa.
- Operaciones en Canarias, Ceuta, Melilla o fuera de la UE: Territorios con regímenes fiscales especiales que requieren documentación completa.
- Operaciones con inversión del sujeto pasivo: Cuando es el cliente quien debe pagar el IVA a Hacienda.
- Regímenes especiales que lo prohíban: Algunos regímenes fiscales específicos no permiten facturas simplificadas.
Recomendación: Cuando tengas dudas sobre si puedes emitir una factura simplificada, emite siempre una factura completa.
Contenido de las facturas simplificadas
Para emitir una factura simplificada, ésta debe incluir, al menos, el siguiente contenido obligatorio:
- Serie de la factura: pueden establecerse series diferentes, en especial si se tienen varios establecimientos o se realizan operaciones de distinta naturaleza. Es obligatorio el uso de series distintas para las facturas rectificativas y para las que son emitidas por un tercero.
- Número de factura: dentro de cada serie debe de ser siempre correlativo con la fecha de factura.
- La fecha de emisión de la factura.
- Fecha de realización de la operación si es distinta a la fecha de emisión de la factura.
- Nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio del emisor de la factura.
- Descripción de la operación: descripción de la prestación del servicio o de los productos que se venden.
- El tipo impositivo aplicado y la expresión "IVA incluido".
- Desglose entre bases imponibles si la factura tiene varios tipos de IVA.
- El importe total
- Menciones especiales si es una factura rectificativa, detallando el motivo de la rectificación y la factura original que corrige.
Si el destinatario es un empresario o profesional y lo pida se debe añadir:
- NIF y domicilio del cliente.
- Detalle de cuotas de IVA.
Implicaciones prácticas de las facturas simplificadas
Para el emisor (vendedor):
Emitir una factura simplificada te permite ganar agilidad en el proceso de venta, ya que no tienes que recoger ni registrar datos personales del cliente. Esto es especialmente útil en:
- Comercios al por menor con alto volumen de ventas.
- Restaurantes, bares y cafeterías.
- Servicios rápidos a consumidores finales.
Para el cliente:
Importante: Si eres autónomo o empresa, la factura simplificada no te sirve para recuperar el IVA soportado. Aunque puedas justificar el gasto contable, no podrás deducir el IVA en tus declaraciones trimestrales.
Por eso, si eres empresario o profesional y necesitas deducir el IVA, siempre debes solicitar una factura completa con todos tus datos.
Plazos de emisión de facturas simplificadas
Las facturas simplificadas deben expedirse en el momento de realizar la operación cuando el destinatario es un consumidor final. No se puede retrasar su emisión como ocurre con las facturas ordinarias a empresas (que tienen hasta el día 15 del mes siguiente).
Facturas simplificadas con Verifactu
Las facturas simplificadas también deben cumplir con los requisitos de Verifactu:
- Deben incluir código QR: aunque sea una factura simplificada, debe llevar el código QR generado automáticamente por el software.
- Deben ser inalterables: una vez emitida, no se puede modificar.
- Deben emitirse con software certificado: no se pueden emitir con sistemas no adaptados a Verifactu.
La factura electrónica
Cambios en el concepto de factura electrónica desde 2013
El nuevo Reglamento de Facturación amplía el concepto de "factura electrónica", haciéndose independiente de la tecnología utilizada para la emisión.
De esta forma, se entenderá por factura electrónica aquella factura que haya sido expedida y recibida en formato electrónico.
No obstante la nueva normativa reconoce de forma particular - pero no única ni obligatoria - el uso de determinadas tecnologías. Así, expresa que la autenticidad del origen y la integridad de su contenido quedarán garantizadas por alguna de las siguientes formas:
- Mediante una firma electrónica avanzada.
- Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI).
- Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la AEAT con carácter previo a su utilización.
En el caso de lotes que incluyan varias facturas electrónicas remitidas simultáneamente al mismo destinatario, los detalles comunes a las distintas facturas podrán mencionarse una sola vez, siempre que se tenga acceso para cada factura a la totalidad de la información.
Factura electrónica y Verifactu: ¿es lo mismo?
Es importante no confundir:
Verifactu (Ley Antifraude)
Se refiere a los requisitos técnicos y controles que debe cumplir tu software de facturación para garantizar que los datos no se puedan manipular. Afecta a todas las facturas digitales.Factura electrónica (Ley Crea y Crece)
Se refiere al formato electrónico estructurado (como Facturae) para el intercambio de facturas entre empresas. Su desarrollo normativo está aún en proceso.
Son dos normativas complementarias pero diferentes. Verifactu está en vigor desde 2027, mientras que la obligatoriedad completa de la factura electrónica estructurada está prevista para más adelante.
Otros tipos de facturas
En algunos casos, por las peculiaridades de la emisión o por el propio motivo de emisión, es necesario realizar facturas que, aunque cumplen todas las características y requisitos de facturación hasta ahora expuestos, tienen características especiales a la hora de elaborarse y ser emitidas.
Facturas rectificativas
A partir de la entrada en vigor de Verifactu llegan también los mecanismos para controlar que una factura no pueda ser modificada una vez emitida. Cada factura lleva una huella digital única que garantiza su inalterabilidad.
Si has cometido un error en una factura, el procedimiento más habitual para corregirla es emitir una factura rectificativa. La acción de "rectificar" consiste en emitir una nueva factura llamada «factura rectificativa» que tendrá esencialmente la misma información que la original pero con los importes en negativo y:
- Se emite en una serie específica para facturas rectificativas, distinta a la serie de facturación normal.
- En el contenido de la misma indica en algún lugar de forma clara que es una factura rectificativa y contiene un texto explicativo del motivo de la rectificación, identificando además a la factura original a la que corrige.
El software certificado se encargará automáticamente de:
- Generar los códigos necesarios para vincular la rectificativa con la original.
- Registrar correctamente la corrección en la Sede Electrónica.
- Mantener la trazabilidad de ambas facturas.
Con la llegada de Verifactu, existe también la opción de anular una factura, un procedimiento específico para situaciones en las que la factura nunca debería haber existido y se ha emitido por error.
Desde 2027 es más importante que nunca revisar bien los datos antes de emitir una factura. Con Cuéntica puedes crear borradores de facturas para validar con el cliente antes de emitir la factura definitiva.
Para conocer más detalles sobre el contenido que debe contener una factura rectificativa o en qué casos hay que emitir una rectificativa o anular la factura original, echa un vistazo a nuestra guía cómo corregir errores en facturas emitidas.
Facturas emitidas por el cliente o por un tercero
Las facturas pueden ser emitidas por los clientes de los empresarios o profesionales que entregan los bienes, prestan los servicios, o por terceros que actúen en nombre y por cuenta de los mismos. Es lo que se conoce como "facturación en nombre de terceros".
Los requisitos para poder acogerse a estas posibilidades son:
- Que exista un acuerdo escrito previo entre el empresario que realice las operaciones y el destinatario o el tercero que factura en su nombre autorizando a éste a hacerlo. Se exige que el acuerdo explicite las operaciones a los que será de aplicación este sistema.
- Debe haber un procedimiento de aceptación acordado por las dos partes.
- El envío de una copia de la factura emitida al empresario que la debería emitir.
- Las facturas son emitidas en nombre del profesional o empresa realizó la venta.
Facturas pro-forma
Es un documento que detalla una oferta comercial, indicando la forma exacta que tendrá la factura tras el suministro.
No tiene valor contable ni tampoco como justificante, se utiliza fundamentalmente en comercio internacional para obtener las licencias de importación, para la realización de algunas operaciones como el leasing, o para el envío de muestras comerciales.
Plazos para emitir facturas y libros contables obligatorios
Plazos de emisión, envío y conservación de facturas
Plazos de emisión de facturas
La expedición de facturas debe efectuarse siguiendo estas reglas:
Si el cliente es un particular (no empresario ni profesional):
- La factura debe emitirse en el momento de la operación.
- Fecha de operación = fecha de emisión.
Si el cliente es empresario o profesional:
- La factura puede emitirse hasta el día 15 del mes siguiente a la operación.
- La fecha de operación puede ser distinta de la fecha de emisión.
Importante con Verifactu: diferencia entre fecha de operación y fecha de emisión
Con la entrada en vigor de Verifactu, es fundamental entender esta diferencia:
- Fecha de operación: El día en que se realizó realmente el servicio o se entregó el producto. Tú puedes configurar esta fecha.
- Fecha de emisión: El día en que se emite la factura. Esta fecha la establece automáticamente el software y no se puede modificar. Será siempre el día actual en el que emites la factura.
Ejemplo práctico:
Realizas un servicio el 25 de marzo. Puedes emitir la factura el 5 de abril (dentro del plazo hasta el día 15 del mes siguiente). En este caso:
- Fecha de operación: 25 de marzo
- Fecha de emisión: 5 de abril (día en que realmente emites la factura)
Esta distinción es crucial porque con Verifactu no puedes emitir una factura con una fecha de emisión que no sea la de hoy. El software certificado registra automáticamente el momento exacto de la emisión.
Plazos de envío de facturas
El plazo de envío al cliente de la factura una vez emitida es de un mes desde la fecha de emisión.
Plazos de conservación de facturas
La legislación nos obliga a conservar tanto las facturas emitidas como las recibidas en nuestra actividad económica.
El vendedor debe conservar una copia de cada factura emitida o ticket durante seis años a partir de su emisión.
El comprador que tenga la condición de empresario debe conservar las facturas recibidas, numerándolas correlativamente durante:
- Seis años si se trata de géneros para la venta.
- Diez años cuando haya adquirido inversiones para la empresa (como mobiliario o maquinaria).
- Quince años en la compra de bienes inmuebles (locales, edificios, terrenos...)
Libros de facturación
La normativa reguladora del IVA establece unos libros registros que han de llevar los empresarios o profesionales y que son los siguientes:
- Libro registro de facturas emitidas.
- Libro registro de facturas recibidas.
- Libro registro de bienes de inversión.
- Libro registro de operaciones intracomunitarias.
Además, en el caso de profesionales (personas físicas) es obligatorio llevar:
- Libro de Provisiones.
- Libro de Gastos Suplidos.
Software y programas de facturación
IMPORTANTE: Obligación de usar software certificado desde 2027
Con la entrada en vigor de Verifactu, ya no es posible emitir facturas con cualquier medio. Todas las facturas digitales deberán emitirse obligatoriamente a través de un software de facturación certificado y adaptado a la normativa Verifactu.
Esto significa que:
- ❌ No podrás hacer facturas con Word, Excel o plantillas no certificadas.
- ❌ No serán válidas las facturas hechas con programas no adaptados.
- ✅ Deberás usar un software certificado como Cuéntica.
Fechas límite para adaptar tu software
- 29 de julio de 2025: Todos los programas de facturación deben estar certificados.
- 1 de enero de 2027: Obligatorio para sociedades usar software certificado.
- 1 de julio de 2027: Obligatorio para autónomos usar software certificado.
¿Cómo saber si mi software está certificado?
Todos los programas de facturación tienen la obligación de estar adaptados desde el 29 de julio de 2025. Además, puedes solicitarles una declaración responsable que certifique que su programa cumple con los requisitos de Verifactu.
Ver la declaración responsable de Cuéntica.
Ventajas de usar Cuéntica para tus facturas
Cumplimiento garantizado
- Genera automáticamente todos los elementos obligatorios (código QR, huella digital, identificadores).
- Te aseguras de cumplir con la normativa sin preocupaciones.
Gestión más eficiente
- Facturación en pocos clics, con un diseño cuidado y eficiente.
- Control automático de numeración y series.
- Prevención de errores y duplicidades.
- Gestión de cobros y pagos.
- Soporte técnico por chat o teléfono directamente con personas (sin bots ni robots).
Mayor transparencia
- Tus clientes pueden verificar las facturas con el código QR.
- Reduces la posibilidad de requerimientos de Hacienda.
Información en tiempo real
- Sabes en todo momento cuánto IVA pagarás este trimestre.
- Control de qué facturas tienes pendientes de pago.
- Panel con indicadores y métricas de facturación y de análisis de tu negocio.
Cubrir tus obligaciones fiscales con tu gestor o con Cuéntica
- Si tienes gestor, puedes darle acceso para que descargue la información que necesite cada trimestre y presente tus impuestos y obligaciones fiscales.
- Si no tienes gestor, puedes contratar uno de los dos módulos adicionales que te permiten cubrir todas tus obligaciones fiscales directamente desde Cuéntica. Se diferencian en el nivel de acompañamiento que necesites.
Cómo hacer facturas con Cuéntica
Cuéntica es un software certificado para Verifactu que te permite:
- Emitir facturas en sólo 3 clics con todos los requisitos de Verifactu.
- Elegir la modalidad que prefieras (con envío automático o sin envío).
- Crear borradores de facturas antes de emitirlas definitivamente.
- Personalizar tus facturas a tu propia imagen, con tu logotipo, imagen y la plantilla que más te guste.
- Gestionar todo tu negocio en una única plataforma: facturas, gastos, cobros y pagos e impuestos.
Si quieres darle una oportunidad, puedes probar Cuéntica gratis durante 15 días y, una vez veas si te encaja, decidas si quieres solo la herramienta de control de la contabilidad y la facturación del día a día o si quieres un asesoramiento fiscal y un mayor acompañamiento con alguno de los módulos adicionales.
Consejos para elegir tu software de facturación Verifactu
Si aún estás decidiendo qué software usar, ten en cuenta:
- Verifica la certificación: Solicita la declaración responsable que acredite que cumple con Verifactu.
- Elige modalidad compatible: Asegúrate de que el software soporta la modalidad Verifactu que prefieres.
- Prefiere soluciones en la nube: No requieren instalación ni mantenimiento, están siempre actualizadas.
- Busca funcionalidades adicionales: Gestión de gastos, informes, presentación de impuestos.
- Valora el soporte: Que tengas acceso a asesoramiento cuando lo necesites.
Otros aspectos importantes
Cobro de facturas en efectivo
¿A qué operaciones afecta?
A cualquier operación superior a 2.500€ entre una empresa o empresario y cualquier otro empresario, particular o entidad, aunque se fraccione el pago o el cobro en importes más pequeños.
¿A qué operaciones no afecta la prohibición?
A las operaciones entre particulares y a las operaciones en que intervienen entidades financieras como ingresos o retiradas de dinero a través de cuentas bancarias.
¿Qué se considera pago en efectivo?
- Los billetes y monedas nacionales o extranjeros.
- Los cheques bancarios al portador.
- Los pagos por medios en los que no quede clara la identidad del comprador o vendedor.
Sanciones por incumplimiento y denuncia
La sanción consiste en una multa del 25% del importe abonado a cualquiera de las partes, tanto al pagador como al receptor del dinero.
Sólo se evitará la sanción si, en el plazo de 3 meses desde la fecha del pago, se denuncia la operación ante la Agencia Tributaria.
¿Qué debo hacer?
Guardar justificantes de los pagos superiores a 2.500€ que no se realizan en efectivo durante un plazo de cinco años.
Normativa
- Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales (Verifactu).
- Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
- Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (BOE Núm. 289 del Sábado 1 de diciembre de 2012)
- Disposición Transitoria Segunda. Expedición de facturas y documentos sustitutivos rectificativos y rectificación de anotaciones registrales.
- Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación
- Orden PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares
- RESOLUCIÓN de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.
- Orden HAC/3134/2002, de 5 de diciembre, sobre un nuevo desarrollo del régimen de facturación telemática previsto en el artículo 88 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, y en el artículo 9 bis del Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre.
- Directiva 2006/112/CE del Consejo, de 28 de noviembre de 2006, relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido (Capítulos 3 y 4 y Título X (arts. 164 a 166) de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido y Título IX (arts. 62 A 70) del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre
- Artículos correspondientes a los regímenes especiales de la Ley y del Reglamento del IVA. Disposición adicional quinta del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre
Enlaces y documentación
Información oficial sobre Verifactu:
- Agencia Tributaria: Información general sobre Verifactu.
- Agencia Tributaria: Preguntas frecuentes sobre Verifactu.
- Agencia Tributaria: Información técnica de Verifactu.
- BOE: Real Decreto 1007/2023 (Reglamento Verifactu).
Recursos de Cuéntica sobre facturación:
- Guía completa de Verifactu de Cuéntica.
- Artículos sobre fiscalidad para autónomos y PYMES.
- Guías de uso: Cómo emitir facturas con Cuéntica.
- Declaración responsable Verifactu de Cuéntica (PDF).
Normativa general de facturación:
- BOE: Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de Obligaciones de Facturación).
- Agencia Tributaria: Información sobre retenciones del IRPF.
